采购项目档案管理制度

PAGE采购项目档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司采购项目档案管理，确保采购项目档案的完整、准确、系统和有效利用，保障公司采购活动的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有采购项目档案的管理，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等各类采购活动所形成的文件、资料、记录等。（三）基本原则1.真实性原则：采购项目档案应如实反映采购活动的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖采购项目从策划、执行到验收等各个环节所产生的各类文件资料，保证档案的全面性。3.系统性原则：对采购项目档案进行科学分类、编号和整理，使其具有内在的逻辑性和连贯性。4.保密性原则：对于涉及公司商业机密、供应商信息等敏感内容的采购项目档案，应严格保密，防止信息泄露。5.可追溯性原则：档案应能够清晰地记录采购项目的历史轨迹，便于在需要时进行查询、追溯和审计。（四）职责分工1.采购部门负责采购项目档案的收集、整理和初步审核工作。确保采购过程中各类文件资料的及时生成和妥善保管，并按照规定的时间和要求向档案管理部门移交。配合档案管理部门对采购项目档案进行检查、核对和整改。2.档案管理部门制定和完善采购项目档案管理制度，并负责组织实施和监督检查。接收采购部门移交的采购项目档案，进行统一的分类、编号、装订、存储等管理工作。建立采购项目档案检索系统，方便档案的查询和利用。定期对采购项目档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。3.其他相关部门在各自职责范围内，协助采购部门做好采购项目档案的收集和整理工作。根据工作需要，按照规定程序查阅和使用采购项目档案。二、采购项目档案的收集与整理（一）收集范围1.采购前期文件采购需求申请文件，包括需求部门提交的采购申请单、需求说明、技术规格要求等。市场调研资料，如供应商信息收集、同类产品价格比较、市场动态分析报告等。采购预算文件，包括预算编制依据、预算审批文件等。2.采购过程文件采购招标（询价、谈判等）文件，如招标文件（询价函、谈判文件）、投标（报价）文件、评标（评审）报告及相关记录等。采购合同及补充协议，包括合同起草稿、审核意见、双方签字盖章的正式合同文本等。采购订单、发货单、验收单等，记录采购项目的执行情况。采购过程中的沟通记录，如邮件、会议纪要、电话记录等，涉及采购项目的重要事项讨论、问题解决等内容。3.采购验收文件验收方案，明确验收标准、验收流程、验收人员等。验收报告，详细记录采购项目验收的结果，包括产品质量、数量、性能等方面的验收情况。质量检验报告、测试报告等相关证明文件。4.其他相关文件与采购项目有关的财务文件，如发票、付款凭证、费用报销单等。采购项目变更记录，包括变更申请、审批文件、变更后的相关文件等。供应商评价文件，如供应商资质审核资料、年度评价报告、定期考核记录等。（二）收集要求1.采购部门应指定专人负责采购项目档案的收集工作，确保各类文件资料在采购活动过程中及时产生、妥善保管，并按照规定的时间节点进行收集。2.对于采购过程中形成的电子文件，应采用有效的存储方式进行备份，并确保文件的可读性和完整性。同时，应按照档案管理要求进行电子文件的命名、分类和标注，以便于检索和管理。3.收集的文件资料应真实、完整、清晰，签字盖章手续齐全。对于不符合要求的文件，应及时与相关部门或人员沟通，进行补充、更正或完善。（三）整理方法1.分类根据采购项目档案的性质和内容，分为采购前期档案、采购过程档案、采购验收档案和其他相关档案四大类。在每大类下，再根据具体的业务内容进行二级分类，如采购过程档案可分为招标档案、合同档案等。2.编号采用统一的编号规则对采购项目档案进行编号，确保每个档案编号唯一且具有系统性。编号应包含采购项目年度、项目类别、项目顺序号等信息，例如：2023CG001，表示2023年度的采购项目，CG代表采购项目类别，001为该类项目的顺序号。3.装订对纸质档案进行装订，确保文件整齐、牢固，便于查阅和保管。装订时应去除文件中的金属物，如订书钉、回形针等，并按照一定的顺序排列文件，如先封面、目录，再正文、附件等。4.编目编制采购项目档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便于快速查找和了解档案内容。同时，应在每份档案的首页附上文件目录，注明该档案所包含的具体文件名称和页码。三、采购项目档案的归档与存储（一）归档流程1.采购部门在完成采购项目档案的收集和整理工作后，应及时填写档案移交清单，将档案移交至档案管理部门。移交清单应详细记录档案的编号、名称、数量、移交日期等信息，并由双方签字确认。2.档案管理部门在收到采购部门移交的档案后，应按照本制度的要求进行核对和验收。如发现档案存在问题，应及时与采购部门沟通，要求其进行整改和补充。3.经核对无误的采购项目档案，由档案管理部门进行归档，并按照规定的存储方式进行存放。（二）存储方式1.纸质档案存储设立专门的档案库房，配备必要的档案存储设备，如档案柜、货架等，确保纸质档案存放安全、整齐、有序。