档案对标先进制度

PAGE档案对标先进制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。本制度旨在通过对标先进档案管理制度，确保公司档案管理工作符合相关法律法规及行业标准，实现档案管理的规范化、科学化、信息化，为公司的发展提供有力的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理公司在各个工作环节形成的档案，保证档案的完整性。3.准确性原则：档案的整理、分类、编号等应准确无误，便于查找和利用。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案，应严格保密，防止信息泄露。5.时效性原则：及时对档案进行收集、整理、归档，确保档案的时效性。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门的档案管理工作，定期进行检查和考核。3.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、分类、编号、存储、检索、利用等工作。4.负责档案信息化建设，建立和维护公司档案管理信息系统，实现档案的数字化管理。5.负责档案的安全保管，采取必要的安全防护措施，确保档案的安全与完整。6.组织开展档案编研工作，开发档案信息资源，为公司决策提供参考依据。（二）各部门档案管理职责1.负责本部门档案的收集、整理、分类、编号等基础工作，并定期向公司档案管理部门移交。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理工作的具体实施，并接受公司档案管理部门的业务指导。3.严格遵守公司档案管理制度，确保本部门档案的安全与完整。4.根据工作需要，及时向公司档案管理部门申请查阅、借阅档案，并按照规定办理相关手续。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业的档案管理知识和技能，熟悉档案管理业务流程。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、存储、检索、利用等，确保档案管理工作的规范化、科学化。3.严格遵守档案管理制度，保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。4.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理，并向上级报告。5.积极参加档案业务培训和学习，不断提高自身业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料，均应纳入档案收集范围。2.上级机关下发的与公司有关的文件、指示精神等。3.公司对外签订的合同、协议、意向书等。4.公司内部的规章制度、工作计划、总结、报告、会议记录等。5.公司的科研项目成果、技术资料、产品资料等。6.公司的人事档案、财务档案、业务档案等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集人员应按照档案收集范围，及时收集本部门在工作中形成的各类档案，并进行初步整理。3.对重要文件、资料等应进行备份，防止原件丢失或损坏。4.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、伪造、销毁档案材料。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、保管和检索。（四）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，编制归档文件目录。2.科技档案：按照项目、阶段、专业进行分类整理，建立项目档案卷内目录和备考表。3.人事档案：按照干部档案管理规定进行整理，建立档案目录和档案袋。4.财务档案：按照会计档案管理办法进行整理，装订成册，编制会计档案目录。5.业务档案：根据业务特点，制定相应的分类标准进行整理，建立业务档案索引。四、档案的分类与编号（一）分类标准1.文书档案：分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类等。2.科技档案：分为科研项目档案、产品档案、基本建设档案、设备仪器档案等。3.人事档案：分为干部档案、工人档案等。4.财务档案：分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等。5.业务档案：根据不同业务类型，制定具体的分类标准。（二）编号规则1.文书档案：采用年度保管期限流水号的编号方式，例如：2023永久001，表示2023年度形成的永久保管的第1份文书档案。2.科技档案：采用项目编号分类号流水号的编号方式，例如：KJ20230101001，表示2023年第1个科技项目的第1类第1份科技档案。3.人事档案：按照干部档案管理规定的编号方法进行编号。4.财务档案：采用年度类别流水号的编号方式，例如：2023会计凭证001，表示2023年度第1册会计凭证。5.业务档案：根据业务特点，制定相应的编号规则。五、档案的存储与保管（一）存储方式1.建立专门的档案库房，配备必要的档案存储设备，如档案柜、档案架、密集架等，确保档案存放安全、整齐、有序。2.对电子档案，应采用磁盘、磁带、光盘等存储介质进行备份，并建立电子档案存储目录，便于检索和管理。3.对于重要档案和珍贵档案，应采取特殊的存储保护措施，如采用专柜存放、密封保存、防虫防潮等。（二）保管条件1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.配备必要的消防设备和安全防护设施，如灭火器、防火门、防盗报警装置等，确保档案库房的安全。3.定期对档案库房进行检查和维护，及时发现和处理档案存储过程中出现的问题。（三）档案保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管：分为30年、10年两种期限。对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，应定期保管。（四）档案清查与盘点1.每年定期对档案进行清查盘点，确保档案的数量、质量和存储情况与档案管理系统记录一致。2.清查盘点过程中，如发现档案丢失、损坏、霉变等情况应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.编制档案清查盘点报告，对清查盘点结果进行总结分析，并向上级报告。六、档案的检索与利用（一）检索工具1.建立完善的档案检索工具，如档案目录、索引、指南等，便于快速查找和利用档案。2.利用档案管理信息系统，实现档案的计算机检索，提高检索效率和准确性。（二）利用方式与手续1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到公司档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门根据查阅申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改档案内容，不得将档案带出档案库房。3.如需借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和公司档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。如因工作需要复制档案，应填写《档案复制申请表》，经公司档案管理部门负责人签字同意后，方可复制。5.外单位人员查阅、借阅公司档案，应按照国家有关规定和公司相关制度办理审批手续。（三）档案利用效果跟踪1.对档案利用情况进行跟踪记录，了解档案利用的频率、效果等信息。2.根据档案利用效果跟踪情况，及时调整档案管理工作，提高档案服务质量。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织成立档案鉴定工作小组，由公司档案管理部门负责人、各部门档案管理人员及相关业务专家组成，负责档案鉴定工作的组织实施。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限表和档案价值鉴定标准，对档案进行鉴定。2.对于已超过保管期限且失去保存价值的档案，可考虑予以销毁。3.对于虽未超过保管期限，但确无保存价值的档案，经鉴定工作小组审核同意后，也可予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等。2.《档案销毁清册》经公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。