菜市场档案管理制度

PAGE菜市场档案管理制度一、总则（一）目的为加强菜市场档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在菜市场经营管理、决策支持、历史记录等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于菜市场内所有经营商户、管理部门以及与菜市场相关的各类活动所形成的档案管理。（三）档案定义本制度所称档案是指菜市场在经营管理活动中直接形成的，对菜市场具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：菜市场档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映菜市场的经营管理活动，数据准确无误。3.分类科学原则：按照档案的形成领域、内容性质等进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善菜市场档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理菜市场各类档案，对档案进行收集、整理、分类、编目、装订、保管等工作。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定进行档案的销毁工作。5.负责档案管理设施设备的维护和管理，确保档案存储环境安全。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体员工的档案意识。（二）各部门职责1.负责本部门在经营管理活动中形成档案的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。3.按照档案管理制度的要求，规范本部门档案的形成和管理。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理各项制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、借阅登记等。3.对档案进行定期检查和清点，发现问题及时报告并采取措施解决。4.积极为档案利用者提供服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案的分类与编号（一）分类1.市场建设档案：包括菜市场建设规划、设计图纸、施工文件、竣工验收资料等。2.商户档案：包括商户基本信息、租赁合同、经营许可证、营业执照、税务登记证等。3.交易档案：包括交易记录、价格信息、成交量统计等。4.食品安全档案：包括食品检验检测报告、进货台账、索证索票记录等。5.环境卫生档案：包括卫生检查记录、消毒记录、垃圾处理记录等。6.安全管理档案：包括安全检查记录、消防设施档案火灾应急预案演练记录等。7.财务管理档案：包括财务报表、账目凭证、审计报告等。8.行政管理档案：包括会议记录、文件收发、工作计划总结等。（二）编号1.采用数字与字母相结合的方式进行编号。2.编号规则：一级类目用大写字母表示，如市场建设档案用“SC”表示；二级类目用两位数字表示，如商户档案中的基本信息用“01”表示；三级类目根据实际情况用两位数字或字母表示，如商户基本信息中的联系方式用“0101”表示。3.编号示例：“SC01”表示市场建设档案中的施工文件；“SH01”表示商户档案中的基本信息。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案形成规律和归档范围，定期收集本部门形成的档案。2.对重要活动、突发事件等形成的档案，应及时收集并移交档案管理部门。3.档案管理部门应主动向各部门收集应归档的档案，确保档案收集的完整性。（二）整理1.档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录清单，注明档案的编号、名称、日期、来源等信息。3.对破损、褪色的档案进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。4.按照档案装订要求，将档案材料进行装订，保持档案的整齐美观。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案类别和编号顺序进行排列。3.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。2.纸质档案应按照分类编号顺序存放，便于查找和利用。3.电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。4.对重要档案应采取异地备份等安全措施，确保档案的安全性。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括菜市场建设规划、重大决策文件、财务审计报告等。3.长期保管的档案期限为10年以上，主要包括商户租赁合同、交易记录等。4.短期保管的档案期限为110年，主要包括一般性文件、临时性记录等。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，发现问题及时记录并采取措施解决。3.对清查结果应进行详细记录，形成档案清查报告，上报主管领导。六、档案的利用（一）利用范围1.本菜市场内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级主管部门、政府相关部门因工作检查、调研等需要查阅档案。3.司法机关、律师等因办案需要查阅档案。（二）利用手续1.本菜市场内部人员查阅、借阅档案，需填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅、借阅的档案名称、用途、期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理手续。2.上级主管部门、政府相关部门查阅档案，需出具单位介绍信，注明查阅目的、范围等信息，经档案管理部门负责人审核后，办理查阅手续。3.司法机关、律师查阅档案，需出具相关法律文书，经档案管理部门负责人审核后，办理查阅手续。（三）利用方式1.查阅档案一般应在档案管理部门指定的场所进行，档案管理人员应在场监督。2.借阅档案应严格控制借阅期限，到期应及时归还。如需延期借阅，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、泄露档案内容。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应提出销毁意见。（二）销毁1.经鉴定确需销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、销毁原因等信息，报主管领导审批。2.档案销毁应指定专人负责，在档案管理部门和相关业务部门人员的监督下进行。3.销毁档案应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案