档案资料保管保密制度

PAGE档案资料保管保密制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案资料的保管与保密工作，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，防止档案资料的泄露、丢失或损坏，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案资料保管与保密工作中的行为规范。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保档案资料保管与保密工作合法合规。2.安全保密原则：采取有效措施，保障档案资料的安全，防止信息泄露，维护公司/组织的利益。3.分级管理原则：根据档案资料的重要性和敏感性，实行分级分类管理，明确管理职责和权限。4.便捷利用原则：在确保安全保密的前提下，提供必要的条件，方便档案资料的查阅和利用，以满足公司/组织业务工作的需要。二、档案资料的范围与分类（一）档案资料的范围1.行政文件类：包括公司/组织的章程、制度、决议、通知、报告、请示等各类行政公文。2.人事档案类：员工的个人简历、入职离职手续、薪资福利、培训记录、考核评价等相关资料。3.财务档案类：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等财务相关文件。4.业务合同类：与客户、供应商签订的各类合同协议、订单、合作意向书等。5.技术资料类：产品研发资料、技术方案、工艺流程、设计图纸、专利证书等。6.市场营销类：市场调研报告、营销策划方案、广告宣传资料、客户信息等。7.其他类：公司/组织的证照、印章、荣誉证书、会议记录、照片、音像资料等。（二）档案资料的分类1.按重要性分类绝密级：涉及公司/组织核心机密，一旦泄露将对公司/组织造成重大损失的档案资料，如重大商业机密、技术诀窍、战略规划等。机密级：重要性较高，泄露后可能对公司/组织产生较大影响的档案资料，如关键业务数据、重要合同条款、未公开的财务信息等。秘密级：一般重要，泄露后可能对公司/组织造成一定影响的档案资料，如一般性业务文件、普通员工档案等。普通级：重要性相对较低的档案资料，如一般性通知、日常工作记录等。2.按时间分类年度档案：每年形成的各类档案资料，按年度进行整理归档。长期档案：保存期限较长，对公司/组织具有一定历史价值和参考意义的档案资料。永久档案：具有重要历史意义、法律凭证作用或需长期保存以备查考的档案资料。三、档案资料的保管职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案资料保管保密制度，并组织实施。2.集中统一管理公司/组织的各类档案资料，建立健全档案管理台账，确保档案资料的完整、准确和安全。3.对档案资料进行分类、整理、编目、装订、上架等工作，做好档案资料的日常维护和保管。4.负责档案资料的查阅、借阅、归还等登记工作，严格按照规定办理相关手续，确保档案资料的合理利用和安全流转。5.定期对档案资料进行清查盘点，及时发现和处理档案资料保管过程中存在的问题，如损坏、丢失、霉变等，并做好记录。6.加强对档案管理人员的培训和考核，提高档案管理人员的业务素质和保密意识。7.配合公司/组织内部审计、纪检监察等部门的工作，提供相关档案资料。（二）各部门职责1.负责本部门档案资料的收集、整理、立卷和归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确本部门档案资料的兼职管理人员，负责本部门档案资料的日常管理和维护，确保档案资料的安全。3.严格遵守档案资料保管保密制度，在档案资料的形成、使用、传递、存储等过程中，采取必要的保密措施，防止档案资料的泄露。4.按照公司/组织的规定，及时向档案管理部门提供本部门需要归档的档案资料，并配合档案管理部门做好档案资料的清查盘点工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和保密意识，严格遵守档案资料保管保密制度。2.负责档案资料的具体保管工作，确保档案资料存放有序、查找方便，做好档案资料的防火、防潮、防虫、防盗等工作。3.按照档案管理的规范要求，对档案资料进行分类整理、编目编号、装订成册等工作，保证档案资料的质量。4.认真做好档案资料的查阅、借阅登记工作，严格审查查阅、借阅手续，对不符合规定手续的查阅、借阅申请予以拒绝。5.定期对档案资料进行清查盘点，及时发现和处理档案资料保管过程中出现的问题，并向档案管理部门负责人报告。6.保守档案资料的秘密，不得擅自泄露档案资料的内容，不得私自复制、传播档案资料。7.积极参加档案管理业务培训，不断提高自身的业务水平和工作能力。四、档案资料的保管措施（一）档案库房管理1.档案库房应选择安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等条件良好的地点，并配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。2.档案库房应设置专门的档案架（柜），按照档案资料的分类、编号顺序进行存放，确保档案资料排列整齐、便于查找。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案资料的侵蚀。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。每天定时记录温湿度情况，发现异常及时采取措施进行调整。5.档案库房应安装防盗门窗、监控设备等安全设施，确保档案资料的安全。监控设备应保持24小时开机运行，监控资料应保存一定期限，以备查阅。（二）档案存储介质管理1.对电子档案资料应采用安全可靠的存储介质进行存储，如硬盘、光盘、磁带等，并定期进行备份。备份存储介质应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案资料丢失。2.对存储有档案资料的存储介质应进行标识，注明档案资料的名称、类别、存储时间等信息，便于识别和管理。