劳动保障档案管理制度

PAGE劳动保障档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司劳动保障档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作流程，确保劳动保障档案的完整、准确、安全和有效利用，维护公司和员工的合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工劳动保障档案的管理，包括但不限于员工入职档案、劳动合同档案、工资福利档案、社会保险档案、职业培训档案、劳动争议处理档案等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映员工劳动保障相关情况，确保档案信息的可信度。2.完整性原则：全面收集、整理与员工劳动保障有关的各类资料，保证档案资料的齐全完整。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及员工个人隐私和公司机密的档案信息予以保密，防止信息泄露。4.规范化原则：按照统一的标准和规范进行档案管理工作，确保档案管理工作的科学性和系统性。（四）管理职责1.人力资源部门负责劳动保障档案管理工作的组织、协调和指导。制定和完善劳动保障档案管理制度，并监督执行。负责员工劳动保障档案的收集、整理、归档、保管和查阅等具体工作。2.各部门负责本部门员工劳动保障相关资料的收集、整理，并及时移交人力资源部门。配合人力资源部门做好劳动保障档案管理工作，提供必要的协助和支持。3.档案管理人员严格遵守档案管理规定，认真履行档案管理职责。负责档案的日常管理工作，包括档案的整理、分类、编号、装订、上架等。做好档案的安全保管工作，确保档案不受损坏、丢失和泄密。按照规定为有权限查阅档案的人员提供查阅服务，并做好查阅登记。二、档案收集（一）入职档案收集1.员工入职时，人力资源部门应向其发放《员工档案资料清单》，明确需要提交的档案材料。2.员工应在规定时间内提交以下材料：个人简历。身份证复印件。学历证书、学位证书复印件。职业资格证书复印件。劳动合同解除或终止证明（如有）。其他相关证明材料。3.人力资源部门对员工提交的材料进行审核，确保材料真实、完整。对于不符合要求的材料，应及时告知员工补充或更正。（二）劳动合同档案收集1.人力资源部门负责劳动合同的签订、续订、解除、终止等工作，并及时将相关合同文本及附件收集归档。2.劳动合同档案应包括以下内容：劳动合同文本。劳动合同变更协议。劳动合同解除或终止证明。员工签收劳动合同的回执。其他与劳动合同相关的材料。（三）工资福利档案收集1.财务部门负责每月工资核算及发放工作，并将工资发放明细、奖金分配方案、福利发放记录等资料及时移交人力资源部门。2.人力资源部门应将工资福利相关资料进行整理归档，工资福利档案应包括以下内容：工资发放表。奖金分配方案及发放记录。福利发放记录（如社保、公积金、节日福利等）。工资调整记录。其他与工资福利有关的材料。（四）社会保险档案收集1.人力资源部门负责办理员工社会保险参保、续保、停保等手续，并收集相关资料归档。2.社会保险档案应包括以下内容：社会保险参保登记表。社会保险缴费明细。社会保险变更记录。社会保险待遇申领及支付记录。其他与社会保险有关的材料。（五）职业培训档案收集1.培训部门负责组织员工参加各类职业培训，并将培训计划、培训教材（讲义）、培训签到表、培训考核成绩等资料及时移交人力资源部门。2.人力资源部门应将职业培训相关资料进行整理归档，职业培训档案应包括以下内容：员工培训申请表。培训计划。培训教材（讲义）。培训签到表。培训考核成绩及证书复印件。其他与职业培训有关的材料。（六）劳动争议处理档案收集1.当发生劳动争议时，人力资源部门应及时收集与争议相关的资料，包括争议发生的原因、经过、处理过程及结果等。2.劳动争议处理档案应包括以下内容：劳动争议申请书。相关证据材料（如劳动合同、工资条、考勤记录等）。劳动争议调解协议或仲裁裁决书、法院判决书等。其他与劳动争议处理有关的材料。（七）收集要求1.各部门应指定专人负责劳动保障相关资料的收集工作，确保资料及时、准确、完整。2.收集的资料应具有真实性、合法性和有效性，严禁伪造、篡改档案资料。3.对于重要资料，应进行原件收集；如无法收集原件，应收集经核对无误的复印件，并注明原件存放处及提供人。4.收集到的资料应按照类别进行初步整理，便于后续的归档工作。三、档案整理（一）分类标准1.劳动保障档案按照档案内容的性质和用途分为入职档案、劳动合同档案、工资福利档案、社会保险档案、职业培训档案、劳动争议处理档案等六大类。2.