档案分类三合一制度

PAGE档案分类三合一制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案管理，实现档案分类的标准化、规范化和科学化，提高档案管理水平和利用效率，特制定本档案分类三合一制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及所属单位的档案管理工作。（三）基本原则1.遵循国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.坚持统一领导、分级管理的原则，明确各部门在档案管理中的职责。3.按照档案形成的规律和特点，进行科学分类，便于保管和利用。二、档案分类方案（一）分类依据根据本公司/组织的职能、业务范围和档案内容，结合国家档案分类标准，确定以年度、机构（问题）、保管期限为分类方法，简称“三合一”分类法。（二）分类细则1.年度分类以文件形成的年度为依据进行分类。每年形成的档案按年度分开排列，不同年度的档案不得混淆。2.机构（问题）分类按照本公司/组织内部的机构设置或业务职能进行分类。同一机构（问题）形成的档案集中排列在一起。公司总部各部门形成的档案，按部门名称分类。所属单位形成的档案，按单位名称分类。对于综合性业务或跨部门的档案，根据其主要内容归入相关机构（问题）。3.保管期限分类根据档案的重要程度和保存价值，确定保管期限。保管期限分为永久、定期（[X]年、[X]年等）。永久保管的档案：反映本公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对本公司/组织有长远利用价值的档案。定期保管的档案：在一定时期内对本公司/组织工作有查考利用价值的档案。（三）分类编号为便于档案的标识和管理，对每一类档案进行编号。编号采用“年度机构（问题）保管期限”的结构，中间用“/”隔开。例如：20XX办公室永久，表示20XX年度办公室形成的永久保管档案。三、档案整理要求（一）文件材料的收集1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料齐全、完整。2.收集的文件材料应包括纸质文件、电子文件及其它载体文件。3.对重要文件材料，应及时进行收集，防止散失。（二）文件材料的整理1.纸质文件材料应进行分类、装订、编页等整理工作。分类：按照档案分类方案进行分类。装订：去除文件材料上的金属物，采用左侧装订，保持文件整齐。编页：在文件材料的右上角或左上角编写页码，便于查找和统计。2.电子文件材料应按照规定的格式和命名规则进行整理。格式：采用通用的电子文件格式，如PDF、DOCX等，确保文件的可读性和通用性。命名规则：文件名应包含年度、机构（问题）、文件题名等信息，便于识别和检索。3.其它载体文件材料应进行相应的整理和编目。（三）档案编目1.编制档案目录，包括全宗号、年度、机构（问题）、保管期限、目录号、案卷号、题名、日期、页数、备注等项目。2.使用计算机管理档案的，应建立电子目录，方便查询和统计。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保档案库房安全、整洁、通风良好。2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施。（二）档案上架1.按照档案分类编号顺序，将档案上架存放，便于查找和管理。2.同一类档案应集中存放在同一排或同一区域的档案架上。（三）档案保管期限的调整1.定期对档案进行鉴定，根据档案的实际价值和保管期限的规定，调整档案的保管期限。2.对失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。五、档案利用（一）利用原则1.遵循保密原则，严格控制档案的查阅范围，确保档案信息安全。2.按照规定的程序和手续，提供档案利用服务。（二）利用手续办理1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.经档案管理部门负责人批准后，方可查阅档案。3.查阅档案时，应在指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。4.如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按规定进行登记。（三）利用登记对档案利用情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人、查阅内容、利用方式等信息。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成。（二）鉴定标准根据档案的保管期限规定和实际价值，对档案进行鉴定。鉴定标准如下：1.永久保管的档案：反映本公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对本公司/组织有长远利用价值的档案。2.定期保管的档案：在一定时期内对本公司/组织工作有查考利用价值的档案。3.失去保存价值的档案：已过保管期限，且无继续保存必要的档案。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见。2.经公司/组织领导批准后，填写《档案销毁清册》。3.按照规定的程序进行销毁，销毁时应有两人以上监销，并在《档案销毁清册》上签字。4.对已销毁的档案，应在档案目录中注明“已销毁”字样。七、档案统计（一）统计内容1.档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。（二）统计报表定期编制档案统计