农村教育档案管理制度

PAGE农村教育档案管理制度一、总则（一）目的农村教育档案管理工作对于保障农村教育事业的健康发展、提高教育教学质量、促进教育公平具有至关重要的意义。本制度旨在规范农村教育档案的管理流程，确保档案的完整性、准确性、安全性和可利用性，为农村教育工作提供有力的支持和依据。（二）适用范围本制度适用于农村地区各级各类学校、教育机构以及相关教育管理部门所涉及的教育档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映农村教育工作的实际情况，不得弄虚作假。2.完整性原则：全面收集、整理和保存农村教育工作中形成的各类档案资料，确保档案的系统性和完整性。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据、文字等记录应清晰、规范。4.安全性原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄露。5.可利用性原则：便于档案的查阅、检索和利用，充分发挥档案在教育教学、管理决策等方面的作用。二、档案管理机构与人员职责（一）管理机构各农村学校应设立专门的档案管理机构，如档案管理室或档案室，负责本校教育档案的集中统一管理。教育管理部门应指定专人或设立相应机构负责辖区内农村教育档案的统筹管理和指导工作。（二）人员职责1.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。建立档案检索系统，编制档案目录和索引，方便档案的查询和利用。对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整。严格遵守档案管理的各项规定和操作规程，保守档案机密。积极开展档案信息开发利用工作，为学校和教育管理部门提供档案资料服务。2.各部门兼职档案员职责负责本部门文件材料的收集、整理和初步归档工作，定期向档案管理机构移交。协助档案管理人员做好档案的整理、编目等工作，提供相关档案信息。了解和掌握档案管理的有关规定，确保本部门文件材料的形成和积累符合档案管理要求。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.学校行政管理档案：包括学校发展规划、工作计划与总结、会议记录、规章制度、人事档案、财务档案等。2.教育教学档案：涵盖教学计划、教案、教材、教学成果资料、学生学籍档案、考试试卷等。3.教师业务档案：包含教师个人基本信息、教学业绩、教研成果、培训记录等。4.学生德育档案：涉及学生品德表现、奖惩情况、社会实践活动记录等。5.学校基建档案：如校园建设规划、工程图纸、施工文件、竣工验收资料等。6.学校设备档案：包括教学设备、办公设备等的购置、使用、维护记录。7.其他与农村教育相关的档案资料：如教育改革与发展研究资料、对外交流合作文件等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章等手续齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、存储安全，并与纸质文件同步收集。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，如将行政管理档案分为综合管理、人事管理、财务管理等类别；教育教学档案分为课程教学、实践教学、教学评价等类别。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，便于管理和查询。编号应遵循一定的规律，如采用数字编码或字母与数字组合编码。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速查找和核对档案。4.装订：对纸质档案进行整齐装订，去除金属物和破损页，确保档案的牢固和美观。四、档案的保管与保护（一）保管场所档案管理机构应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度适宜。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防虫药品、灭火器、温湿度计等，确保档案的安全存放。（三）保管期限根据档案的重要性和使用价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。1.永久保管档案：主要包括学校发展规划、重大改革方案、重要人事任免文件、财务决算等具有长远历史价值和凭证作用的档案。2.长期保管档案：一般为10年以上，如教学计划、学生学籍档案、教师业务档案等对学校教育教学和管理工作有重要参考价值的档案。3.短期保管档案：通常为保管110年，如一般性的会议记录、临时性的工作计划等档案。（四）档案的定期检查与清点档案管理人员应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查。检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。发现问题及时采取措施进行处理，并做好检查记录。同时，定期对档案进行清点，确保档案的账实相符。（五）档案的修复与抢救对破损、褪色、霉变等有问题的档案，应及时进行修复和抢救。修复档案应遵循保持档案原貌的原则，采用适当的修复技术和材料进行处理。对于重要档案的抢救工作，应制定专门的方案，并及时向上级主管部门报告。五、档案的利用与借阅（一）利用原则档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为学校教育教学、管理决策、教师专业发展、学生成长等提供有效服务。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案资料供其查阅。查阅时，利用者应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经相关部门负责人批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制：对于确需复制的档案资料，利用者应填写复制申请表，经档案管理机构负责人审核同意后，由档案管理人员进行复制。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案管理机构印章。（三）利用登记建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等情况进行详细记录。登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称及数量等信息。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现农村教育档案的信息化管理，建立档案信息数据库，提高档案管理的效率和服务水平，方便档案的检索、利用和共享。（二）信息化管理系统选用适合农村教育档案管理的信息化管理系统，对档案的收集、整理、存储、检索、利用等环节进行全面管理。系统应具备用户权限管理、数据备份与恢复、安全审计等功能，确保档案信息的安全可靠。（三）电子档案管理1.对电子文件的形成、收集、整理、归档等过程进行规范管理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。2.按照档案管理要求，对电子档案进行分类、编号、编目等处理，并与纸质档案建立对应关系。3.定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据的安全性。（四）档案信息资源共享利用信息化手段，实现农村教育档案信息资源的共享。通过建立档案信息网站或共享平台，为学校、教育管理部门、教师、学生等提供档案信息查询和下载服务，促进农村教育资源的优化配置和有效利用。七、档案管理的监督与考核（一）监督机制教育管理部门应加强对农村学校教育档案管理工作的监督检查，定期组织开展档案管理工作专项检查，及时发现和纠正存在的问题。学校内部应建立健全档案管理工作的自我监督机制，档案管理机构定期对各部门档案管理情况进行检查和指导。（二）考核办法制定科学合理的档案管理工作考核办法，将档案管理工作纳入学校和教育管理部门的绩效考核体系。考核内容包括档案管理制度建设、档案收集