行政档案纸质保管制度

PAGE行政档案纸质保管制度一、总则（一）目的为加强公司行政档案纸质资料的管理，确保档案的完整、安全与有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门形成的行政档案纸质资料的保管。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司行政档案纸质资料由公司综合管理部门集中统一保管，确保档案管理的规范性和系统性。2.真实性原则：档案资料应如实反映公司各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：保证档案资料的齐全、完整，避免遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案资料进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.负责制定和完善行政档案纸质保管制度，并组织实施。2.集中统一管理公司行政档案纸质资料，建立档案库房，配备必要的保管设备。3.负责档案资料的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。4.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全与完整。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁。6.为公司各部门提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理。（二）各部门职责1.负责本部门行政档案纸质资料的收集、整理，并定期移交至综合管理部门。2.协助综合管理部门做好档案的清查、盘点工作。3.按照规定的程序，申请查阅、借阅本部门相关档案资料。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司各类行政文件，包括请示、报告、通知、决定、会议纪要等。2.公司与外部单位签订产生的合同、协议、意向书等。3.公司各类会议资料，如会议通知、议程、报告、决议等。4.公司员工的人事档案材料，包括入职登记表、劳动合同、工资表、考核记录等。5.公司财务档案资料，如会计凭证、账簿、报表等。6.公司固定资产档案，包括购置合同、发票、验收报告、折旧记录等。7.公司获得的荣誉证书、资质证书、专利证书等。8.其他与公司行政事务相关的纸质资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保资料的及时、完整。2.收集的档案资料应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。3.对于重要的档案资料，应及时进行备份，防止丢失。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质、内容、时间等因素进行分类，如可分为行政管理类、人事管理类、财务管理类、业务合同类等。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，便于管理和查找。3.编目：编制档案目录索引，注明档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：对零散的档案资料进行装订，确保整齐、牢固。四、档案保管（一）库房建设与管理1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点。2.库房内应配备必要的保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。3.定期对库房进行清洁、消毒，保持库房环境整洁。4.严格控制库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。（二）档案存放1.按照档案的分类和编号顺序，将档案存放在档案柜或货架上，确保排列整齐、便于查找。2.对于重要的档案资料，应单独存放，并采取加密措施。3.档案存放应遵循便于保管、便于利用的原则，避免频繁移动。（三）档案保管期限1.行政档案纸质资料的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案包括公司设立、合并、分立、终止等重要文件，以及涉及公司重大权益和机密的文件。3.长期保管的档案期限为10年以上，包括一般性的行政文件、业务合同等。4.短期保管的档案期限为110年，包括临时性的文件、资料等。（四）档案清查与盘点1.综合管理部门应定期对档案进行清查、盘点，每年至少一次。2.清查、盘点内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。3.对于清查、盘点中发现的问题，应及时进行处理，并记录在案。五、档案查阅与借阅（一）查阅程序1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交至综合管理部门。3.综合管理部门根据申请内容，安排专人负责查阅，并在指定地点提供档案。4.查阅人员应在规定的时间内归还档案，不得擅自带出档案库房。（二）借阅程序1.需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人和综合管理部门负责人签字同意后，方可借阅。3.借阅人员应按照规定的期限归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录档案内容。（三）查阅、借阅登记1.综合管理部门应建立档案查阅、借阅登记台账，详细记录查阅、借阅的时间、人员、档案名称、编号等信息。2.查阅、借阅登记台账应定期进行整理、归档，以备查询。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和现实利用价值，对档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组负责制定鉴定标准和程序，对档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、价值、保管期限等因素，确定档案的存毁。2.对于保管期限已满且无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。（四）销毁程序1.《档案销毁申请表》经公司领导审批同意后，方可进行销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁申请表》上签字确认，并将申请表归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.逐步实现行政档案纸质资料的数字化管理，提高档案管理的效率和利用价值。2.建立档案信息数据库，实现档案信息的快速检索和共享。（二）数字化扫描1.对重要的行政档案纸质资料进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于300dpi。2.扫描后的电子文件应进行格式转换，统一存储为PDF格式，并进行加密处理。（三）数据录入与管理1.建立档案信息录入系统，将档案的基本信息、内容摘要等录入数据库。2.定期对档案信息数据库进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性