根据档案的类别和保管期限，对纸质档案进行分区存放，并设置明显的标识牌，便于查找和管理。定期对纸质档案进行检查，如发现档案有破损、霉变等情况，应及时采取修复、更换等措施，确保档案的完整性。2.电子档案存储建立电子档案管理系统，对采购项目电子档案进行集中存储和管理。电子档案管理系统应具备文件上传、下载、检索查询、权限管理等功能，确保电子档案的安全和有效利用。将采购项目电子档案按照分类编号规则进行分类存储，并建立相应的索引目录，便于快速查找和访问。定期对电子档案进行备份，备份方式可采用磁带备份、光盘备份、异地存储等多种方式，确保电子档案数据的安全性和可靠性。同时，应定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保备份数据的可用性。（三）保管期限1.采购项目档案的保管期限应根据国家法律法规、行业标准以及公司实际情况确定。一般分为短期、中期和长期保管。短期保管期限为15年，适用于一些时效性较强、对公司影响较小的采购项目档案，如一般性的采购订单、发货单等。中期保管期限为510年，适用于具有一定重要性、对公司业务有一定影响的采购项目档案，如部分采购合同、验收报告等。长期保管期限为10年以上，适用于涉及公司重大采购项目、具有长期参考价值或法律纠纷风险的档案，如重要采购合同、重大采购项目的全套档案等。2.档案管理部门应定期对采购项目档案的保管期限进行评估和调整，对于已到保管期限且无继续保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁处理。（四）密级划分1.根据采购项目档案所涉及的内容和信息敏感程度，将档案划分为绝密、机密、秘密三个密级。绝密级档案是指涉及公司核心商业机密、重大战略决策、关键技术信息等，一旦泄露将对公司造成极其严重损失的档案。机密级档案是指涉及公司重要业务信息、客户资料、财务数据等，泄露后可能对公司业务产生较大影响的档案。秘密级档案是指涉及公司一般业务信息、内部管理资料等，泄露后可能对公司造成一定影响的档案。2.档案管理部门应根据档案的密级，采取相应的保密措施，如设置不同的访问权限、加密存储、专人保管等，确保档案信息的安全。同时，应定期对档案的密级进行审查和调整，对于不再符合密级要求的档案，应及时降低密级或解密。四、采购项目档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅采购项目档案，应根据其工作职责和业务需求，按照规定的审批程序进行申请。一般情况下，查阅本部门负责的采购项目档案，由部门负责人审批；查阅其他部门的采购项目档案，需经档案管理部门负责人和相关部门负责人审批。2.涉及绝密级档案的查阅，必须经公司高层领导批准，并严格按照公司的保密制度进行操作。3.外部单位查阅采购项目档案，应持有合法有效的证明文件，并经公司相关部门负责人和档案管理部门负责人审批同意后，方可查阅。查阅过程中，应安排专人陪同，并严格限制查阅范围和时间。（二）查阅流程1.查阅人填写《采购项目档案查阅申请表》，详细说明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅内容等信息，并签字确认。2.将申请表提交至相应的审批人进行审批，审批人应在申请表上签署审批意见，并注明审批日期。3.档案管理部门根据审批意见，为查阅人提供相应的档案，并办理查阅登记手续。查阅登记应记录查阅人姓名、部门、查阅日期、查阅档案名称及编号、归还日期等信息。4.查阅人应在规定的时间内归还所查阅的档案，档案管理部门在收到归还的档案后，应进行核对和检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究查阅人的责任。（三）利用方式1.公司内部人员可根据工作需要，对采购项目档案进行复印、摘录等利用，但必须确保利用过程中不泄露档案信息，并严格按照档案管理规定进行操作。2.如需将采购项目档案用于对外提供服务、合作项目等用途，应经公司相关部门负责人和档案管理部门负责人审批同意，并在确保档案信息安全的前提下进行。同时，应与接收方签订保密协议，明确双方的权利和义务。五、采购项目档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期组织对采购项目档案进行鉴定，鉴定工作由档案管理部门牵头，会同采购部门及相关业务部门组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、密级、重要性等因素，对档案进行全面审查和评估，确定档案是否仍具有保存价值。对于已到保管期限且无继续保存价值的档案，应提出销毁意见；对于仍有保存价值但保管期限需要调整的档案，应提出调整建议。3.鉴定小组应形成鉴定报告，详细记录鉴定过程、鉴定结果及处理意见，并由鉴定小组成员签字确认。鉴定报告应报公司档案管理负责人审批。（二）销毁流程1.经公司档案管理负责人批准同意销毁的采购项目档案，档案管理部门应编制《采购项目档案销毁清单》，详细记录档案的编号、名称、数量、销毁原因等信息。2.销毁清单经采购部门、档案管理部门及相关业务部门负责人签字确认后，按照规定的销毁方式进行处理。对于纸质档案，可采用焚烧、粉碎等方式进行销毁；对于电子档案，应采用数据擦除、格式化等技术手段进