宣传材料档案管理制度

PAGE宣传材料档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司宣传材料档案的管理，确保宣传材料档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门在宣传活动中形成的各类宣传材料档案，包括但不限于宣传海报、宣传册、宣传单页、视频资料、音频资料、电子文档等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：宣传材料档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：宣传材料档案应如实反映宣传活动的实际情况，内容准确无误。3.安全保密原则：严格保护宣传材料档案的安全，防止档案信息泄露，确保档案的保密性。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责宣传材料档案管理制度的制定、修订和完善。2.指导和监督各部门宣传材料档案的收集、整理、归档工作。3.负责宣传材料档案的集中统一保管，确保档案的安全和完整。4.建立宣传材料档案目录和索引，提供档案查阅服务。5.定期对宣传材料档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性。（二）各部门职责1.负责本部门宣传材料的收集、整理和初步审核工作。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的宣传材料档案移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好宣传材料档案的查阅、利用等工作。三、宣传材料档案的收集与整理（一）收集范围1.公司内部各部门自行制作的宣传海报、宣传册、宣传单页等纸质宣传材料。2.公司组织拍摄的宣传视频、音频资料等电子宣传材料。3.公司在各类媒体上发布的宣传稿件、广告等电子文档。4.与宣传活动相关的其他资料，如活动策划方案、照片、纪念品等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责宣传材料的收集工作，确保宣传材料的及时收集和完整。2.宣传材料应保持原始状态，不得擅自修改、涂抹或损坏。3.收集的宣传材料应附带相关的说明和背景资料，以便于档案管理部门了解宣传材料的制作目的和使用情况。（三）整理方法1.分类：按照宣传材料的类型、主题、时间等进行分类。例如，可以分为产品宣传类、活动宣传类、企业文化宣传类等。2.编号：为每一份宣传材料编制唯一的编号，以便于管理和查询。编号应包含年份、部门代码、顺序号等信息。3.编目：编制宣传材料档案目录，包括编号、名称、制作部门、制作时间、主题、内容简介等信息。目录应一式两份，一份留存档案管理部门，一份交各部门备查。四、宣传材料档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应在宣传活动结束后[X]个工作日内，将整理好的宣传材料档案移交档案管理部门。2.档案管理部门应对移交的宣传材料档案进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。对不符合要求的档案，应及时退回原部门进行补充或更正。3.宣传材料档案应按照分类编号顺序进行归档，装入档案盒或档案袋，并在盒（袋）上标明档案类别、编号、名称等信息。（二）保管期限1.宣传材料档案的保管期限根据其重要性和时效性确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为[X]年，适用于一般性的宣传材料，如临时性活动的宣传海报、宣传单页等。中期保管期限为[X]年，适用于重要活动宣传材料、产品宣传册等。长期保管期限为[X]年以上，适用于具有重要历史价值或长期保存意义的宣传材料，如公司发展历程中的重要宣传资料、企业文化建设的标志性宣传材料等。2.保管期限届满后，档案管理部门应按照规定进行鉴定，对确无保存价值的档案，经批准后予以销毁。（三）保管环境1.档案管理部门应设置专门的档案库房，确保库房环境安全、整洁、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。2.库房内应配备必要的消防、防盗、防虫、防潮等设施，确保档案的安全。3.档案应存放在专用的档案架或档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查阅和管理。五、宣传材料档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅宣传材料档案的，应填写《宣传材料档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.公司外部人员因特殊原因需要查阅宣传材料档案的，应持单位介绍信或相关证明材料，填写《宣传材料档案查阅申请表》，经公司分管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。查阅过程中，不得擅自摘抄、复制、拍照或传播档案内容。（二）查阅程序1.查阅申请人将填写好的《宣传材料档案查阅申请表》提交档案管理部门。2.档案管理部门对申请表进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并安排专人负责提供档案查阅服务。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅过程中应遵守档案管理部门的相关规定，爱护档案，不得损坏、涂改或丢失档案。4.查阅结束后查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对档案进行检查，确保档案的完整性和准确性。（三）利用方式1.公司内部员工可以根据工作需要，对宣传材料档案进行复印、打印、拍照等利用，但不得用于商业目的或其他非法用途。2.如需将宣传材料档案用于对外宣传、展览等活动的，应经公司分管领导批准，并按照相关规定办理手续。六、宣传材料档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立宣传材料档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对保管期限届满的宣传材料档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定方法1.鉴定小组应根据宣传材料档案的保管期限、重要性、时效性等因素，对档案进行全面审查和评估。2.对于仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对于确无保存价值的档案，应填写《宣传材料档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，经公司分管领导批准后予以销毁。（三）销毁程序1.档案管理部门根据批准的《宣传材料档案销毁申请表》，组织专人对拟销毁的档案进行清点、核对，确保销毁档案的准确性和完整性。2.销毁档案时，应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应安排专人负责监督，并填写《宣传材料档案销毁记录》，记录销毁