档案制度由哪个部门制定

PAGE档案制度由哪个部门制定档案制度制定部门相关规定总则1.目的为了规范公司档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本规定，明确档案制度的制定部门及相关职责。2.适用范围本规定适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为。3.相关法律法规及行业标准引用本档案制度的制定严格遵循《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》等相关法律法规以及档案管理行业的通用标准。档案制度制定部门职责1.综合管理部门综合管理部门作为公司档案管理的归口部门，负责统筹制定公司整体的档案管理制度。其职责包括：研究国家及行业有关档案管理的法律法规、政策标准，结合公司实际情况，提出档案制度建设的总体思路和框架。组织协调各部门参与档案制度的制定工作，广泛征求意见，确保制度的科学性、合理性和可操作性。负责对档案制度进行审核、修订和完善，确保制度符合公司发展战略和管理要求。定期对档案制度的执行情况进行监督检查，及时发现问题并提出改进措施。2.各业务部门各业务部门应根据公司档案管理制度，结合本部门业务特点，制定具体的档案管理实施细则。具体职责如下：明确本部门档案管理的范围、分类标准和保管期限，确保档案的分类科学、合理。规定本部门档案的收集、整理、归档流程，确保档案及时、准确地归档。制定本部门档案的查阅、借阅、利用制度，保障档案的安全和合理利用。配合综合管理部门做好档案制度的宣传、培训和贯彻落实工作，提高本部门员工的档案管理意识。档案管理制度内容1.档案分类与编号公司档案分为行政管理类、业务管理类、财务审计类、人力资源类、技术研发类等几大类。每大类档案根据其内容特点进一步细分小类，并为每类档案编制唯一的编号，以便于管理和查询。编号应遵循简洁、规范、易记的原则。2.档案收集与整理各部门应明确档案收集责任人，按照规定的时间和范围收集本部门产生的各类档案。档案收集应确保齐全、完整，不得遗漏重要文件。收集后的档案应按照分类标准进行整理，包括文件的装订、编目、装盒等工作。整理过程中应保证文件的顺序正确、目录清晰。3.档案归档档案整理完成后，应及时移交至公司档案室进行归档。归档时需填写档案移交清单，双方签字确认。档案室应建立档案总登记簿，对归档档案进行详细登记，记录档案的类别、编号、题名、日期、保管期限等信息。4.档案保管公司应设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案的安全保管。档案室应保持适宜的温度、湿度，定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和更新，防止数据丢失。5.档案查阅与借阅公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，并经所在部门负责人批准。查阅档案时应在档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出。外单位人员查阅公司档案，需持有单位介绍信，并经公司分管领导批准。查阅过程中应安排专人陪同，严格遵守档案查阅规定。借阅档案应填写档案借阅申请表，注明借阅期限和用途。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。6.档案保密公司档案涉及公司商业秘密、技术秘密等重要信息，必须严格保密。档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任。查阅、借阅档案时，档案管理人员应提醒查阅、借阅人员遵守保密规定，不得泄露档案内容。对涉及保密的档案，应在档案封面或目录上标注保密标识，并采取相应的保密措施，如限制查阅范围、加密存储等。7.档案鉴定与销毁公司应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否已满，是否失去保存价值。鉴定工作应由综合管理部门牵头，组织相关部门人员共同进行。经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，经公司分管领导批准后进行销毁。销毁档案时应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，并由监销人员签字确认。档案制度执行与监督1.培训与宣传综合管理部门应定期组织公司员工进行档案制度培训，提高员工的档案管理意识和业务水平。培训内容应包括档案管理制度、操作流程、保密规定等方面。同时，应通过内部刊物、宣传栏等形式宣传档案制度，营造良好的档案管理氛围。2.监督检查综合管理部门应定期对各部门档案制度执行情况进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等环节。对发现的问题应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况。对违反档案制度的行为，应按照公司相关规定进行严肃处理。3.考核与奖惩公司将档案制度执行情况纳入部门和员工绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励；对违反档案制度，导致档案丢失、损坏、泄露等事故的部门和个人，将视情节轻重给予相应的处罚。附则