中国银行安防档案制度

PAGE中国银行安防档案制度一、总则（一）目的为加强中国银行安防工作的规范化、科学化管理，有效防范各类安全风险，保障银行员工、客户及银行资产的安全，特制定本安防档案制度。（二）适用范围本制度适用于中国银行各级机构及全体员工。（三）基本原则1.真实性原则：安防档案应如实记录安防工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖安防工作的各个方面，包括但不限于安全设施建设、安全检查、应急处置等，保证档案资料的全面性。3.保密性原则：对涉及银行安全机密的档案信息严格保密，防止信息泄露。4.及时性原则：安防档案应及时更新，确保与实际安防工作同步，以便准确反映安防工作动态。二、安防档案的分类与内容（一）安全设施档案1.建设档案银行营业场所、金库、自助设备等安全设施的建设规划、设计图纸、施工方案等。安全设施建设过程中的变更记录，包括变更原因、变更内容及审批手续。2.设备档案各类安全防范设备的清单，如监控设备、报警设备、门禁系统等，详细记录设备的型号、规格、数量、购置时间、生产厂家等信息。设备的安装调试记录、维护保养记录、维修记录等，包括每次维护保养和维修的时间、内容、更换的零部件等。设备的使用说明书、操作手册、技术资料等。（二）安全检查档案1.定期检查档案制定的安全检查计划，明确检查周期、检查内容、检查人员等。每次定期检查的记录，包括检查时间、检查人员、检查结果（发现的问题及整改情况）等。对检查中发现问题的整改跟踪记录，确保问题得到及时有效的解决。2.专项检查档案针对特定安全事项开展的专项检查计划，如消防安全专项检查、计算机系统安全专项检查等。专项检查的实施过程记录，包括检查方法、检查范围、发现的问题及整改措施。专项检查报告，总结检查情况，提出改进建议和措施。（三）应急处置档案1.应急预案档案制定的各类应急预案，如火灾应急预案、抢劫应急预案、盗窃应急预案等，包括预案的编制依据、适用范围、应急组织机构及职责、应急响应程序、应急处置措施等内容。应急预案的修订记录，包括修订时间、修订原因、修订内容等。2.应急演练档案应急演练计划，明确演练的类型（桌面演练、实战演练等）、演练时间、演练内容、参与人员等。每次应急演练的记录，包括演练过程、演练效果评估、发现的问题及改进措施等。演练总结报告，对应急演练情况进行全面总结，评估应急预案的可行性和有效性。3.突发事件处置档案银行发生的各类突发事件的详细记录，包括事件发生的时间、地点、经过、造成的损失等。事件的应急处置过程记录，包括采取的措施、人员伤亡情况、财产损失情况等。事件的调查处理报告，分析事件原因，明确责任，提出防范措施和改进建议。（四）人员安全档案1.员工安全培训档案员工安全培训计划，包括培训目标、培训内容、培训时间、培训方式等。员工参加安全培训的记录，如培训签到表、培训考核成绩等。培训教材、课件等资料。2.安全资质档案涉及安全管理、操作等岗位人员的安全资质证书，如消防设施操作员证书、保安人员资格证书等。人员资质证书的有效期记录及更新情况。（五）安防工作会议档案1.会议记录召开的各类安防工作会议的记录，包括会议时间、地点、参会人员、会议主题、会议内容、决议事项等。2.会议纪要整理的会议纪要，对会议讨论的主要问题和形成的决议进行简要概括，便于传达和执行。三、安防档案的建立与收集（一）建立流程1.明确责任部门：确定由安全保卫部门负责安防档案的统一管理工作。2.制定档案目录：根据安防档案的分类，制定详细的档案目录，明确各类档案的具体内容和编号规则。3.收集资料：各相关部门和岗位按照档案目录的要求，及时收集、整理本部门涉及的安防档案资料，并移交至安全保卫部门。4.审核归档：安全保卫部门对收集到的档案资料进行审核，确保资料的完整性、真实性和规范性，审核通过后进行归档。（二）收集要求1.及时收集：各部门应在安防工作完成或事件发生后的规定时间内，将相关档案资料收集整理完毕，并移交至安全保卫部门。2.准确完整：档案资料应准确反映安防工作的实际情况，内容完整，不得遗漏重要信息。3.规范整理：档案资料应按照统一的格式和标准进行整理，确保字迹清晰、图表准确、装订整齐。四、安防档案的保管与存储（一）保管期限1.短期档案：保管期限为15年，如一般性的安全检查记录、临时的安防工作文件等。2.中期档案：保管期限为510年，如重要设备的维护保养记录、应急预案的阶段性修订记录等。3.长期档案：保管期限为10年以上，如安全设施建设档案、重大突发事件处置档案等。（二）存储方式1.纸质档案：对于重要的纸质档案，应采用专门的档案柜进行存放，按照档案类别和保管期限进行分类排列，便于查找和管理。2.电子档案：建立电子档案库，将各类安防档案资料进行电子化存储。电子档案应进行备份，存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，以防止数据丢失。3.存储环境：档案存储场所应保持干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮等，确保档案的安全保存。五、安防档案的查阅与使用（一）查阅权限1.内部查阅：银行内部员工因工作需要查阅安防档案的，应填写《安防档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人审批后，到安全保卫部门查阅。2.外部查阅：因司法机关、监管机构等外部单位需要查阅安防档案的，应出具正式的查阅函件，经银行相关领导审批后，由安全保卫部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）使用规定1.查阅人员应严格遵守档案查阅制度，不得擅自涂改、抽取、复制、转借或损毁档案资料。2.查阅过程中，如需摘录或复制档案内容，应经安全保卫部门负责人批准，并注明摘录或复制的范围和用途。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案资料归还安全保卫部门，并办理归还手续。六、安防档案的更新与维护（一）定期更新1.安全设施档案：每年对安全设施的运行情况进行检查评估，根据实际情况更新设备档案信息，如设备的维护保养记录、更换零部件记录等。2.安全检查档案：每次安全检查结束后，及时更新检查记录，包括发现的问题及整改情况。对于定期检查和专项检查的计划，应根据实际工作需要和法律法规要求进行适时调整。3.应急处置档案：根据应急演练情况和突发事件处置经验，对应急预案进行修订完善，更新应急演练档案和突发事件处置档案。4.人员安全档案：及时更新员工安全培训记录和安全资质档案，如员工参加新的安全培训课程、取得新的资质证书等情况。（二）动态维护1.日常维护：安全保卫部门安排专人负责安防档案的日常维护工作，定期对档案进行整理、核对，确保档案资料的完整性和准确性。2.数据备份：定期对电子档案进行备份，检查备份数据的完整性和可用性，防止数据丢失。3.档案修复：对于破损、褪色等影响档案保存和查阅的纸质档案，应及时进行修复或复制。七、安防档案的销毁（一）销毁条件1.超过保管期限：对于已达到保管期限且无继续保存价值的安防档案，可进行销毁。2.档案内容失效：因法律法规变更、银行安防工作调整等原因，导致档案内容不再具有实际意义的，可申请销毁。3.其他特殊情况：如档案资料损坏严重无法修复、涉及的安防事项已彻底解决且无后续参考价值等，经审批后可进行销毁。（二）销毁程序1.提出申请：由安全保卫部门填写《安防档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等，报银行相关领导审批。2.审核批准：银行领导对销毁申请进行审核，批准后方可实施销毁。3.销毁实施：安全保卫部门安排专人负责档案销毁工作，确保销毁过程符合保密和环保要求。对于纸质档案，可采用焚烧、粉碎等方