每大类档案可根据具体内容进一步细分小类，如入职档案可分为个人基本信息、学历证书、工作经历等小类；劳动合同档案可分为合同签订、变更、解除、终止等小类。（二）整理方法1.档案管理人员按照分类标准对收集到的档案资料进行分类整理。2.对于每份档案资料，应进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。编号可采用数字编码或字母与数字组合编码的方式。3.对每份档案资料进行编目，编目内容包括资料名称、编号、日期、来源、保管期限等。编目应清晰、准确，便于查阅。4.将编目后的档案资料按照类别和编号顺序进行排列，装入档案盒或档案袋，并在档案盒或档案袋上标明档案类别、编号范围等信息。5.建立档案目录索引，将档案类别、编号、资料名称等信息录入电子表格或档案管理系统，方便快速查询档案资料。（三）整理要求1.整理档案时应保持资料的原始顺序，不得随意打乱或丢失资料。2.对于破损、褪色的档案资料，应进行修复或复制，确保档案资料清晰可读。3.整理后的档案应达到分类科学、编号规范、编目准确、排列有序的要求，便于保管和利用。四、档案保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案保管库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全设施。2.档案保管库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。3.库房内应配备必要的档案装具（如档案柜、档案架等），并按照档案类别和编号顺序进行排列，便于档案的存放和查找。（二）保管期限1.劳动保障档案的保管期限根据国家法律法规及公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为15年，主要包括一些时效性较强、对公司和员工影响较小的档案资料，如临时性的工资报表、短期培训记录等。中期保管期限为510年，主要包括与员工劳动合同履行期间相关的档案资料，如工资发放明细、社会保险缴费记录等。长期保管期限为10年以上，主要包括涉及员工重大权益、对公司具有重要历史价值的档案资料。如员工入职档案、劳动合同解除或终止证明、劳动争议处理档案等。2.档案管理人员应根据档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，对于已到保管期限且无继续保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。（三）保管措施1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施进行处理。2.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。3.严格限制非档案管理人员进入档案保管库房，确因工作需要进入库房的，应经档案管理部门负责人批准，并进行登记。4.做好档案库房的安全保卫工作，安装必要的安全监控设备，配备消防器材等，确保档案库房的安全。五、档案查阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅劳动保障档案应遵循以下权限规定：人力资源部门工作人员因工作需要可查阅本部门保管的所有档案资料。其他部门工作人员因工作需要查阅涉及本部门员工的劳动保障档案时，应经本部门负责人批准，并填写《档案查阅申请表》。公司领导查阅劳动保障档案时，可直接查阅相关档案资料，但应在查阅后及时归还档案管理人员。2.外部单位或个人查阅公司劳动保障档案，应符合法律法规规定，并经公司总经理批准。查阅时，应出具单位介绍信或个人有效身份证件，并填写《档案查阅申请表》。（二）查阅程序1.查阅人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的类别、编号、查阅目的等信息，并签字确认。2.《档案查阅申请表》经批准后，档案管理人员根据查阅申请表提供的信息，查找并提供相应的档案资料。3.查阅人应在档案管理人员指定的地点查阅档案，查阅过程中不得擅自涂改、抽取、撤换档案资料。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案资料归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认查阅情况。（三）查阅登记1.档案管理人员应建立《档案查阅登记表》，详细记录查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅档案类别及编号、查阅目的、查阅期限等信息。