档案三合一制度宣传稿模板

PAGE档案三合一制度宣传稿模板一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，便于档案的查阅、利用和保管，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本档案三合一制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实完整原则：档案应如实反映公司各项工作活动的真实情况，确保档案内容完整、准确。3.方便利用原则：建立健全档案管理制度和检索体系，便于档案的查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，接收、收集、整理、保管、鉴定、统计和利用公司档案。3.指导和监督各部门的档案工作，开展档案业务培训和宣传教育。4.定期对公司档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.负责档案信息化建设，建立电子档案管理系统，实现档案信息的数字化存储和共享。（二）各部门职责1.负责本部门在工作活动中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，并按规定时间移交综合管理部。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，配合综合管理部做好档案的整理、归档和利用等工作。3.严格执行档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整，不得擅自销毁、涂改、转借档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的文件材料，包括工商登记材料、公司章程、股东会决议等。2.公司各类会议形成的文件材料，如会议通知、议程、纪要、决议等。3.公司制定的各项规章制度、办法、标准等文件材料。4.公司生产、经营、管理活动中形成的文件材料，如合同协议、业务报表、财务凭证等。5.公司科研、技术创新活动中形成的文件材料，如科研项目立项报告、研究成果报告、专利申请文件等。6.公司员工人事档案，包括员工入职、离职、晋升、奖惩等材料。7.公司固定资产档案，包括设备购置合同、验收报告、使用说明书、维修记录等。8.公司对外宣传、交流活动中形成的文件材料，如宣传资料、新闻稿件、合作协议等。9.其他与公司工作相关的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对重要文件材料应进行备份，以防丢失或损坏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于计算机管理和手工检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行分类。公司档案分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类、声像档案类、电子档案类等一级类目。每个一级类目下再根据实际情况设置若干二级类目。2.编号：对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用全宗号、年度、保管期限、件号等组合方式。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。电子档案还应编制机读目录，以便计算机检索。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于翻阅。四、档案的保管（一）保管场所1.综合管理部应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、灭火器、防虫药品、温湿度计等。（二）保管要求1.档案应按照分类、编号顺序存放，排列整齐，便于查找。2.对重要档案应实行专柜保管，并有专人负责。3.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。5.电子档案应进行备份，备份数据应异地存放，确保数据安全。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案；短期保管的档案是指反映公司局部工作活动，在较短时间内对公司工作有参考价值的档案。具体保管期限按照国家有关规定和公司实际情况确定。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.按照国家有关档案鉴定的标准和规定进行鉴定。2.从公司实际出发，根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值进行鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查。2.结合公司工作需要和档案利用情况，判断档案的保存价值。3.填写档案鉴定意见书，注明档案的编号、题名、日期、保管期限、鉴定意见等内容。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，并由鉴定小组负责人签字确认。3.报公司领导审批，经批准后，由综合管理部指定专人负责销毁。4.销毁档案时，应在指定地点进行，并由两人以上监销。监销人应在档案销毁清册上签字确认。5.档案销毁后，应将档案销毁清册归档保存。六、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案。2.公司员工因个人事务需要查阅本人人事档案等相关档案。3.外单位因工作需要查阅公司档案，须经公司领导批准。（二）利用方式1.查阅纸质档案：查阅人员应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅档案名称、查阅目的等内容。档案管理人员应根据查阅登记表提供档案，并在查阅现场进行监督。2.查阅电子档案：查阅人员应通过公司电子档案管理系统进行查阅，查阅权限由综合管理部根据工作需要设定。查阅人员应遵守系统操作规定，不得擅自修改、删除档案信息。（三）利用要求1.查阅档案应在档案查阅室进行，如需借出档案，须经综合管理部负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限不得超过规定时间，到期应及时归还。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换、批注等。3.未经综合管理部同意，不得擅自将档案复制、拍照、录像或转借他人。4.查阅档案后，查阅人员应将档案归还档案管理人员，并在档案查阅登记表上签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的电子档案管理系统，实现档案信息的数字化采集、存储、管理、利用和共享，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，并进行数据挂接和存储。2.电子档案管理系统建设：建立电子档案管理系统，实现档案的分类、编号、编目、存储、检索、利用等功能。3.数据安全管理：采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保电子档案数据的安全。（三）信息化管理要求1.电子档案应与纸质档案同步整理、归档，确保两者内容一致。2.电子档案管理系统