档案管理制度运输公司

PAGE档案管理制度运输公司运输公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强运输公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司运营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于运输公司总部及所属各分支机构、部门，适用于公司各类档案的管理，包括但不限于行政文件、业务合同、运输记录、财务凭证、人事档案等。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确、完整，如实反映公司各项活动的实际情况，不得篡改、伪造档案信息。3.安全保密原则：加强档案安全保密工作，采取必要的安全防护措施，确保档案不被泄露、损毁或丢失。对涉及公司机密的档案，严格按照保密规定进行管理。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立运输公司档案管理领导小组，由公司总经理担任组长，各部门负责人为成员。领导小组负责审议档案管理工作的重大事项，指导和监督档案管理工作的开展。（二）综合管理部门综合管理部门是公司档案管理的归口部门，具体职责如下：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定和完善档案管理工作细则。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和利用水平。4.负责档案的保管、安全防护和保密工作，定期对档案进行检查、清点和维护，确保档案的安全完整。5.按照规定的程序和手续，办理档案的借阅、查阅、复印等利用服务，对利用情况进行登记和统计。6.组织开展档案鉴定和销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照规定进行鉴定和销毁处理。7.负责对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和考核，定期组织档案管理培训，提高档案管理人员的业务素质。（三）各部门兼职档案员各部门设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并配合综合管理部门做好档案管理相关工作。兼职档案员应接受综合管理部门的业务指导和培训，确保本部门档案管理工作的规范有序。三、档案的分类与编号（一）档案分类根据运输公司档案的形成领域和内容特点，将档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，行政会议纪要，工作计划与总结，规章制度，资质证书，荣誉证书等。2.业务合同类：运输合同、租赁合同、保险合同、采购合同、服务合同等各类业务合同及相关协议。3.运输业务类：运输任务安排、调度记录、运输路线规划、货物交接清单、运输事故处理记录等。4.财务档案类：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等财务文件。5.人事档案类：员工入职、离职、调动、晋升等相关手续文件，劳动合同，薪酬福利资料，培训记录，绩效考核档案等。6.安全管理类：安全管理制度、安全检查记录、事故应急预案、安全培训资料、车辆安全档案等。7.设备管理类：车辆、运输设备的购置、维修、保养记录，设备台账，技术资料等。8.其他类：不属于以上分类的其他各类档案，如客户投诉处理记录、行业动态资料等。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对每类档案进行编号。编号采用“大类代码+流水号”的方式，具体编号规则如下：1.行政管理类：代码为“XZ”，流水号从“001”开始依次编排。2.业务合同类：代码为“HT”，流水号从“001”开始依次编排。3.运输业务类：代码为“YS”，流水号从“001”开始依次编排。4.财务档案类：代码为“CW”，流水号从“001”开始依次编排。5.人事档案类：代码为“RS”，流水号从“001”开始依次编排。6.安全管理类：代码为“AQ”，流水号从“001”开始依次编排。7.设备管理类：代码为“SB”，流水号从“001”开始依次编排。8.其他类：代码为“QT”，流水号从“001”开始依次编排。例如，行政管理类的第一份档案编号为“XZ001”，业务合同类的第10份档案编号为“HT010”。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案管理规定，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。收集范围包括但不限于纸质文件、电子文件、图表、照片、录音、录像等各种载体形式的资料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应定期对本部门的文件材料进行收集整理，确保文件材料的及时归档。2.对于重要文件和紧急文件，应及时送交综合管理部门进行登记和保管。3.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，如有破损或褪色等情况，应进行修复或复制。4.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.综合管理部门对收集到的档案进行统一整理，按照档案分类方案进行分类。2.对每一类档案进行编号、编目，编制档案目录清单，注明档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。3.对纸质档案进行装订，去除金属物，采用A4纸张规格进行折叠或粘贴，确保档案整齐美观。4.对电子档案进行分类存储，建立电子档案索引，方便查询和利用。五、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关规定。（二）保管期限根据档案的重要程度和历史价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司设立、变更、注销等相关文件，重要的业务合同，财务审计报告等。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为15年至50年。如一般的业务合同、运输记录、人事档案等。3.短期保管：凡是在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为5年以下。如一般性的行政文件、临时性的业务资料等。（三）档案保管措施1.建立档案库房管理制度，严格控制档案库房的出入，非档案管理人员未经允许不得进入库房。2.对档案进行定期盘点，每年至少进行一次全面盘点，确保档案的数量和质量与档案目录一致。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期检查档案保管设备的运行情况，及时发现和排除安全隐患。4.对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，确保数据的安全性和完整性。5.对破损、褪色或字迹模糊的档案，应及时进行修复或复制，确保档案的可读性和可利用性。六、档案的利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅本部门及相关部门的档案。涉及公司机密的档案，需经公司领导批准后方可查阅、借阅。外部单位因工作需要查阅公司档案的，应按照国家有关规定和公司相关制度办理审批手续。（二）借阅手续1.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、用途等信息，并经部门负责人签字同意。2.涉及公司机密的档案，需经公司领导批准后方可借阅。3.综合管理部门对《档案借阅申请表》进行审核，批准后向借阅人提供档案，并办理借阅登记手续，注明借阅日期、归还日期、借阅人姓名等信息。4.借阅人应按照规定的期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。（三）查阅规定1.查阅档案应在综合管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。3.如需复印档案，应经综合管理部门同意，并按照规定的程序进行复印，复印后的档案应与原件核对无误后加盖档案管理专用章。（四）利用登记与统计综合管理部门对档案的利用情况进行登记和统计，建立档案利用台账，记录档案的借阅、查阅、复印等利用信息，定期对档案利用情况进行分析和总结，为档案管理工作提供参考依据。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人担任组长，各部门兼职档案员为成员。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案的存毁意见。（二）鉴定标准根据档案的保管期限和现实利用价值，对档案进行鉴定。对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁；对仍有保存价值的档案，应继续保管。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经公司领导批准后，由综合管理部门负责组织实施档案销毁工作。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程中应指定专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。4.档案销毁