驾校总校档案管理制度

PAGE驾校总校档案管理制度一、总则（一）目的为加强驾校总校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在驾校教学、管理、运营等方面的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于驾校总校各部门、各分支机构及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：驾校总校设立专门的档案管理部门，对全校档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映驾校的各项工作和业务活动，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则：全面收集、整理和保存驾校在教学、管理、招生、财务等各个方面形成的档案资料，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及驾校商业秘密、学员隐私等敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，方便驾校各部门及相关人员查阅和使用档案。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置驾校总校设立档案管理科，隶属于综合管理部，负责全校档案的集中管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本校档案管理制度，并组织实施。2.负责全校各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，确保档案的安全与完整。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁工作，确保档案的时效性和有效性。6.负责向驾校各部门及相关人员提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理工作。7.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。8.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全校员工的档案意识和档案管理水平。三、档案分类及归档范围（一）教学档案1.教学计划与大纲：驾校各车型的教学计划、教学大纲及相关调整文件。2.教案：教练员编写的各科目教案，包括理论教学教案和实际操作教学教案。3.学员培训记录：学员在驾校学习期间的培训记录，包括培训时间、培训内容、考核成绩等。4.教学质量评估：对教练员教学质量的评估记录及相关分析报告。5.教学研究与改革资料：驾校开展教学研究、教学改革活动形成的资料，如研究报告、改革方案、成果总结等。（二）学员档案1.学员报名登记表：学员报名时填写的个人信息登记表，包括姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式等。2.学员体检表：学员入学前的体检报告，包括身体状况、视力、听力等检查结果。3.培训合同：驾校与学员签订的培训合同，明确双方的权利和义务。4.学员考试成绩记录：学员各科目考试成绩的详细记录，包括考试时间、考试地点、考试成绩等。5.结业证书存根：学员结业证书的发放记录，包括证书编号、学员姓名、结业时间等。（三）教练员档案1.教练员基本信息表：教练员的个人基本情况，包括姓名、性别、年龄、学历、职称、驾驶证准驾车型等。2.教练员资格证书：教练员取得的各类资格证书复印件，如教练员证、驾驶证等。3.教学经历与业绩：教练员的教学经历、教学成果、获奖情况等记录。4.培训与考核记录：教练员参加驾校组织的培训、考核情况记录。5.违规违纪记录：教练员在教学过程中出现的违规违纪行为及处理结果记录。（四）招生档案1.招生计划与方案：驾校制定的年度招生计划、招生方案及相关调整文件。2.招生宣传资料：驾校制作的招生简章、宣传海报、宣传单页等宣传资料。3.招生报名统计报表：每月、每季度、每年的招生报名人数统计报表及分析报告。4.招生渠道与合作协议：驾校与招生渠道合作伙伴签订的合作协议及相关合作记录。（五）财务档案1.财务预算与决算：驾校年度财务预算报告、决算报告及相关调整文件。2.会计凭证：各类会计凭证，包括原始凭证和记账凭证，记录驾校的财务收支情况。3.会计账簿：总账、明细账、日记账等会计账簿，反映驾校的财务状况和经营成果。4.财务报表：月度、季度、年度财务报表，如资产负债表、利润表、现金流量表等。5.税务资料：驾校的税务申报资料、纳税凭证等。6.收费标准与票据：驾校的收费标准文件及收费票据存根。（六）行政管理档案1.驾校文件：驾校发布的各类文件、通知、通报等，包括红头文件、内部工作通知等。2.会议记录：驾校召开的各类会议记录，包括会议时间、地点、参会人员、会议内容等。3.工作计划与总结：各部门及驾校年度、季度、月度工作计划和总结。4.人事档案：员工的入职登记表、劳动合同、工资表、考勤记录、奖惩记录等人事资料。5.车辆档案：驾校自有车辆的行驶证、保险单、维修记录、保养记录等资料。6.办公用品采购与管理档案：办公用品的采购计划、采购合同、入库单、领用记录等。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，按照档案归档范围，定期将本部门形成的档案资料整理后移交档案管理科。2.档案管理科应主动与各部门沟通协调，及时了解档案形成情况，督促各部门按时移交档案。对于重要档案或紧急档案，档案管理科可提前介入收集。3.员工在工作中形成的应归档的文件材料，应及时交本部门档案管理人员，不得据为己有或擅自销毁。（二）档案整理1.档案管理科收到各部门移交的档案后，应按照档案分类标准进行整理。整理工作包括对档案资料进行分类、编号、编目、装订等。2.分类：根据档案的性质、内容和来源，将档案分为教学档案、学员档案、教练员档案、招生档案、财务档案、行政管理档案等类别。每个类别下再根据具体情况细分若干二级类目。3.编号：为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，采用“年度类别流水号”的编号方式。例如，“2023JX001”表示2023年教学类档案的第1份文件。