会议室预约使用规范制度

PAGE会议室预约使用规范制度一、总则1.目的为了规范公司会议室的使用，提高会议室的使用效率，确保公司各项会议及活动的顺利进行，特制定本规范制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工及因工作需要进入公司的外部人员。3.基本原则（1）会议室使用遵循“先申请、后使用”的原则，未经申请不得擅自使用。（2）根据会议或活动的实际需求，合理安排会议室，提高资源利用率。（3）使用会议室应保持整洁、卫生，爱护室内设施设备。二、会议室分类及使用权限1.会议室分类公司会议室分为大型会议室（可容纳[X]人以上）、中型会议室（可容纳[X][X]人）、小型会议室（可容纳[X]人以下）及特殊功能会议室（如视频会议室、多媒体会议室等）。2.使用权限（1）大型会议室：公司高层会议、大型部门会议、重要客户接待等使用，由公司管理层或相关部门负责人申请。（2）中型会议室：部门会议、项目讨论、一般性客户接待等使用，由各部门负责人申请。（3）小型会议室：小组会议、一对一沟通等使用，由员工个人或团队申请。（4）特殊功能会议室：根据会议或活动的特定需求，由相关部门提出申请，经公司领导批准后使用。三、预约流程1.预约申请（1）使用人员需提前[X]个工作日通过公司内部办公系统或指定的会议室预约平台提交预约申请。（2）预约申请应详细填写会议或活动的名称、时间、预计时长、参与人数、使用会议室类型等信息。（3）如有特殊需求，如设备使用要求、餐饮安排等，应在申请中注明。2.审批流程（1）预约申请提交后，由会议室管理部门进行初步审核，审核内容包括申请信息是否完整、会议室是否可用等。（2）对于大型会议室、涉及公司重要决策或跨部门的会议预约，需经公司领导审批。（3）中型会议室预约由部门负责人审批，小型会议室预约由所在部门主管审批。（4）审批通过后，预约申请状态将更新为“已批准”，使用人员可按照预约时间使用会议室。3.取消预约（1）如因特殊情况需要取消预约，使用人员应提前[X]小时在预约系统中提交取消申请，并说明取消原因。（2）未经批准擅自取消预约或未提前足够时间取消预约的，将按照本制度相关规定进行处理。四、使用规范1.使用时间（1）使用人员应严格按照预约时间使用会议室，不得提前或推迟进入。如有特殊情况需要调整时间，应提前与会议室管理部门沟通，并重新提交预约申请。（2）会议或活动预计时长结束后，使用人员应及时清理会议室，将会议室恢复原状，不得无故延长使用时间。如需延长，应提前向会议室管理部门申请，并经批准后方可继续使用。2.人员管理（1）进入会议室的人员应严格遵守公司的各项规章制度，保持良好的秩序和文明礼貌。（2）会议期间，应将手机调至静音或关机状态，不得在会议室内大声喧哗、接听电话或从事与会议无关的事情。（3）如需使用会议室进行培训、讲座等活动，应提前做好人员组织和管理工作，确保活动的顺利进行。3.设备使用（1）会议室配备的各类设备（如投影仪、音响、麦克风、电脑等）由专人负责管理和维护定期进行检查和调试，确保设备正常运行。（2）使用人员如需使用会议室设备，应提前向会议室管理部门提出申请，并在使用过程中按照操作规程正确使用，不得擅自拆卸、更改设备配置或损坏设备。（3）使用完毕后，应及时关闭设备电源，将设备恢复原状，并告知会议室管理部门设备使用情况。4.环境卫生（1）使用人员应保持会议室的环境卫生，不得在会议室内吸烟、乱扔垃圾。（2）会议结束后，应将会议产生的文件、资料等整理带走，不得随意丢弃在会议室。如需在会议室留存相关资料，应提前与会议室管理部门沟通，并按照规定进行存放。（3）定期对会议室进行清洁消毒，确保会议室环境整洁、卫生。五、资源调配与共享1.资源调配原则（1）根据会议室的使用情况和需求，会议室管理部门有权对会议室进行合理调配。在满足公司正常会议及活动需求的前提下，鼓励各部门之间共享会议室资源。（2）对于多个部门同时申请使用同一时间段会议室的情况，会议室管理部门应根据会议的重要性、参与人数等因素进行综合评估，优先安排重要会议或参与人数较多的会议使用会议室。2.资源共享方式（1）各部门在安排会议时，应充分考虑其他部门的需求，尽量避免出现会议室闲置或过度占用的情况。如有可能，可与其他部门协商合并会议，共同使用会议室。（2）对于临时增加的会议或活动，在会议室资源允许的情况下，会议室管理部门可根据实际情况进行临时调配，安排合适的会议室供其使用。3.协调与沟通（1）在会议室资源调配过程中，如出现部门之间的使用冲突或其他问题，会议室管理部门应及时进行协调沟通，确保问题得到妥善解决。（2）各部门应积极配合会议室管理部门的工作，提供必要的信息和支持，共同做好会议室资源的管理和使用工作。六、监督与检查1.监督机制（1）公司设立会议室使用监督小组，由公司办公室、人力资源部门及相关部门代表组成，负责对会议室使用情况进行监督检查。（2）监督小组定期对会议室使用情况进行抽查，检查内容包括预约申请的执行情况、使用规范的遵守情况、设备使用及环境卫生等方面。2.违规处理（1）对于违反本制度规定的行为，监督小组将视情节轻重给予相应的处理。（2）对于未经申请擅自使用会议室、未按预约时间使用会议室、未遵守使用规范等行为，第一次给予警告，第二次将在公司内部进行通报批评，并限制其在一定期限内使用会议室；对于造成会议室设备损坏、环境卫生严重污染等严重违规行为，除责令其赔偿损失外，还将根据公司相关规定给予相应的纪律处分。3.反馈与改进（1）监督小组应及时收集和反馈会议室使用过程中存在的问题和建议，为完善本制度提供依据。（2）会议室管理部门应根据监督检查结果和反馈意见，定期对本制度进行评估和修订，不断优化会议室使用管理流程，提高管理水平。七、费用管理1.费用标准（1）公司会议室使用原则上不收取费用，但对于因特殊情况需要使用外部会议室或产生额外费用（如设备租赁、餐饮服务等）的，由使用部门承担相应费用。（2）外部会议室租赁费用及其他额外费用的标准，由公司办公室根据市场行情及实际情况制定，并报公司领导批准后执行。2.费用报销（1）使用部门在产生会议室使用相关费用后，应按照公司财务报销制度的规定及时办理报销手续。（2）报销时应提供相关的发票、合同等凭证，