档案管理制度培训讲话

PAGE档案管理制度培训讲话一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：档案应全面收集，涵盖公司工作的各个方面，保证档案的完整性。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部综合管理部是公司档案管理的职能部门，负责档案管理工作的组织、协调和实施。其主要职责包括：1.制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。4.负责档案库房的日常管理，确保档案的安全保管。5.组织开展档案的鉴定、销毁工作。6.为公司各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务。7.指导和监督各部门的档案管理工作。（二）各部门各部门负责本部门在工作中形成的各类档案的收集、整理、保管，并按规定定期向综合管理部移交。各部门应指定专人负责档案管理工作，确保档案工作的顺利开展。其主要职责包括：1.负责本部门档案的收集、整理、分类、编目等基础工作。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门的档案移交综合管理部。3.配合综合管理部做好档案的查阅、借阅等工作。4.对本部门档案的真实性、完整性负责。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，行政公文，工作计划与总结，人事档案等。2.财务审计类：包括财务预算、决算报告，财务报表，审计报告，税务资料等。3.市场营销类：包括市场调研、分析报告，营销策划方案，销售合同，客户资料等。4.技术研发类：包括研发项目立项、可行性研究报告，技术方案，技术合同，专利、商标、著作权等知识产权文件。5.生产管理类：包括生产计划、调度文件，生产工艺文件，质量控制文件，设备管理文件等。6.物资采购类：包括采购计划、合同，供应商资料，物资验收文件等。7.项目管理类：包括项目立项、招投标文件，项目合同，项目进度报告，项目验收文件等。8.企业文化类：包括公司文化建设规划、活动方案，企业宣传资料，员工文化活动记录等。9.党群工作类：包括党组织建设、党员管理文件，工会工作文件，共青团工作文件等。10.其他类：不属于以上各类的其他档案。（二）档案编号档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式。年度为公元纪年，取四位数字；类别代码采用大写英文字母表示，与档案分类相对应；流水号为阿拉伯数字，按档案形成时间顺序依次编号。例如：2023A001，表示2023年度行政管理类的第1份档案。四、档案的收集与整理（一）收集范围公司各部门及员工在工作中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、数据、声像等材料，均应纳入档案收集范围。具体包括但不限于以下内容：1.上级机关下发的与本公司有关的文件、指示、通知等。2.公司内部形成的各类文件、报告、决议、纪要、合同、协议等。3.公司对外交往中形成的函件、传真、合同、协议等。4.公司各类会议记录、纪要、简报等。5.公司员工的人事档案、培训记录、考核材料等。6.公司财务报表、审计报告、税务资料等。7.公司市场营销活动中形成的市场调研、分析报告，营销策划方案，销售合同，客户资料等。8.公司技术研发过程中形成的研发项目立项、可行性研究报告，技术方案，技术合同，专利、商标、著作权等知识产权文件。9.公司生产管理过程中形成的生产计划、调度文件，生产工艺文件，质量控制文件，设备管理文件等。10.公司物资采购过程中形成的采购计划、合同，供应商资料，物资验收文件等。11.公司项目管理过程中形成的项目立项、招投标文件，项目合同，项目进度报告，项目验收文件等。12.公司企业文化建设过程中形成的公司文化建设规划、活动方案，企业宣传资料，员工文化活动记录等。13.公司党群工作过程中形成的党组织建设、党员管理文件，工会工作文件，共青团工作文件等。14.其他具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集人员应按照档案收集范围，及时收集本部门在工作中形成的各类档案，并进行初步整理。3.对于重要文件、资料，应及时进行备份，确保档案的安全。4.档案收集人员应定期将收集到的档案移交综合管理部，不得擅自留存。（三）整理原则档案整理应遵循以下原则：1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于保密和查阅。（四）整理方法1.分类：按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类。同一类别的档案应集中在一起，不同类别的档案应分开存放。2.编号：按照档案编号规则，对每一份档案进行编号，并在档案首页右上角加盖编号章。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。档案目录应一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册。4.装订：对纸张规格不一致、破损的档案进行修补、裱糊，然后按照一定的顺序进行装订。装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。5.装盒：将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、题名、保管期限等信息。五、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的重要档案，如公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，财务审计报告等，应永久保管。2.长期保管的档案：凡是在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，如公司年度工作计划与总结，市场营销策划方案，技术研发项目文件等，保管期限为10年至50年。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，如一般性的行政公文、会议记录、简报等，保管期限为1年至10年。（二）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。3.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。5.电子档案应定期进行备份，并存储在不同的介质上，以防数据丢失。六、档案的利用（一）查阅1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理查阅手续。2.查阅档案时，应在综合管理部指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽换、污损等。4.查阅完毕后，应及时将档案归还综合管理部，并办理归还手续。（二）借阅1.公司内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报综合管理部负责人审批。2.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。如因工作需要确需复制、摘录档案内容的，应经综合管理部负责人批准。4.借阅人员应按时归还档案，如发生档案丢失、损坏等情况，应及时报告综合管理部，并承担相应的赔偿责任。（三）外借1.因工作需要，公司外部单位或个人查阅、借阅公司档案的，应填写《档案外借申请表》，注明查阅目的（或借阅目的）、查阅内容（或借阅内容）、查阅时间（或借阅时间）等信息，经公司分管领导签字同意后，到综合管理部办理查阅（或借阅）手续。2.档案外借时，应与借阅单位或个人签订《档案外借协议》，明确双方的权利和义务，确保档案的安全。3.档案外借期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长外借期限，应提前办理续借手续。4.外借档案应在规定的时间内归还，如发生档案丢失、损坏等情况，借阅单位或个人应承担相应的赔偿责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.根据档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定。鉴定工作由综合管理部牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应按照档案的保管期限、价值等标准，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对已超过保管期限且无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，经公司分管领导批准后，予以销毁。（二）销毁1.档案销毁应在指定的地点进行，由综合管理部派人监销。销毁时，应确保档案内容无法恢复。2.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对公司现有档案进行数字化处理，并按照档案分类标准进行分类存储。2.档案信息录入：将档案的基本信息、目录信息等录入档案管理信息系统，建立档案数据库。3.档案检索：利用档案管理信息系统，实现档案的快速检索和查询功能，可以按照档案编号、题名、日期、保管期限、密级等条件进行检索。4.档案利用：通过档案管理信息系统，实现档案的在线查阅、借阅等功能，提高档案利用的效率和便捷性。5.系统