3.定期对存储介质进行检查和维护，防止存储介质出现损坏、老化等问题，确保档案资料的可读性和完整性可通过专业工具进行检测和修复。4.在使用存储介质时，应严格遵守操作规程，防止因误操作导致档案资料丢失或损坏。使用完毕后，应及时将存储介质妥善保管。（三）档案资料的数字化管理1.积极推进档案资料的数字化工作，将重要的档案资料进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案资料存储和利用的信息化。2.数字化扫描的档案资料应保证图像清晰、完整，与原件内容一致。扫描后的电子档案应进行分类存储，并建立相应的索引目录，便于快速查找和利用。3.加强对电子档案数据库的管理，设置严格的访问权限，防止电子档案资料被非法访问、篡改或删除。定期对电子档案数据库进行备份和维护更新，确保数据的安全性和稳定性。4.建立电子档案利用审计机制，对电子档案的查阅、下载、打印等操作进行记录和审计，以便及时发现和处理异常情况。五、档案资料的保密措施（一）保密教育与培训1.公司/组织应定期开展档案资料保密教育与培训工作，提高全体员工的保密意识和保密技能。培训内容应包括国家法律法规、公司/组织保密制度、档案资料保密知识等。2.新员工入职时，应进行专门的档案资料保密培训，使其了解档案资料保管保密制度的相关规定和要求，并签订保密承诺书。3.根据工作需要，对涉及档案资料管理和使用的员工进行定期的保密培训和考核，确保其熟悉保密工作流程和方法，掌握必要的保密技能。（二）保密制度与措施1.严格限制档案资料的知悉范围，根据工作需要，确定能够接触和使用档案资料的人员，并签订保密协议。保密协议应明确保密责任、保密期限、违约责任等内容。2.在档案资料的形成、传递、存储、使用、销毁等过程中，应采取必要的保密措施，如加密存储、专人传递、限制访问权限、使用保密设备等。3.对涉及机密级以上档案资料的处理，应实行双人操作制度，并做好记录。操作人员应严格遵守操作规程，确保档案资料的安全。4.禁止在非保密场所谈论、传播档案资料的内容，禁止在互联网等公共网络平台上发布涉及公司/组织机密的档案资料信息。5.对因工作需要必须携带档案资料外出的，应经档案管理部门负责人批准，并采取必要的保密措施，确保档案资料的安全。（三）保密监督与检查1.建立档案资料保密监督检查机制，定期对各部门档案资料保管保密制度的执行情况进行检查，发现问题及时督促整改。2.对违反档案资料保管保密制度的行为，应视情节轻重给予相应的处罚，如警告、罚款、解除劳动合同等。对因违反保密制度给公司/组织造成损失的，应依法追究其法律责任。3.鼓励员工对违反档案资料保管保密制度的行为进行举报，对举报属实的给予奖励，并为举报人保密。六、档案资料的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案资料的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合规定的予以批准，并安排专人负责提供查阅服务。查阅人员应在指定的档案查阅室进行查阅，不得擅自将档案资料带出查阅室。3.查阅档案资料时，应严格遵守查阅纪律，爱护档案资料，不得在档案资料上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。查阅结束后，应及时将档案资料归还档案管理人员，并办理归还手续。4.涉及机密级以上档案资料的查阅，应经公司/组织主管领导批准，并在档案管理部门人员的陪同下进行查阅。查阅人员不得擅自复制、拍照、记录档案资料的内容。（二）借阅规定1.公司/组织内部人员因工作需要借阅档案资料的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，符合规定的予以批准，并办理借阅手续。借阅人员应出具有效身份证件，并缴纳一定数额的押金（如有需要）。3.借阅档案资料的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。逾期未归还的，档案管理部门应及时催还，并视情节轻重给予相应的处罚。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案资料的内容。如因保管不善导致档案资料丢失、损坏的，应承担相应的赔偿责任。5.涉及机密级以上档案资料的借阅，应经公司/组织主管领导批准，并严格按照公司/组织的保密规定进行管理。借阅人员应将借阅的档案资料存放在安全保密的地方，不得携带档案资料外出办公场所。七、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案资料的鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重处置的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。2.根据档案资料的保存价值和历史意义，结合公司/组织的实际情况，对档案资料进行科学合理的鉴定，确定其是否需要继续保存、销毁或进行其他处理。（二）鉴定组织与程序1.成立档案资料鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对档案资料进行定期或不定期的鉴定工作。2.档案管理部门定期对档案资料进行清查盘点，根据档案资料的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，提出初步鉴定意见。3.鉴定小组对档案管理部门提出的确鉴定意见进行审核，必要时可组织相关人员进行讨论和论证。审核通过后，形成鉴定报告，明确档案资料的鉴定结果。4.对鉴定为需要销毁的档案资料，应编制《档案销毁清单》，详细记录档案资料的名称类别、数量、销毁原因等信息。《档案销毁清单》应经鉴定小组组长签字确认，并报公司/组织主管领导批准。（三）销毁方式与要求1.档案资料的销毁应采用安全可靠的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案