2.《档案查阅登记表》应妥善保管，保存期限与档案保管期限相同，以备日后查阅和审计。（四）查阅要求1.查阅档案时，应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。如因查阅人原因导致档案信息泄露，查阅人应承担相应的法律责任。2.查阅人不得擅自将档案资料带出档案保管场所。如需带出，应经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续，借阅期限不得超过规定时间。3.档案管理人员应对查阅情况进行跟踪，确保查阅人按时归还档案资料。如发现查阅人未按时归还或档案资料有损坏等情况，应及时采取措施进行处理。六、档案借阅（一）借阅权限1.公司内部人员借阅劳动保障档案应遵循以下权限规定：人力资源部门工作人员因工作需要可借阅本部门保管的所有档案资料，但应在规定时间内归还。其他部门工作人员因工作需要借阅涉及本部门员工的劳动保障档案时，应经本部门负责人批准，并填写《档案借阅申请表》。借阅期限一般不得超过[X]个工作日。公司领导借阅劳动保障档案时，可直接借阅相关档案资料，但应在借阅后及时归还档案管理人员，并注明借阅用途。2.外部单位或个人借阅公司劳动保障档案，应符合法律法规规定，并经公司总经理批准。借阅期限一般不得超过[X]个工作日。（二）借阅程序1.借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的类别、编号、借阅目的、借阅期限等信息，并签字确认。2.《档案借阅申请表》经批准后，档案管理人员根据借阅申请表提供的信息，查找并提供相应的档案资料。3.借阅人应在档案管理人员指定的地点借阅档案，借阅过程中不得擅自涂改、抽取、撤换档案资料。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。4.借阅人应在借阅期限届满前归还档案资料，如需延期借阅，应提前办理续借手续。续借期限不得超过原借阅期限。（三）借阅登记1.档案管理人员应建立《档案借阅登记表》，详细记录借阅日期、借阅人姓名、所在部门、借阅档案类别及编号、借阅目的、借阅期限、归还日期等信息。2.《档案借阅登记表》应妥善保管，保存期限与档案保管期限相同，以备日后查阅和审计。（四）借阅要求1.借阅档案时，应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。如因借阅人原因导致档案信息泄露，借阅人应承担相应的法律责任。2.借阅人不得擅自将档案资料转借他人或用于其他非借阅目的。如需转借他人，应经档案管理部门负责人批准。3.档案管理人员应对借阅情况进行跟踪，确保借阅人按时归还档案资料。如发现借阅人未按时归还或档案资料有损坏等情况，应及时采取措施进行处理。七、档案统计（一）统计内容1.劳动保障档案统计应包括档案数量、类别、保管期限、查阅借阅情况等方面的信息。2.具体统计指标如下：各类档案的年度新增数量。各类档案的累计数量。不同保管期限档案的数量分布。每月、每季度、每年的档案查阅借阅次数及查阅借阅人员情况。（二）统计方法1.档案管理人员应定期对档案进行统计，统计数据应来源于档案管理系统或档案登记台账。2.统计工作可采用手工统计或利用电子表格软件进行统计，统计结果应准确、及时。3.对于统计数据，应进行分析和总结，形成档案统计报表，为公司劳动保障管理决策提供参考依据。（三）统计报表1.档案统计报表应包括报表名称、统计期间、统计指标、统计数据等内容。2.统计报表应定期报送人力资源部门负责人及公司领导，同时抄送相关部门。3.档案统计报表应妥善保管，保存期限与档案保管期限相同。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由人力资源部门负责人担任组长，档案管理人员、财务人员、法务人员等为成员。档案鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.档案鉴定工作应依据国家法律法规及公司档案管理制度进行，确保鉴定结果的准确性和合法性。2.对于已到保管期限的档案，应从档案的历史价值、现实利用价值、法律凭证作用等方面进行综合评估，确定是否具有继续保存的必要。3.具有以下情形之一的档案，可确定为无继续保存价值，予以销毁：保管期限已满且无查考利用价值的档案。重复、冗余或已被新资料替代的档案。根据国家法律法规规定无需保存的档案。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对到期档案进行逐卷鉴定，提出销毁意见，并填写《档案销毁鉴定表》。2.《档案销毁鉴定表》经档案鉴定工作小组