粮管所工作档案管理制度

PAGE粮管所工作档案管理制度一、总则（一）目的为加强粮管所工作档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在粮管所各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于粮管所各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：粮管所档案工作实行集中统一管理，由综合档案室负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映粮管所各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集粮管所工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.安全性原则：采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。（四）档案管理职责1.综合档案室职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定粮管所档案管理制度并组织实施。负责粮管所各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。建立健全档案检索工具，编制档案目录、索引等，方便档案的查询和利用。做好档案的保管工作，确保档案的安全，定期对档案进行检查、清点、核对，对破损、褪色的档案及时进行修复和复制。负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。积极开展档案的利用工作，为粮管所各项工作提供档案信息服务，根据工作需要及时、准确地提供档案资料。组织开展档案业务培训，提高粮管所工作人员的档案意识和业务水平。负责与上级档案管理部门及其他相关单位的档案业务联系与交流。2.各部门职责负责本部门工作中形成档案的收集、整理、立卷，并定期向综合档案室移交。明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，指导本部门工作人员做好文件材料的收集、整理工作，确保归档文件材料的质量。配合综合档案室做好档案的鉴定、销毁等工作，提供有关档案利用的信息和线索。严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案，不得擅自将档案带出本单位或转借他人。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关文件材料上级机关颁发的与粮管所工作有关的文件、指示、规定、通知等。上级机关召开的与粮管所工作有关的会议文件、材料、记录等。上级机关领导视察、检查粮管所工作形成的文件、讲话、批示等。2.本所文件材料粮管所制定的各种规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等。粮管所召开的各类会议文件、记录、纪要等。粮管所与其他单位签订的合同、协议、意向书等。粮管所工作人员在工作中形成的各类文件、材料、记录、报表等，包括但不限于业务文件、技术资料、财务凭证、人事档案材料等。粮管所开展的各类业务活动形成的文件、材料、照片、录像等，如粮食收购、储存、销售、质量检测等工作。3.下级单位文件材料下级单位报送的工作计划、总结、报告、统计报表等。下级单位重要工作情况汇报、典型经验材料等。4.其他文件材料与粮管所工作有关的各类声像资料，如照片、录音带、录像带等。粮管所获得的荣誉证书、奖状、奖杯等实物档案。粮管所参与的重大项目、重点工作形成的文件、材料等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应保持其真实性、完整性和原始性，不得擅自修改、涂抹、剪裁。3.对收集到的文件材料应进行初步整理，剔除无关的材料，按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类。（三）整理方法1.分类文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类。年度分为自然年度，保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下），机构（问题）根据粮管所的部门设置和工作职能进行划分。会计档案：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类。人事档案：按照干部档案管理的有关规定进行分类整理。业务档案：根据粮管所业务工作的特点和要求，按照不同的业务类型进行分类，如粮食收购档案、粮食储存档案、粮食销售档案等。2.编号文书档案：按照分类方案进行编号，编号应体现年度、保管期限、机构（问题）等信息，便于查找和管理。会计档案：按照会计档案的分类类别进行编号。人事档案：按照人事档案管理的编号规则进行编号。业务档案：根据业务档案的分类情况进行编号，确保编号的唯一性和系统性。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，以便于档案的检索和利用。对重要档案应编制卷内目录，卷内目录应包括序号、题名、日期、页号、备注等内容，置于卷首。4.装订文书档案、会计档案等应进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等，对破损的文件材料应进行修复。三、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材等，确保档案保管环境的适宜。（二）档案上架1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.同一类别的档案应集中存放，不同保管期限的档案应分开存放。3.档案架应标明档案类别、年度、保管期限等信息，便于识别和查找。（三）档案保管期限1.永久保管的档案：凡是反映粮管所主要职能活动和历史面貌的，对粮管所工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映粮管所一般工作活动，在较长时间内对粮管所工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管，保管期限为15年以上。3.短期保管的档案：凡是反映粮管所短期工作活动，在较短时间内对粮管所工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管，保管期限为少于15年。（四）档案定期检查1.综合档案室应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管环境等。2.检查周期为每年至少一次，对重点档案应增加检查次数。3.检查中发现的问题应及时处理，如档案破损、褪色应及时修复，档案丢失应及时查找，档案保管环境不符合要求应及时整改。（五）档案统计1.综合档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.统计报表应定期上报粮管所领导和上级档案管理部门，为档案管理决策提供依据。四、档案的利用（一）利用范围1.本所工作人员因工作需要查阅档案。2.上级机关、有关部门因工作需要查阅档案。3.司法机关、纪检监察部门因办案需要查阅档案。4.其他单位因工作需要查阅档案，须经粮管所领导批准。（二）利用手续1.本所工作人员查阅档案，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.上级机关、有关部门查阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等，经粮管所领导批准后，由综合档案室提供查阅服务。3.司法机关、纪检监察部门查阅档案，应出具相关法律文书或证明材料，经粮管所领导批准后，按照规定程序查阅档案。4.其他单位查阅档案，须经粮管所领导批准，并签订《档案查阅承诺书》，明确查阅范围、查阅期限、保密责任等，方可查阅档案。（三）利用方式1.查阅：档案利用者可在综合档案室查阅档案原件，但不得擅自将档案带出档案室。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等，经所在部门负责人和粮管所领导签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：档案利用者如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、复制用途等，经所在部门负责人和粮管所领导签字同意后，由综合档案室按照规定进行复制。复制的档案应加盖“粮管所档案复制专用章”，并注明复制日期。（四）利用登记1.综合档案室应对档案利用情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、单位、查阅（借阅、复制）时间、查阅（借阅、复制）内容、归还时间等。2.档案利用登记应及时、准确、完整，便于对档案利用情况进行统计和分析。（五）利用监督1.综合档案室工作人员应在档案利用现场进行监督，确保档案利用者遵守档案管理制度，不得擅自涂改、伪造、损毁档案。2.对档案利用过程中发现的问题，应及时制止并报告粮管所领导。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各部门负责人及相关业务人员组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定和粮管所档案管理的实际情况，对档案进行鉴定。2.鉴定档案时，应从档案的内容价值、历史价值、现实利用价值等方面进行综合评估，确定档案的保管期限。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对到期档案进行鉴定，逐卷逐件地审查档案内容，提出鉴定意见。2.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。3.《档案销毁清册》经粮管所领导审核批准后，方可进行销毁。（四）销毁方法1.根据档案的载体形式，采用不同的销毁方法。对纸质档案，可采用焚烧、粉碎等方法进行销毁；对电子档案，应进行彻底删除，并进行数据备份，防止数据恢复。2.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底、安全。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。（五）销毁记录1.综合档案室应对档案销毁情况进行详细记录，记录内容包括销毁时间、销毁地点、销毁档案名称、数量、销毁方法、监销人员等。2.档案销毁记录应长期保存，以备查考。六、电子档案管理（一）电子档案收集1.各部门应将工作中形成的电子文件及时收集整理，按照档案管理的要求进行分类、编号、编目等。2.电子文件应采用通用格式存储，确保其可读性和可利用性。（二）电子档案整理1.对收集到的电子档案进行整理，建立电子档案数据库，将电子档案按照分类编号顺序录入数据库。2.电子档案数据库应具备检索、查询、统计等功能，方便电子档案的管理和利用。（三）电子档案保管1.配备专用的电子档案存储设备，如服务器、磁盘阵列等，对电子档案进行集中存储。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，确保数据的安全性。3.建立电子档案保管环境监测制度，定期对存储设备、网络环境等进行检查，确保电子档案的安全存储。（四）电子档案利用1.电子档案利用应遵循本