某企业档案归档制度

PAGE某企业档案归档制度一、总则（一）目的为加强本企业档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在企业生产、经营、管理等各项活动中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本企业各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）档案定义本制度所指档案是指企业在各项活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：企业档案由档案管理部门集中统一管理，各部门负责本部门档案的收集、整理和初步立卷，并定期移交档案管理部门。2.完整准确原则：确保档案内容的完整性和准确性，如实反映企业各项活动的真实情况。3.便于利用原则：优化档案整理和分类，建立科学合理的检索体系，方便档案的查阅和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置企业设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责企业档案的全面管理工作。（二）主要职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本企业档案管理制度。2.负责企业各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和开发利用等工作。3.指导和监督各部门的档案工作，开展档案业务培训和宣传教育活动。4.参与企业重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的完整和准确。5.负责档案信息化建设，建立和维护企业档案管理信息系统，实现档案的数字化管理。6.定期对企业档案进行清查和盘点，及时发现和解决档案管理中存在的问题。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：包括企业设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议记录，企业规章制度，工作计划与总结，各类公文、函件、通知等。2.经营管理类：市场营销资料，客户信息档案，合同协议，招投标文件，财务报表，审计报告，税务资料等。3.生产技术类：产品研发资料（包括设计图纸、技术方案、实验报告等），生产工艺文件，设备档案，质量检验记录，安全生产资料等。4.人力资源类：员工招聘、培训、考核、薪酬福利、劳动合同等相关文件。5.党群工作类：党组织建设文件，工会活动资料，企业文化建设资料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保本部门在工作活动中形成的各类文件材料及时收集齐全。2.收集的档案应保持文件材料的原始性和完整性，不得擅自涂改、伪造或损毁。3.对于重要文件和资料，应及时备份，防止丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目清晰。（四）整理方法1.按照档案类别进行分类，如行政管理类、经营管理类、生产技术类、人力资源类、党群工作类等。2.在每一类档案中，再根据文件的性质、时间等因素进行细分，如行政管理类可分为综合管理、文秘工作、档案管理等二级类目。3.对每份文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。4.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，确保目录清晰准确。四、档案的鉴定与保管期限（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、各相关业务部门代表以及专业档案人员组成，负责对企业档案进行定期鉴定。（二）鉴定依据根据国家有关档案保管期限的规定，结合企业实际情况，制定本企业档案保管期限表。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。（三）鉴定方法1.全面审查档案内容，分析其历史价值、现实利用价值和保存价值。2.对同一问题或同一项目的档案进行综合评估，确定其保管期限。3.征求相关业务部门意见，确保鉴定结果的准确性和合理性。（四）保管期限调整档案保管期限确定后，如因企业发展、政策变化等原因需要调整的，由档案鉴定工作小组重新进行鉴定，并办理相关手续。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架、档案盒等装具，确保档案存放安全、整齐、有序。2.档案盒应标明档案类别、年度、保管期限、起止件号等信息。（三）档案存放1.按照档案类别、保管期限、年度等顺序进行排列存放，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保数据安全。（四）库房管理1.建立库房管理制度，明确库房管理人员职责，严格控制库房出入人员。2.定期对库房进行检查和盘点，及时发现和处理档案保管中存在的问题，如档案损坏、霉变、虫蛀等。3.保持库房清洁卫生，做好防火、防盗、防潮、防虫等工作，确保档案安全。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.企业内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及企业重要机密或敏感信息的档案，查阅人需经企业分管领导批准，并在档案管理部门指定地点查阅，不得擅自复印、拍照或带出档案库房。3.外部单位查阅档案，需持有单位介绍信，经企业相关部门负责人和分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、用途等信息。2.申请表经批准后，查阅人到档案管理部门办理查阅登记手续，领取档案查阅证。3.档案管理人员根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人查阅完毕后，应及时归还档案，并在查阅登记本上签字确认。（三）利用方式1.档案利用方式包括查阅、借阅、复印、摘录、拍照等。2.借阅档案需填写《档案借阅申请表》，经批准后，办理借阅手续，借阅期限不得超过规定时间。3.复印、摘录、拍照档案需经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行操作。（四）利用记录档案管理部门应建立档案利用记录台账，详细记录档案查阅、借阅、复印、摘录、拍照等利用情况，包括利用时间、利用人、利用内容、批准人等信息，以便对档案利用情况进行统计和分析。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计报表应准确、及时、完整，如实反映企业档案管理工作的实际情况。3.档案统计数据应作为企业档案管理工作决策和考核的重要依据。（二）移交工作1.各部门应按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门。2.移交档案时，应填写《档案移交清单》，详细注明档案的名称、数量、保管期限等信息，并双方签字确认。3.档案管理部门应对移交的档案进行认真核对和验收，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。八、档案的保密与安全（一）保密制度1.建立档案保密制度，明确档案管理人员和查阅利用人员的保密职责。2.对涉及企业商业秘密、技术秘密、财务秘密等重要档案，应采取加密存储、专人保管等保密措施。3.档案管理人员不得擅自泄露档案内容，不得在非工作场所谈论档案机密信息。4.查阅利用档案人员应严格遵守保密规定，不得将档案内容泄露给无关人员。（二）安全措施1.加强档案库房的安全管理，安装必要的安全监控设备，确保库房24小时有人值守。2.定期对档案进行安全检查，发现安全隐患及时处理。3.对电子档案应采取数据备份、加密存储、防火墙等安全防护措施，防止数据丢失和被非法篡改。4.制定档案应急预案，如发生火灾、水灾、盗窃等突发事件，应及时采取应急措施，确保档案安全。九、档案管理人员职责（一）基本职责1.认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和企业档案管理制度。2.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和开发利用等。3.指导和监督各部门的档案工作，协助各部门解决档案管理中存在的问题。4.参与企业档案信息化建设，维护档案管理信息系统的正常运行。5.保守档案机密，确保档案安全。（二）业务要求1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档