技术培训档案管理制度

PAGE技术培训档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司技术培训档案管理，规范技术培训档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保技术培训档案的完整性、准确性和安全性，为公司技术培训工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部组织的各类技术培训活动所形成的档案资料管理，包括培训计划、培训教材、培训记录、考核资料、学员反馈等相关文件和材料。（三）管理原则1.集中统一管理原则：技术培训档案由公司指定的部门统一管理，确保档案的集中存放和有效利用。2.真实准确原则：档案内容应如实反映技术培训活动的全过程，数据准确、记录完整。3.分类科学原则：按照培训内容、培训对象、培训时间等因素进行科学分类，便于查找和管理。4.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，确保技术培训档案的安全，防止档案信息泄露。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善技术培训档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门技术培训档案的收集、整理、归档工作。3.负责技术培训档案的集中保管，建立档案目录和索引，方便查询和利用。4.定期对技术培训档案进行检查、鉴定和统计，确保档案的质量和安全。5.按照规定向有关部门和人员提供技术培训档案查阅、借阅服务，并做好登记工作。6.负责技术培训档案的数字化建设，提高档案管理的信息化水平。（二）培训组织部门职责1.负责本部门组织的技术培训活动档案资料的收集、整理和初步审核工作。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的技术培训档案移交归档。3.在技术培训活动结束后，对档案资料的完整性和准确性负责。（三）培训教师职责1.配合培训组织部门做好培训过程中相关资料的收集工作，如培训教案、课件等。2.协助档案管理部门对培训考核资料进行整理和审核，确保考核结果的真实可靠。（四）学员职责1.按照培训要求，如实填写个人培训记录和反馈意见等相关资料。2.配合档案管理部门和培训组织部门做好档案资料的收集和整理工作。三、档案收集（一）收集范围1.培训计划：包括年度培训计划、专项培训计划等，应明确培训目标、培训内容、培训对象、培训时间、培训师资等信息。2.培训教材：自编教材、外购教材、参考资料等，应注明教材名称、作者、出版社、出版时间等。3.培训记录：培训签到表、培训课程表、培训讲义、培训笔记、培训照片、培训视频等，记录培训过程中的详细情况。4.考核资料：试卷、作业、考核成绩登记表、考核评语等，反映学员对培训知识和技能的掌握程度。5.学员反馈：学员意见表、问卷调查表、座谈会记录等资料，收集学员对培训内容、培训方式、培训师资等方面的评价和建议。6.其他相关资料：培训证书、培训合同、培训费用报销凭证等与技术培训活动有关的文件和材料。（二）收集要求1.培训组织部门应在培训活动开始前，明确档案资料的收集范围和要求，并通知相关人员。2.培训过程中，各相关人员应及时将各自负责的档案资料进行整理和收集，确保资料的完整性和准确性。3.培训活动结束后，培训组织部门应在规定时间内将整理好的档案资料移交档案管理部门。移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。四、档案整理（一）分类标准1.按培训内容分类：可分为专业技术培训、管理技能培训、安全培训等类别，再根据具体培训项目进一步细分。2.按培训对象分类：分为新员工培训档案、在职员工培训档案、技术骨干培训档案等。3.按培训时间分类：按照培训活动开展的年份、月份进行分类。（二）整理方法1.对收集到的档案资料进行分类筛选，剔除无关或重复的资料。2.按照分类标准对档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.对每份档案资料进行编目，填写档案目录清单，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。4.将整理好的档案资料按照类别和编号顺序进行装订或装盒，确保档案的整齐和美观。五、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，确保库房环境安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.库房应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。（二）保管期限1.技术培训档案的保管期限根据其重要性和使用价值分为短期、中期和长期。短期保管期限为13年，主要包括一般性的培训记录、学员反馈等资料。中期保管期限为310年，如一些阶段性的培训总结、部分培训教材等。长期保管期限为10年以上，涉及公司核心技术、关键岗位培训等重要档案资料。2.档案管理部门应定期对保管期限届满的档案进行鉴定，根据鉴定结果进行销毁或继续保存。（三）保管要求1.档案应按照类别和编号顺序排列存放，便于查找和利用。2.建立档案借阅登记制度，严格控制档案的借阅范围和借阅时间，确保档案的安全。3.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量和质量，发现问题及时处理。4.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。六、档案利用（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅技术培训档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据查阅申请表，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，确保查阅过程符合规定。3.查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换或损坏档案资料，如需复印或摘录相关内容，应经档案管理部门同意。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅技术培训档案的，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅原因、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围，按时归还档案。归还时，档案管理部门应对档案进行检查，如发现有损坏或丢失情况，应及时追究借阅人员的责任。（三）出具证明1.公司外部单位或个人因工作需要要求出具技术培训档案相关证明的，应提供有效证明文件，并填写档案证明申请表，注明证明内容、用途等信息。2.档案管理部门应根据档案资料核实情况，如实出具证明，并加盖公司档案管理专用章。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期组织对保管期限届满的技术培训档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，成员包括档案管理部门人员、培训组织部门人员、相关专业技术人员等。2.鉴定小组应根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，报公司领导审批。（二）销毁1.经公司领导批准后，档案管理部门应按照规定的程序对拟销毁的档案进行销毁。销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁过程彻底、安全。2.销毁