生计部档案管理制度

PAGE生计部档案管理制度一、总则（一）目的为加强生计部档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于生计部各部门及全体员工在工作中形成的各类档案管理。（三）档案定义本制度所指档案是指生计部在各项业务活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：生计部档案由专门的档案管理机构或人员进行集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.分类管理原则：按照档案的来源、内容、形式等进行分类，便于查找和利用。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.高效利用原则：充分发挥档案的作用，为生计部的各项工作提供及时、准确的信息支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构生计部设立档案管理室，负责本部门档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。2.制定和完善档案管理制度，指导各部门做好档案管理工作。3.对档案进行定期检查和盘点，确保档案的安全和完整。4.负责档案信息的数字化处理，提高档案利用效率。5.参与档案鉴定和销毁工作，确保档案的真实性和合法性。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.各类业务文件，包括工作计划、报告、总结、统计报表等。2.项目资料，如项目立项文件、可行性研究报告、项目合同、项目验收报告等。3.技术资料，包括技术方案、图纸、操作规程、技术标准等。4.人事档案，如员工入职登记表、劳动合同、培训记录、考核档案等。5.财务档案，如预算报表、财务凭证、审计报告等。6.其他具有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.档案收集应遵循真实性、完整性、准确性的原则，不得对档案进行涂改、伪造。3.对重要文件资料应进行备份，防止丢失。（三）整理方法1.分类：按照档案的类别进行分类，如业务档案、项目档案、技术档案等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。3.装订：对纸张档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.档案整理完毕后，由档案管理人员进行审核，确保档案的质量符合要求。2.审核通过的档案按照规定的分类和编号进行归档，存入档案库房。3.档案管理人员应建立档案归档台账，记录档案的归档时间、编号、名称等信息。（二）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括重要的业务文件、项目资料、财务档案等。3.长期保管的档案保管期限为10年以上，主要包括一般性的业务文件、技术资料等。4.短期保管的档案保管期限为10年以下，主要包括临时性的文件资料等。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找。3.定期对档案进行检查和盘点，发现问题及时处理。4.对电子档案应进行备份，并存储在安全的介质上。五、档案的利用（一）利用范围1.为生计部内部工作提供参考，如查阅业务文件、技术资料等。2.为项目申报、验收等提供支持，如查阅项目档案。3.为员工个人提供服务，如查阅人事档案、培训记录等。4.对外提供档案利用，应按照国家有关规定办理相关手续。（二）利用程序1.内部利用：员工因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理室查阅。2.外部利用：因工作需要对外提供档案利用，应填写档案利用申请表，经生计部负责人批准后，按照国家有关规定办理相关手续。3.档案管理人员应做好档案利用记录，包括利用时间、利用人、利用内容等信息。（三）利用要求1.查阅档案应在档案管理室进行，不得擅自将档案带出。2.查阅档案时应爱护档案，不得涂改、损坏、标记档案。3.如需复印档案，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理室应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.价值鉴定原则：根据档案的内容、来源、时间等因素，对档案的保存价值进行鉴定。（二）鉴定程序1.档案管理室组织成立档案鉴定小组，成员包括档案管理人员、业务部门负责人等。2.鉴定小组对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.根据鉴定意见，确定档案的保管期限，对失去保存价值的档案提出销毁意见。（三）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案，应填写档案销毁申请表，经生计部负责人批准后，进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁方式等信息。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立生计部档案管理信息系统，实现档案的电子化管理。2.提高档案管理的效率和准确性，方便档案的查询和利用。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行分类存储。2.系统建设：开发档案管理信息系统，实现档案的录入、查询、借阅、统计等功能。3.数据安全：采取数据备份、加密等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作，确保系统的正常运行。2.定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。3.加强对档案管理信息系统的安全管理，设置用户权限，防止信息泄露。八、监督与检查（一）监督机制生计部设立档案管理监督小组，负责对档案管理工作进行监督检查。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作情况。3.档案管理设施的配备和使用情况。（三）检查方式1.定期检查：档案管理监督小组定期对档案管理工作进行全面检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对档案管理工作进行不定期抽查。（四）问题