市政设施档案管理制度

PAGE市政设施档案管理制度一、总则（一）目的为加强市政设施档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在市政设施建设、维护、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所涉及的市政设施档案管理工作，包括但不限于城市道路、桥梁、排水、照明、绿化等设施的档案管理。（三）管理原则市政设施档案管理遵循集中统一管理、分级负责、分类科学、便于利用的原则。确保档案管理工作与市政设施管理工作紧密结合，为各项工作提供有力的支持和保障。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善市政设施档案管理制度、流程和标准。2.集中统一管理市政设施档案，对档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作进行全面监督和指导。3.定期对档案进行检查、鉴定和统计，确保档案的质量和安全。4.组织开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。5.对档案管理人员进行培训和考核，提高其业务素质和工作能力。（二）业务部门职责1.负责本部门市政设施档案的形成、积累和整理工作，确保档案的真实、完整和准确。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交档案管理部门归档。3.积极配合档案管理部门开展档案的查阅、利用等工作，为市政设施管理工作提供必要的支持。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理的法律法规和本公司/组织的档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.做好档案的保管、保护工作，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.积极开展档案的开发利用工作，为市政设施管理工作提供档案信息服务。5.参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理。6.定期对档案管理工作进行总结和汇报，及时发现问题并提出改进措施。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.市政设施规划、设计文件，包括规划图纸、设计说明书、可行性研究报告等。2.市政设施建设项目的立项、审批文件，如项目建议书、可行性研究报告批复、环境影响评价批复等。3.市政设施建设工程的招投标文件，包括招标文件、投标文件、中标通知书等。4.市政设施建设工程的施工文件，如施工图纸、施工组织设计、施工技术交底、工程变更通知、施工日志、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录等。5.市政设施建设工程的监理文件，如监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。6.市政设施建设工程的竣工验收文件，如竣工验收报告、竣工验收备案表、工程质量保修书等。7.市政设施的维护、维修记录，包括维护计划、维修工单、维修记录、设备更换记录等。8.市政设施的运行管理资料，如运行记录、监测数据、水质检测报告、能耗统计等。9.市政设施的改造、扩建、拆除等相关文件，如改造方案、扩建图纸、拆除记录等。10.与市政设施管理有关的其他文件资料，如会议纪要、调研报告、技术标准、规范等。（二）收集要求1.各业务部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集应遵循真实性、准确性、完整性的原则，确保档案内容真实反映市政设施的建设、维护和管理情况。3.对收集到的档案应进行初步审核，剔除重复、无效的文件，确保档案质量。4.对于重要的市政设施建设项目，应建立专门的档案收集台账，记录档案的收集情况。（三）整理原则1.遵循市政设施档案的形成规律和特点，保持档案之间的有机联系。2.按照档案管理的有关规定和标准，对档案进行分类整理，便于管理和利用。3.整理后的档案应做到分类科学、编号规范、目录清晰、装订整齐。（四）分类方法市政设施档案可按照以下分类方法进行整理：1.综合类：包括市政设施规划、设计、立项、审批等文件。2.建设类：包括市政设施建设工程的招投标、施工、监理、竣工验收等文件。3.维护类：包括市政设施的维护、维修记录等。4.运行管理类：包括市政设施的运行记录、监测数据、水质检测报告、能耗统计等。5.改造扩建类：包括市政设施的改造、扩建、拆除等相关文件。6.其他类：包括与市政设施管理有关的其他文件资料。（五）编号规则1.档案编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和管理。2.编号可采用“年度+类别+顺序号”的形式，例如：2023ZH001，表示2023年综合类第1份档案。3.对于同一类别的档案，应按照形成时间的先后顺序进行编号。（六）编目要求1.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。2.档案目录应打印或手写清晰，一式两份，一份随档案装订成册，一份单独保存。3.电子档案应建立相应的电子目录，便于检索和利用。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各业务部门应在档案整理完毕后，及时向档案管理部门移交归档。2.移交档案时，应填写档案移交清单，清单一式两份，双方签字确认，各执一份。3.档案管理部门应对移交的档案进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。如发现问题，应及时与移交部门沟通解决。（二）保管期限市政设施档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：涉及市政设施规划、建设、管理等方面的重要文件，如规划图纸、立项批复、竣工验收报告等。2.长期保管的档案：保存期限为10年以上（含10年）的档案，如施工图纸、监理文件、维护记录等。3.短期保管的档案：保存期限为110年的档案，如一般性的文件资料、会议纪要等。（三）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火（来源：市政设施档案管理制度）、防潮、防虫、防盗等条件。2.档案应分类存放，按照编号顺序排列上架，便于查找和管理。3.对于重要的纸质档案，应进行备份，备份方式可采用复印件、电子扫描等形式。4.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并定期进行备份。备份数据应异地存放，以防止数据丢失。5.建立档案借阅登记制度，对档案的借阅情况进行详细记录，包括借阅时间、借阅人、借阅内容、归还时间等。（四）档案库房管理1.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、灭火器、防虫药等，确保档案库房的环境符合要求。2.定期对档案库房进行检查和清理，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题。3.档案库房应保持清洁卫生，严禁在库房内吸烟、饮食、存放易燃、易爆物品等。4.严格控制档案库房的温度和湿度，温度应保持在14℃24℃之间，湿度应保持在45%60%之间。五、档案的利用与保密（一）利用原则1.市政设施档案的利用应遵循合法、合理、及时的原则，确保档案的利用符合法律法规和本公司/组织的规定。2.档案利用应服务于市政设施管理工作的需要，为城市建设、维护、管理等提供有力的支持。3.鼓励档案的多形式利用，如查阅、借阅、复印、摘录、电子数据传输等。（二）利用流程1.查阅档案：利用者需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后交档案管理部门。档案管理部门根据申请内容，提供相应的档案供利用者查阅。2.借阅档案：借阅者需填写档案借阅申请表，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.复印、摘录档案：利用者如需复印、摘录档案，应填写档案复印、摘录申请表，经档案管理部门负责人签字同意后，由档案管理人员负责办理。复印、摘录的档案应加盖档案管理部门的印章，并注明用途。4.电子数据传输：如需通过电子数据传输方式利用档案，应提前与档案管理部门沟通，按照档案管理部门的要求进行操作。电子数据传输应确保数据的安全和保密。（三）保密措施1.加强档案管理人员的保密意识教育，签订保密协议，明确保密责任。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅和利用范围。3.在档案利用过程中，严禁利用者擅自涂改、伪造、损毁、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并采取相应的措施进行处理。4.档案管理部门应定期对档案的保密情况进行检查，发现问题及时整改。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.鉴定工作应结合市政设施档案的保管期限、现实利用价值等因素进行综合考虑。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、形成时间、保管期限等进行全面审查，判断档案的价值。2.征求业务部门对档案的利用需求和意见，了解档案的现实利用价值。3.参考国家有关档案鉴定的标准和规范，结合本公司/组织的实际情况，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，并附上鉴定意见。2.档案销毁申请表经档案管理部门负责人、公司/组织分管领导签字同意后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁档案名称、数量等。4.销毁记录应与档案销毁申请表一并归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的市政设施档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的效率和水平，为市政设施管理工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。3.加强档案信息的安全管理，确保档案数据的安全和保密。（二）信息化管理系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的快速录入，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、内容摘要等。2.检索功能：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便利用者快速查找所需档案。3.借阅管理功能：记录档案的借阅情况，包括借阅时间、借阅人、借阅内容、归还时间等，实现对档案借阅的全程跟踪管理。4.统计分析功能：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理功能：设置用户权限，对不同用户的操作权限进行严格控制，确保档案数