4.编目：编制档案目录，详细记录每份档案的编号、题名（文件名）、日期、责任者（形成部门或个人）、保管期限等信息。档案目录应一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册，作为档案检索工具。5.装订：对纸张规格不一致、破损或散装的档案资料进行装订。装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式。五、档案保管（一）档案库房建设1.驾校应设立专门的档案库房，档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材、监控设备等，确保档案的安全保管。3.档案库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，各区域应布局合理，便于档案的管理和利用。（二）档案存放1.档案应按照类别、年度、保管期限等顺序排列上架存放。档案盒应整齐排列在档案架上，便于查找和取用。2.对于电子档案，应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。电子档案应按照与纸质档案相对应的分类和编号方式进行存储，确保电子档案与纸质档案的一致性和关联性。3.对重要档案和珍贵档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等，确保档案的安全。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：涉及驾校重大权益、重要历史事件、长期保存具有重要价值的档案，如驾校章程、重要合同协议、财务审计报告等。长期保管的档案：保管期限为10年以上（含10年）的档案，如教学计划、学员档案、教练员档案等。短期保管的档案：保管期限为110年的档案，如招生报名统计报表、一般性文件等。2.档案保管期限的确定，应根据国家有关规定和驾校实际情况进行综合判断。档案管理科应定期对档案保管期限进行审查，对已到保管期限的档案进行鉴定，及时调整保管期限。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，明确档案管理人员的安全职责，加强对档案库房的日常巡查和安全检查。2.严格控制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。档案管理人员进入档案库房时应进行登记，记录进入时间、离开时间等信息。3.加强对档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作。定期检查档案库房的设施设备，确保其正常运行。对发现的安全隐患应及时采取措施进行整改。4.在档案利用过程中，应注意保护档案原件的安全，防止档案丢失、损坏或泄露。查阅、借阅档案时，应严格按照规定办理手续，确保档案的归还和完整性。六、档案利用（一）档案查阅1.驾校内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理科办理查阅手续。2.档案管理科工作人员应根据《档案查阅申请表》，为查阅人员提供相应的档案，并在档案查阅登记簿上记录查阅时间、查阅人员姓名、部门、查阅档案名称及编号等信息。3.查阅人员应在档案管理科指定的查阅区域内查阅档案，不得擅自将档案带出查阅区域。查阅档案时应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理科，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，确认无误后在档案查阅登记簿上注明归还时间。（二）档案借阅1.驾校内部人员因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理科负责人审批。2.档案管理科负责人根据档案的重要性、保密性及借阅用途等情况进行审批。对于涉及重要机密或敏感信息的档案，应严格控制借阅范围和审批权限。3.经审批同意借阅的档案，档案管理科工作人员应按照规定办理借阅手续，向借阅人员发放档案，并在档案借阅登记簿上详细记录借阅时间、借阅人员姓名、部门、借阅档案名称及编号、借阅期限等信息。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或擅自扩大借阅范围。借阅期限届满后，借阅人员应及时归还档案。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。5.档案管理科工作人员应定期对借阅档案进行跟踪检查，督促借阅人员按时归还档案。对逾期未归还的档案，应及时催还，并记录相关情况。（三）档案复制1.驾校内部人员因工作需要复制档案时，应填写《档案复制申请表》，注明复制档案的名称、编号、复制内容、复制用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理科办理复制手续。2.档案管理科工作人员应根据《档案复制申请表》，对档案进行审核，确认可以复制后，按照规定的复制方式和数量进行复制。3.复制档案时，应使用符合档案保护要求的设备和材料，确保复制件的质量和清晰度。复制完成后，档案管理科工作人员应在复制件上加盖“档案复制专用章”，注明复制日期、复制份数等信息，并将复制件交申请人员。4.申请人员应对复制件的使用负责，不得将复制件用于与申请用途无关的数据。如需再次复制或向外部提供复制件，应重新办理申请手续。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理科应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作应由档案管理科牵头，组织相关部门负责人及专业人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的内容、价值、保管现状等因素，对档案进行全面审查和评估，确定档案的存毁。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限，并继续进行保管；对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》。（二）档案销毁1.《档案销毁清册》应详细记录拟销毁档案的名称、编