机关档案管理制度总则

PAGE机关档案管理制度总则一、总则（一）目的为加强本机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在机关工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门及所属单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则机关档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。2.真实可靠原则档案应如实反映机关工作活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.分类科学原则按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查找。4.便于利用原则以方便利用为目的，优化档案管理流程，提高档案服务质量。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责机关档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导和具体业务工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管、统计等日常工作。2.对档案进行分类、编号、编目，建立健全档案检索体系。3.严格执行档案借阅、利用制度，做好档案的查阅、借阅登记工作。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.积极开展档案编研工作，开发档案信息资源，为机关工作提供参考依据。6.参与档案信息化建设，推进档案管理现代化。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案材料的收集、整理、初步分类，并定期移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的清查、核对等工作。3.了解本部门档案的利用需求，及时向档案管理部门反馈。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.上级机关来文、来函、批示、通知等文件材料。2.本机关形成的各类文件、报告、请示、批复、会议记录、纪要、合同、协议、统计报表等。3.本机关开展业务活动中形成的工作计划、总结、调研材料、业务文件等。4.本机关机构设置、人员编制、干部任免、奖惩等方面的文件材料。5.本机关财务、审计、资产等方面的文件材料。6.本机关举办重要活动、重大事件形成的文件材料、照片、音像资料等。7.本机关与其他单位往来的文件材料、信函等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署完备。3.对于电子文件，应按照相关标准进行收集，确保其可读性和完整性。（三）归档时间1.当年形成并办理完毕的文件材料，应在次年上半年归档。2.对于重大活动、重要项目形成的档案材料，应在活动结束或项目完成后及时归档。（四）归档程序1.各部门兼职档案员对收集的档案材料进行初步整理，按照分类方案进行分类、编号。2.填写档案移交清单，将整理好的档案材料移交档案管理部门。3.档案管理部门对移交的档案材料进行审核、验收，符合要求的予以接收归档。四、档案的整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，分为文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、声像档案、实物档案等类别。2.文书档案按照年度机构保管期限分类。3.科技档案按照项目专业分类。4.人事档案按照干部人事管理规定分类。5.财务档案按照会计年度类别分类。6.声像档案按照载体形式内容分类。7.实物档案按照种类年度分类。（三）编号规则1.文书档案编号采用“年度+机构代码+保管期限代码+件号”的形式。2.科技档案编号采用“项目代码+专业代码+案卷号”的形式。3.人事档案编号按照人事管理部门规定执行。4.财务档案编号采用“年度+类别代码+册号”的形式。5.声像档案编号采用“载体代码+内容代码+顺序号”的形式。6.实物档案编号采用“种类代码+年度+顺序号”的形式。（四）编目要求1.编制档案目录，包括全宗号、目录号、案卷号、题名、日期、保管期限、密级等项目。2.对重要档案应编写卷内文件目录，标明文件的文号、题名、日期、页号等。3.建立电子目录，方便档案的检索和利用。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备档案密集架、档案柜、防磁柜等保管设备，确保档案的安全存放。2.安装防火、防盗、防潮、防虫等监控设备，实时监控库房环境。（三）档案装具1.采用符合国家标准的档案盒、档案袋等装具，对档案进行分类存放。2.档案装具应标明档案类别、年度、保管期限等信息。（四）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案是反映本机关主要职能活动和历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案是反映本机关一般工作活动，在较短时间内对本机关工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（五）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的账实相符。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时处理。3.对清查结果进行记录，形成清查报告。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则严格按照法律法规和本制度规定提供档案利用服务。2.保密原则在提供档案利用服务时，应严格遵守保密规定，确保档案信息安全。3.方便利用原则简化利用手续，提高利用效率，为利用者提供优质服务。（二）利用范围1.本机关工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅本机关档案，须经本机关档案管理部门负责人批准，并办理查阅手续。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理，限制利用范围。（三）利用手续1.本机关工作人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅档案，需提交单位介绍信、查阅申请表，经本机关档案管理部门负责人批准后，办理查阅登记手续。3.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。4.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复印、摘录等情况进行详细记录。2.登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、档案名称、查阅内容、审批情况等。3.定期对档案利用登记情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和本机关档案保管期限规定为依据，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面审查、综合分析的原则，确保鉴定结果准确可靠。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干及相关部门人员组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.逐卷逐件审查档案内容，分析其保存价值。2.参考档案的形成背景、利用情况等因素，确定档案的保管期限。3.对已到保管期限的档案进行重点鉴定，区分有无继续保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、年度、保管期限、数量等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定小组审核、机关负责人批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保档案彻底销毁。4.销毁完毕后，监销人员在《档案销毁清册》上签字确认，并将销毁情况报告机关负责人。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化、智能化。2.提高档案管理效率，提升档案服务水平，为机关工作提供更加便捷的档案信息支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案信息系统建设开发或选用适合本机关的档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、利用等业务流程的信息化管理。3.档案信息安全管理采取数据备份、加密、访问控制等安全措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案数字化应遵循相关标准和规范，确保数字化档案的质量。2.