应急响应档案管理制度

PAGE应急响应档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司应急响应档案的管理，确保应急响应工作的规范化、科学化、高效化，提高公司应对突发事件的能力，保障公司及员工的生命财产安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门在应急响应过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：应急响应档案应如实反映应急事件的发生、发展、处理过程及结果。2.完整性原则：涵盖应急响应全过程的各类文件、资料、记录等，确保档案的全面性。3.准确性原则：档案内容准确无误，数据真实可靠，表述清晰规范。4.及时性原则：及时收集、整理、归档应急响应相关资料，确保档案的时效性。5.保密性原则：对应急响应档案中涉及的敏感信息、商业机密等严格保密，防止泄露。二、应急响应档案的分类与范围（一）应急预案类1.综合应急预案：公司应对各类突发事件的总体预案，包括应急组织机构、应急响应程序、应急资源保障等内容。2.专项应急预案：针对特定类型突发事件制定的专项预案，如火灾应急预案、地震应急预案、生产安全事故应急预案等。3.现场处置方案：针对具体事故现场或紧急情况制定的操作性方案，明确现场应急处置措施、责任分工等。（二）应急准备类1.应急资源清单：包括应急救援物资、设备、设施的种类、数量、存放地点、维护情况等信息。2.应急人员信息：应急救援队伍成员名单、联系方式、培训记录、资质证书等。3.应急演练计划与记录：演练方案、演练总结、演练照片、视频等资料。（三）应急响应过程类1.事件报告记录：突发事件发生时的报告时间、报告人、报告内容、事件初步情况等记录。2.指挥与协调记录：应急指挥过程中的决策、指令下达、协调沟通等记录，包括会议纪要、电话记录、文件批示等。3.应急处置措施执行记录：现场救援行动、抢险救灾措施、人员疏散与安置、医疗救治等方面的详细记录，如救援人员工作记录、现场照片、视频、医疗救治报告等。4.应急资源调配记录：应急物资、设备、人员的调配时间、数量、去向等记录。5.事件调查与评估记录：事件原因调查、损失评估、责任认定等相关资料，包括调查报告、评估报告、专家意见等。（四）恢复与重建类1.受损情况记录：对公司设施设备、生产经营、人员伤亡等方面的受损情况进行详细记录，包括受损清单、照片、评估报告等。2.恢复与重建计划：针对受损情况制定的恢复生产、修复设施、重建工作等计划。3.恢复与重建过程记录：记录恢复与重建工作的实施过程，包括工程进度、物资采购、人员投入等情况。（五）其他相关类1.与外部机构的沟通协调记录：与政府部门、消防、医院、专业救援队伍等外部机构的联络、协调、合作等记录。2.新闻宣传与舆情应对记录：应急事件期间的新闻发布稿、媒体报道、舆情监测与应对措施等资料。3.法律法规及政策文件：与应急响应相关的法律法规、政策标准、规范性文件等。三、应急响应档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责应急响应档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.在应急事件发生后，相关人员应立即将各自工作中形成的资料进行整理，并及时移交档案收集人员。3.对于涉及多个部门的应急事件，由应急指挥机构指定牵头部门负责协调档案收集工作。（二）整理方法与标准1.按照档案分类标准对收集到的资料进行分类整理，确保同一类档案资料集中存放。2.每份档案资料应进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.对档案资料进行编目，编制目录清单，注明档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。4.档案资料应保持原始状态，不得随意涂改、伪造、损毁。如有需要补充或修正的内容，应采用规范的方式进行标注，并注明修改原因和时间。5.对于电子档案，应按照统一的命名规则进行命名，并建立相应的文件夹结构，确保电子档案的有序存储。同时，应定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。四、应急响应档案的归档与保管（一）归档流程1.档案收集人员在完成档案资料的整理后，应及时将档案移交至公司档案室进行归档。2.档案室管理人员对移交的档案进行核对、验收，确认档案资料齐全、完整、整理规范后，办理归档手续。3.档案室应建立档案归档台账，记录档案的归档时间、名称、编号、来源等信息，便于查询和统计。（二）保管期限1.应急响应档案的保管期限根据档案的重要性和性质分为永久、长期和短期。永久保管的档案：涉及公司重大利益、具有重要历史价值或对后续应急管理工作有重要参考意义的档案，如综合应急预案、重大应急事件的调查报告等。长期保管的档案：保存期限为10年以上的档案，如专项应急预案、应急演练记录、较大应急事件的处置记录等。短期保管的档案：保存期限为110年的档案，如一般应急事件的报告记录、现场处置方案等。2.保管期限的确定应严格按照国家有关法律法规和行业标准执行，同时结合公司实际情况进行综合判断。（三）保管条件1.档案室应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保存。2.档案应存放在专用的档案柜中，按照档案类别和保管期限进行分类存放，便于查找和管理。3.对于电子档案，应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行检查和维护，防止数据损坏或丢失。同时，应建立电子档案的访问权限管理制度，确保电子档案的安全性。五、应急响应档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅应急响应档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后，方可到档案室查阅。2.涉及公司机密或敏感信息的应急响应档案，查阅申请人需经公司分管领导审批同意后方可查阅。3.外部单位或个人因工作需要查阅公司应急响应档案的，必须持有单位介绍信或相关证明文件，并经公司总经理批准后，由档案室管理人员陪同查阅。查阅过程中，不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。（二）查阅程序1.查阅申请人提交《档案查阅申请表》后，档案室管理人员根据审批意见，提供相应的档案资料，并在查阅登记本上记录查阅时间、查阅人、档案名称、查阅用途等信息。2.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得将档案带出档案室。如需摘抄、复制档案内容，应经档案室管理人员同意，并按照规定的程序进行办理。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案室，档案室管理人员对归还的档案进行核对，确认无误后办理归还手续。（三）档案利用1.公司各部门在开展应急管理工作、制定应急预案、进行应急演练、总结应急经验教训等过程中，应充分利用应急响应档案资料，为工作提供参考和依据。2.对于涉及应急事件的调查、处理、责任认定等工作，相关部门应依据应急响应档案进行分析和判断，确保工作的准确性和公正性。3.在公司对外宣传、交流合作等活动中，如需提供应急响应档案相关资料的，应按照公司的信息披露制度和保密规定进行审核和批准，确保信息的安全和准确。六、应急响应档案的销毁（一）销毁条件1.应急响应档案保管期满，且确无保存价值的，可按照本制度规定进行销毁。2.因不可抗力等原因导致档案损坏、丢失，无法继续保存的，经公司档案管理部门鉴定后，可进行销毁。（二）销毁程序1.档案室管理人员定期对保管期满的档案进行清理，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》经公司档案管理部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应进行现场监督，并填写《档案销毁记录》，注明销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等信息。4.档案销毁记录应与《档案销毁申请表》一同归档保存，以备查考。七、监督与考核（一）监督检查1.公司档案管理部门负责对应急响应档案管理工作进行定期监督检查，并形成检查报告。2.监督检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用、销毁等环节的工作情况，以及档案管理制度的执行情况。3.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.将应急响应档案管理工作纳入