重特大档案管理制度

PAGE重特大档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司重特大档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在重特大项目、事件、活动等过程中形成的各类档案的管理，包括但不限于项目立项、实施、验收等各个阶段产生的文件、资料、图表、数据等。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映重特大项目、事件、活动的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集和整理重特大项目、事件、活动各环节产生的档案，保证档案的完整性。3.准确性原则：档案的记录和表述应准确无误，避免模糊、歧义或错误信息。4.系统性原则：对档案进行科学分类、编号和排列，保持档案之间的有机联系和系统性。5.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄露。（四）职责分工1.档案管理部门负责制定和完善重特大档案管理制度，并组织实施。指导和监督各部门做好重特大档案的收集、整理、归档等工作。负责重特大档案的集中统一管理，包括档案的接收、保管、利用等。定期对重特大档案进行清查、核对，确保档案的完整和准确。2.项目主办部门负责本部门在重特大项目、事件、活动中形成档案的收集、整理和初步归档工作。明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时收集和妥善保管。按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门。3.其他相关部门在各自职责范围内，协助档案管理部门和项目主办部门做好重特大档案的管理工作。配合提供与重特大项目、事件、活动相关的档案资料。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.重特大项目立项阶段：项目建议书、可行性研究报告、项目审批文件、招投标文件等。2.项目实施阶段：设计文件、施工图纸、技术交底记录、工程变更通知、物资采购合同、设备安装调试记录、工程进度报告、质量检验报告、安全管理文件等。3.项目验收阶段：验收申请报告、验收方案、验收报告、竣工决算报告、审计报告等。4.重特大事件相关：事件发生的背景资料、事件经过记录、调查处理报告、相关会议纪要、媒体报道等。5.重特大活动相关：活动策划方案、活动执行记录（包括场地布置、嘉宾邀请、活动流程等）、活动总结报告、照片、视频等。（二）收集要求1.项目主办部门应在项目、事件、活动开展过程中，及时收集各类档案资料，确保档案的真实性和完整性。2.对于重要的文件、资料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存处。3.收集的档案资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行分类。可分为项目档案、事件档案、活动档案等大类，再根据具体情况进一步细分小类。例如，项目档案可分为工程类、科研类等；工程类项目档案可再分为前期文件、施工文件、验收文件等。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用数字编码或字母与数字相结合的方式，便于档案的识别和查找。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期来源、保管期限等内容。目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独成册作为检索工具。4.装订：对纸张规格统一、内容完整的档案进行装订。装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。对于不宜装订的档案，如照片底片、电子文件等，应采用其他合适的方式进行保管。三、档案的归档与移交（一）归档时间1.项目主办部门应在项目、事件、活动结束后[X]个工作日内，完成档案的初步整理和归档工作，并向档案管理部门提交档案移交清单。2.档案管理部门应在收到项目主办部门提交的档案移交清单后[X]个工作日内，对档案进行审核，如发现问题应及时通知项目主办部门进行整改。审核通过后，办理档案移交手续。（二）归档流程1.项目主办部门将整理好的档案按照分类顺序排列，编制档案移交清单，清单应注明档案的编号、题名、日期、份数等信息。2.项目主办部门将档案移交清单一式两份，一份随档案一同移交至档案管理部门，一份自留备查。3.档案管理部门收到档案后，按照档案移交清单对档案进行核对，检查档案的完整性、准确性和规范性。4.核对无误后，档案管理部门在档案移交清单上签字确认，并将其中一份返还给项目主办部门。5.档案管理部门将接收的档案按照规定的保管期限和分类方法进行存放，并建立档案管理台账。（三）特殊情况处理1.对于因特殊原因未能及时归档的档案，项目主办部门应向档案管理部门说明原因，并承诺在规定的时间内完成归档工作。2.如档案在归档过程中发现有缺失、损坏等情况，项目主办部门应负责查找和补充，确保档案的完整。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持清洁、干燥，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。3.库房内应有足够的存储空间，档案应分类存放，排列整齐，便于查找和管理。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、温湿度控制设备等。2.定期对保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）档案存储介质管理1.对于电子档案，应采用安全可靠的存储介质进行存储，如磁带、光盘、硬盘等，并定期进行备份。2.备份存储介质应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。3.对存储介质进行标识，注明档案的名称、日期、存储时间等信息，便于管理和查找。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对重特大档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。2.清查内容包括档案的数量核对、完整性检查、存储状况检查等，确保档案的准确和安全。3.对清查中发现的问题，应及时进行处理，并记录清查结果。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅重特大档案。2.外部单位因合法事由，经公司批准后，可查阅、借阅重特大档案。（二）利用流程1.内部利用公司内部各部门如需查阅、借阅重特大档案，应填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称及编号等信息。《档案利用申请表》经部门负责人签字后，提交至档案管理部门。档案管理部门对申请表进行审核，审核通过后，根据利用需求提供档案，并做好利用登记。利用人员应在规定的时间内归还档案，如需延期，应办理延期手续。2.外部利用外部单位如需查阅、借阅重特大档案，应向公司提交书面申请，说明利用目的、范围及合法事由等。公司对外部单位的申请进行审批，审批通过后，与外部单位签订档案利用协议，明确双方的权利和义务。档案管理部门按照协议要求，为外部单位提供档案，并做好利用登记。外部单位利用档案结束后，应及时归还档案，并按照协议约定支付相关费用。（三）利用限制1.涉及公司商业秘密、国家机密等重要信息的档案，未经公司批准，不得对外提供利用。2.档案利用人员应爱护档案，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。3.如需复印、拍照、摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保存价值和保管期限，对重特大档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家及档案管理人员组成。鉴定小组负责对重特大档案进行鉴定工作。（三）鉴定方法1.审查档案的内容，包括文件的重要性、时效性、完整性等。2.参考档案的形成背景、历史价值、现实意义等因素。3.结合公司的发展战略和业务需求，判断档案的保存价值。（四）保管期限划分1.永久保管：具有重要历史价值、法律凭证作用或对公司发展具有重大影响的档案，应永久保管。2.长期保管：保存期限在[X]年以上的档案，一般为[X]年至[X]年，具体期限根据档案的性质和重要程度确定。3.短期保管：保存期限在[X]年以下的档案，一般为[X]年至[X]年。（五）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清单》，清单应注明档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可实施销毁。3.销毁档