化工公司原料采购管控规范

化工公司原料采购管控规范第一章总则

1.1制定依据与目的

本规范依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国安全生产法》《危险化学品安全管理条例》《全球化学品统一分类和标签制度（GHS）》《欧盟化学品注册、评估、许可和限制（REACH）法规》等国家及国际法律法规、行业标准与公约，结合公司“价值创造、风险防控、效率提升”战略目标，针对化工公司原料采购环节存在的采购决策随意、供应商管理薄弱、价格波动风险、合规性不足等管理痛点，旨在规范采购行为，强化风险防控，提升采购效率，保障生产经营安全稳定。

1.2适用范围与对象

本规范适用于公司总部及所有下属分子公司涉及原料采购的采购部、生产部、质量部、财务部、法务部等部门及全体员工，包括正式员工、外包服务单位及合作单位。例外适用场景包括紧急采购（金额低于10万元且不影响安全生产）、标准件采购（年采购金额低于50万元）等，此类业务需经总经理办公会审批授权。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：严格遵守国家法律法规、行业标准及国际公约，确保采购活动合法合规。

1.3.2权责对等原则：采购权限与责任相匹配，禁止越权审批与操作。

1.3.3风险导向原则：重点管控高风险业务，实施差异化管控措施。

1.3.4效率优先原则：优化流程，压缩审批时限，提升采购效率。

1.3.5持续改进原则：定期评估制度执行效果，动态调整优化。

1.3.6平等自愿原则：采购合同遵循平等自愿、公平诚信原则。

1.4制度地位与衔接

本规范为公司基础性专项制度，与《公司内部控制手册》《财务报销管理办法》《供应商管理办法》等制度相衔接。若条款冲突，以本规范为准，重大事项需报董事会审议。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司原料采购管理实行“董事会决策-总经理办公会审批-采购部执行-内控部监督”的层级管理架构。董事会负责重大采购项目（金额超过500万元）的最终决策；总经理办公会审议金额超过100万元或涉及战略资源的采购计划；采购部负责具体执行；内控部、审计部实施全过程监督。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会：审议年度采购预算及重大采购战略。

2.2.2董事会：批准金额超过500万元的采购项目及供应商准入标准。

2.2.3总经理办公会：审批金额100万元至500万元的采购计划，决策战略资源采购方案。

2.3执行机构与职责

2.3.1采购部：

-主责：编制采购计划、实施供应商管理、执行招标采购、管理合同履约。

-配合：与生产部确认需求、与质量部进行样品检测、与财务部办理付款。

2.3.2生产部：

-主责：提交采购需求清单，参与技术参数评审。

-配合：提供原料消耗数据、协助处理质量异常。

2.3.3质量部：

-主责：执行原料检测标准，出具检测报告。

-配合：参与供应商资质审核、处理质量争议。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：

-主责：审核采购流程合规性，实施风险监控。

-配合：参与供应商风险评估、监督异常采购处置。

2.4.2审计部：

-主责：开展年度采购专项审计，评估制度有效性。

-配合：核查采购支出真实性、处理重大违规事件。

2.5协调与联动机制

建立“月度采购协调会”机制，采购部牵头，每月5日前汇总上月采购计划与风险点，协调跨部门需求。涉外业务增设“属地合规协调小组”，由法务部牵头，采购部配合，定期对接目标国法规要求。

第三章原料采购专业管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1采购成本控制：目标采购价格较市场均价下降5%，配套KPI包括采购价格达成率（≥95%）、预算偏差率（≤3%）。

3.1.2供应商质量合格率：目标≥98%，配套KPI包括首件合格率（≥99%）、退货率（≤0.5%）。

3.1.3采购时效：合同审批时效≤3个工作日，到货准时率≥95%，配套KPI包括采购周期缩短率（年度提升10%）。

3.2专业标准与规范

3.2.1采购方式标准：

-金额低于10万元：询价采购；

-金额10万元至100万元：公开招标或邀请招标；

-金额超过100万元：竞争性谈判。

标注高风险控制点：战略资源采购（如催化剂）、有毒有害原料采购（高/中风险），防控措施包括双人复核技术参数、强制第三方检测。

3.2.2供应商准入标准：

-基本条件：ISO9001认证、危险化学品经营许可证；

-高风险要求：REACH合规报告、环境管理体系认证（高/中风险）。

核查方式包括资质验证、实地考察、背景调查，责任主体为采购部（主责）、质量部（配合）。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法：实施“全生命周期管理”，涵盖供应商准入-绩效评估-淘汰退出全流程。

3.3.2管理工具：

-ERP系统：自动生成采购订单、跟踪到货状态；

-OA系统：实现合同电子签章、审批留痕；

-风险矩阵：动态评估供应商风险等级，调整管控力度。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

采购需求提报→采购计划编制→供应商筛选→招标采购→合同签订→物流跟踪→到货验收→入库付款→绩效评估，各环节责任主体：需求部门（提报）、采购部（主导）、质量部（验收）、财务部（付款）。

