电力设计档案管理制度

PAGE电力设计档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司电力设计档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，充分发挥档案在公司生产、经营、管理及技术创新中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司电力设计项目从项目启动至项目结束全过程中形成的各类档案资料的管理，包括但不限于设计图纸、计算书、技术文件、会议纪要、往来函件等。（三）管理原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理部门，对电力设计档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.完整性原则保证电力设计项目各阶段形成的档案资料齐全、完整，全面反映项目的全过程。3.准确性原则档案内容应真实、准确，与实际设计情况相符，数据可靠，文字表述清晰。4.安全性原则采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.便于利用原则档案的整理、分类和存储应便于查阅和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司电力设计档案管理制度。2.负责公司电力设计档案的收集、整理、分类、编目、装订、存储等日常管理工作。3.指导和监督各部门对电力设计项目档案的形成、积累和整理工作，确保档案资料的质量。4.建立健全档案检索系统，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。5.负责档案的安全保管，定期对档案进行检查、清点和维护，确保档案的实体安全和信息安全。6.组织档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行处理。7.负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。8.开展档案管理的培训和宣传工作，提高员工的档案意识和档案管理水平。（二）项目负责人职责1.负责组织本项目档案资料的收集、整理和归档工作，确保项目档案资料的完整性和准确性。2.在项目实施过程中，督促项目组成员及时将各自工作中形成的档案资料移交项目资料员，做好档案资料的积累工作。3.对项目档案资料进行初步审核，确保档案资料符合归档要求，并在档案移交清单上签字确认。4.配合档案管理部门做好项目档案的整理、编目等工作，提供必要的信息和资料。（三）项目资料员职责1.负责本项目档案资料的日常收集、整理和保管工作，按照档案管理要求对资料进行分类、编号、装订等。2.协助项目负责人做好档案资料的积累工作，及时提醒项目组成员将工作中形成的档案资料移交归档。3.对收集到的档案资料进行初步审核，确保资料的真实性、完整性和准确性，不符合要求的及时反馈给相关人员进行补充或修正。4.在项目结束后，将整理好的项目档案资料移交档案管理部门，并办理交接手续。（四）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门涉及电力设计项目档案资料的收集、整理和保管工作，并按照公司档案管理要求及时移交档案管理部门。2.在电力设计项目实施过程中，各部门应积极配合项目负责人和项目资料员的工作，提供必要的档案资料和信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件，包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目核准文件等。2.设计基础资料，如地质勘察报告、水文气象资料、地形图等。3.设计过程中形成的各类文件，包括设计图纸、计算书、技术文件、设计变更通知等。4.项目评审文件，如评审会议纪要、专家意见等。5.与项目相关的往来函件、合同协议、招投标文件等。6.项目竣工验收文件，如竣工验收报告、质量检验报告等。（二）收集要求1.项目负责人应及时组织项目组成员收集各自工作中形成的档案资料，并按照档案管理要求进行整理。2.对于外来文件，如业主提供的资料文件、相关部门的批复文件等，项目资料员应及时收集，并进行登记和整理。3.收集的档案资料应真实、完整反映项目的实际情况，不得遗漏重要信息。（三）整理原则1.遵循电力设计项目的工作流程和文件形成规律，保持文件之间的有机联系。2.按照文件的类别、时间顺序等进行分类整理，便于查找和利用。3.同一项目的档案资料应集中整理，不得分散保存。（四）整理方法1.分类根据电力设计项目档案的内容和性质，分为项目前期文件、设计基础资料、设计文件、项目评审文件、往来文件、竣工验收文件等类别。2.编号对每一类档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。编号可采用字母和数字相结合的方式，如“QD001”表示项目前期文件中的第1份文件。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、文件名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速查找和了解档案内容。4.装订对纸质档案资料进行装订，装订应整齐、牢固，便于长期保存。装订时应去除金属物，如订书钉、回形针等。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.项目结束后，项目资料员应及时将整理好的项目档案资料移交档案管理部门，并填写档案移交清单。2.档案管理部门在接收项目档案资料时，应按照移交清单进行核对，确保档案资料的完整性和准确性。3.对于不符合归档要求的档案资料，档案管理部门应退回项目资料员，要求其补充或修正后重新归档。（二）保管期限根据电力设计档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管涉及公司核心技术、重大项目决策、重要知识产权等具有长期保存价值的档案资料。2.长期保管保存期限为10年以上（含10年）的档案资料，如重要的设计文件、项目评审文件等。3.短期保管保存期限为19年的档案资料，如一般性的往来文件、项目初步设计文件等。（三）保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备等，对纸质档案进行分类存放。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.电子档案保管建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。同时，应定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的可读性和完整性。（四）档案保管措施1.建立健全档案保管制度，明确档案保管人员的职责和工作流程。2.加强档案库房的安全管理，设置门禁系统、监控系统等，防止无关人员进入档案库房。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，采取必要的防护措施，如安装消防设备（灭火器、消防栓等）、除湿机、防虫药品、防盗门窗等。5.对档案的借阅、利用情况进行记录，及时掌握档案的流向和使用情况。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅电力设计档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.因工作需要查阅重要档案资料的，需经公司主管领导批准。3.外部单位查阅公司电力设计档案，需持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等信息，经公司主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）查阅程序1.查阅人员填写档案查阅申请表，提交给所在部门负责人或公司主管领导审批。2.审批通过后，查阅人员持申请表到档案管理部门办理查阅手续，档案管理人员根据申请表提供相应的档案资料。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在查阅申请表上签字确认。（三）利用规定1.档案的利用应严格遵守国家有关法律法规和公司的保密制度，不得泄露档案内容。2.因工作需要对档案进行复制、摘录或引用的，应经档案管理部门同意，并注明出处。3.利用档案形成的成果，如研究报告、论文等，其知识产权归公司所有。如需对外发表或使用，应经公司主管领导批准。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关技术专家和业务骨干组成，负责对公司电力设计档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。对于已超过保管期限、失去保存价值且无利用必要的档案，可考虑予以销毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对档案进行清查，确定需要鉴定的档案范围。2.档案管理部门对拟鉴定的档案进行整理和统计，提供档案的基本情况和相关信息。3.鉴定小组根据鉴定标准，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。4.对于确定需要销毁的档案，编制档案销毁清单，经公司主管领导批准后进行销毁。（四）销毁程序1.档案管理部门按照档案销毁清单，组织专人对档案进行销毁。2.销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。如纸质档案可采用焚烧、粉碎等方式销毁，电子档案应进行彻底删除或格式化处理。3.销毁过程中，应安排专人进行监督，并在档案销毁清单上签字确认。4.档案销毁清单应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的数量、种类、保管期限、利用情况等进行统计。2.统计数据应准确、及时，统计报表应按照规定的格式和时间要求报送公司领导和相关部门。3.通过档案统计工作，分析档案管理的现状和存在的问题，为档案管理工作的改进提供依据。（二）移交工作1.公司因机构