仲裁档案工作会商室制度

PAGE仲裁档案工作会商室制度一、总则（一）目的为了规范仲裁档案工作会商室的管理，提高仲裁档案管理的效率和质量，确保仲裁档案的安全与完整，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内与仲裁档案工作会商室相关的所有活动，包括但不限于档案资料的收集、整理、存储、查阅、使用及会商室设施设备的管理等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保仲裁档案工作会商室的各项活动合法合规。2.真实性原则：仲裁档案应如实反映仲裁活动的全过程，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集、整理仲裁活动中形成的各类档案资料，确保档案的完整性。4.保密性原则：对涉及仲裁机密的档案资料严格保密，防止信息泄露。5.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理，保证档案管理工作的规范化和标准化。二、会商室职责(一)档案管理职责1.负责仲裁档案的收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案资料的齐全、完整和规范。2.建立健全仲裁档案管理制度，明确档案管理流程和各环节的责任，确保档案管理工作有序进行。3.对仲裁档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。4.定期对仲裁档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题，确保档案的安全。(二)会商组织职责1.组织召开仲裁档案工作会商会议，定期对仲裁档案管理工作进行总结和分析，研究解决档案管理中存在的问题。2.负责制定会商会议的议程和议题，提前通知参会人员，确保会商会议的顺利进行。3.做好会商会议的记录工作，整理会议纪要，及时传达会议精神，跟踪落实会议决议。4.协调各部门之间在仲裁档案管理工作中的关系，促进信息共享和协同工作，提高档案管理工作的整体效率。(三)安全保障职责1.负责会商室的安全管理工作，制定安全管理制度，明确安全责任，确保会商室的设施设备和档案资料的安全。2.配备必要的安全防范设备，如监控系统、防盗报警装置等，加强对会商室的日常安全巡查，及时发现和排除安全隐患。3.对进入会商室的人员进行严格的登记和管理，限制无关人员进入，确保档案资料的保密性。4.制定档案安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力，保障档案资料的安全。三、档案收集与整理(一)收集范围1.仲裁案件受理阶段的相关材料，包括仲裁申请书、答辩书、证据材料、受理通知书等。2.仲裁审理阶段的各类文件，如庭审笔录、质证意见、专家意见、调解协议等。3.仲裁裁决阶段的裁决书、决定书、送达回证等。4.与仲裁案件相关的其他材料，如当事人提交的补充材料、仲裁机构与当事人之间的往来函件等。(二)收集要求1.档案管理人员应主动与案件承办人员沟通，及时了解案件进展情况，确保档案资料的及时收集。2.收集的档案资料应真实、完整、清晰，不得涂改、伪造或擅自销毁。3.对于电子档案资料，应确保其格式规范、存储介质安全可靠，并进行备份保存。(三)整理方法1.按照仲裁案件的类别和时间顺序进行分类整理，同一案件的档案资料应集中存放。2.对每份档案资料进行编号，并编制目录，注明资料名称、日期、来源等信息，便于查阅。3.将档案资料按照一定的规格进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。四、档案存储与保管(一)存储方式1.设立专门的档案库房，配备必要的档案存储设备，如档案柜、货架等，确保档案资料的妥善存放。2.根据档案的类别和保管期限，对档案进行分区存放，便于管理和查找。3.对于电子档案，应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。(二)保管期限1.仲裁档案的保管期限根据相关法律法规和行业标准确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期档案保管期限为[X]年，中期档案保管期限为[X]年，长期档案保管期限为[X]年以上。3.保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。(三)保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管的要求。2.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。3.对档案的借阅、查阅等情况进行详细记录，以便跟踪档案的流向和使用情况。4.严格遵守档案保密制度，防止档案资料的泄露和丢失。五、档案查阅与使用(一)查阅权限1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅仲裁档案的，应填写《仲裁档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，方可查阅。2.外部单位或个人因特殊原因需要查阅仲裁档案的，应提交书面申请，并经本公司/组织相关领导批准，同时按照规定办理查阅手续。3.涉及仲裁机密的档案资料，未经授权不得查阅。(二)查阅程序1.申请人填写《仲裁档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅内容等信息。2.将申请表提交所在部门负责人审批，审批通过后交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表的内容，确定查阅档案的范围和地点，并安排专人协助查阅。4.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出会商室，不得在档案上涂改、标记或损坏。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《仲裁档案查阅登记表》上签字确认。(三)使用规定1.因工作需要复印、摘录仲裁档案资料的，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。2.复印、摘录的档案资料应妥善保管，不得用于非工作目的，不得泄露给无关人员。3.如需将仲裁档案资料用于对外宣传、研究等用途的，应按照相关法律法规和本公司/组织的规定进行审批。六、会商室设施设备管理(一)设施设备配置1.根据仲裁档案工作会商室的实际需要，配备必要的设施设备，如办公桌椅、电脑、打印机、复印机、传真机、档案柜、监控设备等。2.设施设备应符合国家相关标准和行业要求，具备良好的性能和可靠性。(二)使用管理1.制定设施设备使用管理制度，明确使用人员的职责和权限，确保设施设备的正常使用。2.使用人员应按照操作规程正确使用设施设备，不得擅自拆卸、改装或损坏设施设备。3.定期对设施设备进行维护和保养，及时发现和排除故障，确保设施设备的正常运行。4.建立设施设备使用档案，记录设施设备的购置时间、使用情况、维修保养记录等信息。(三)安全管理1.加强对设施设备的安全管理工作，制定安全防范措施，防止设施设备被盗、被破坏或发生其他安全事故。2.对重要的设施设备，如电脑、服务器等应设置密码保护，并定期更换密码。3.定期对设施设备进行安全检查，发现安全隐患及时整改。七、人员管理(一)人员配备1.根据仲裁档案工作会商室的工作任务和职责，合理配备档案管理人员和会商组织人员。2.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理流程和相关法律法规。3.会商组织人员应具备较强的组织协调能力和沟通能力，能够有效地组织召开会商会议，协调各部门之间的工作。(二)培训与考核1.定期组织档案管理人员和会商组织人员参加业务培训，提高其业务水平和综合素质。2.建立人员考核制度，对档案管理人员和会商组织人员的工作表现进行考核，考核结果作为人员晋升、奖励等的依据。(三)保密教育1.加强对档案管理人员和会商组织人员的保密教育，提高其保密意识，防止档案资料的泄露。2.与档案管理人员和会商组织人员签订保密协议，明确其保密责任和义务。八、监督与检查(一)内部监督1.建立健全内部监督机制，定期对仲裁档案工作会商室的工作进行检查和评估，及时发现和纠正存在的问题。2.档案管理部门应定期对档案管理工作进行自查，确保档案管理工作符合相关规定和要求。3.公司/组织内部审计部门应定期对仲裁档案工作会商室的财务收支、设施设备管理等情况进行审计监督。(二)外部检查1.积极配合上级主