4.2子流程说明

4.2.1招标采购子流程：发布招标公告→投标文件评审→技术参数复核→商务谈判→中标公示→合同签订，衔接节点需采购部、法务部、内控部三方复核。

4.2.2紧急采购子流程：需求部门提交申请→总经理审批→直接询价采购→3日内补办手续，责任主体为采购部（主责）、生产部（配合）。

4.3流程关键控制点

4.3.1供应商资质审核（高/中风险）：采购部核查资质原件（责任主体），内控部抽查验证（配合）。

4.3.2样品检测（高/中风险）：质量部检测报告需经第三方机构复核（责任主体），采购部记录检测数据（配合）。

防控措施包括：设置“黑名单”机制（涉及重大安全事故的供应商直接淘汰）、建立“合格供应商库”（动态更新）。

4.4流程优化机制

每年6月30日前由采购部牵头，内控部、IT部配合，开展全流程复盘。优化方向包括：引入智能采购系统（如AI供应商推荐）、推广电子招投标平台。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

采购权限按“金额+业务类型+岗位层级”分配：

-采购部经理：10万元以下询价采购；

-分管副总：100万元以下招标采购；

-总经理：500万元以下重大采购；

-董事会：500万元以上战略采购。

5.2审批权限标准

采购订单审批路径：需求部门→采购部→分管副总→财务部→总经理（金额≥50万元），审批时限≤2个工作日。禁止越权审批，需加急处理的需附《加急采购说明》（责任主体为采购部）。

5.3授权与代理机制

授权需在OA系统登记，有效期不超过1年，临时代理需部门负责人签字（最长15个工作日）。代理权限不得交叉重叠，结束后3个工作日内撤销登记。

5.4异常审批流程

紧急采购需附《紧急采购评估报告》（采购部编制，需质量部、内控部签字），审批路径为总经理→董事会。补批需提交《补批说明》（责任主体为采购部），内控部备案。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范：采购订单需经ERP系统自动校验，不符合预算的自动拦截（责任主体为IT部）。

6.1.2表单填报：采购申请表需包含需求部门签字、技术参数（质量部审核）、价格对比（财务部复核）。

6.1.3痕迹留存：电子审批流、检测报告需在ERP系统归档，纸质单据双人保管（采购部、财务部）。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督：内控部每月抽取5笔采购订单，核查审批完整性与合规性（责任主体为内控专员）。

6.2.2专项监督：审计部每季度开展“采购资金使用”专项审计，重点核查发票真实性（责任主体为审计经理）。

嵌入三个关键内控环节：供应商资质动态核查、样品检测双人复核、合同履约跟踪。

6.3检查与审计

6.3.1专项审计：每年10月31日前完成，审计部核查采购合同完整性与付款合规性（责任主体为审计总监）。

6.3.2日常检查：采购部每月25日前提交《采购检查报告》，内控部抽查执行（责任主体为内控总监）。

6.4执行情况报告

每月5日前由采购部向总经理办公会汇报，内容含采购金额占比、异常事件数量、风险整改进度，配套数据需经财务部核对。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1采购部考核：采购成本节约率（权重40%）、到货准时率（权重30%）、供应商合格率（权重30%）。

7.1.2个人考核：采购专员需考核合同签订准确率（权重50%）、供应商投诉处理及时性（权重50%）。

7.2评估周期与方法

考核周期为季度，方法包括ERP数据统计（采购部）、现场核查（内控部）。重大采购项目需开展专项评估。

7.3问题整改机制

7.3.1一般问题：采购部3日内提出整改方案（责任主体为采购经理），内控部7日内复核（配合）。

7.3.2重大问题：启动“问题升级机制”，由分管副总牵头，法务部、审计部联合处理（责任主体为分管副总）。

7.4持续改进流程

采购部每月提交《制度执行反馈表》，内容含业务痛点、系统缺陷、政策变化，IT部3个工作日内评估可行性（责任主体为IT总监）。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

奖励情形包括：年度采购成本节约前三名团队（奖金10万元）、发现重大风险隐患（奖金5万元），程序为采购部申报→分管副总审核→总经理审批→财务部发放。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规：采购流程缺失（如未签单）、审批超时限（低风险）。

8.2.2较重违规：向不合格供应商采购（中风险）。

8.2.3严重违规：泄露采购价格信息（高风险）。

8.3处罚标准与程序

处罚与违规等级挂钩：

-一般违规：通报批评；

-较重违规：罚款1万元→解除劳动合同；

-严重违规：移送司法。

程序为调查取证（法务部主导）、书面告知（责任人）、审批处罚（总经理办公会）。

8.4申诉与复议

员工在收到处罚通知后3个工作日内向人力资源部提交《申诉申请》，人力资源部7日内组织复议（责任主体为HR总监）。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

针对突发断供制定《战略物资采购预案》，明确应急采购程序：总经理→董事会→指定供应商→优先付款，责任主体为采购部（牵头）、财务部（配合）。

9.2例外情况处理

例外采购需附《风险自评表》（采购部编制，需内控部签字），审批路径为总经理→分管副总。

9.3危机公关与善后

成立“采购危机处理小组”，由法务部牵头，采购部配合，制定《危机应对方案》（含属地合规条款）。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规范由公司内控部负责解释，解释意见经总经理办公会审议后形成书面文件。

10.2相关制度索引

-《公司内部控制手册》第5.3条

-《财务报销管理办法》第3.2条

-《供应商管理办法》第2.1条

10.3修订与废