商务局档案归档制度

PAGE商务局档案归档制度一、总则（一）目的为加强商务局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在商务工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于商务局机关各科室、下属事业单位及全体工作人员在各项商务活动中形成的具有保存价值的文件材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则商务局档案工作实行集中统一管理，由局办公室负责全局档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实准确原则归档的文件材料必须真实反映商务工作的实际情况，内容准确无误，手续完备。3.分类科学原则按照文件材料的形成规律和特点，进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的安全保管，严格遵守保密制度，防止档案信息泄露。二、归档范围与要求（一）文件材料归档范围1.上级机关文件上级党委、政府及商务主管部门下发的与商务局工作相关的文件、指示、通知等。上级机关召开的与商务工作有关的会议文件、领导讲话等。2.本局文件商务局制定的各项规章制度、工作计划、总结、报告、请示、批复等。本局召开的各类会议文件、会议记录、纪要等。本局与其他部门签订的合同、协议、意向书等。本局工作人员在商务活动中形成的调研报告、工作简报、业务文件等。3.下级机关文件下属事业单位及各科室上报的请示、报告、统计报表等。下级机关在商务工作中取得的重要成果、经验总结等。4.商务业务文件招商引资项目资料，包括项目洽谈记录、可行性研究报告、合同文本等。对外贸易业务文件，如进出口合同、报关单、提单等。国内贸易业务文件，如市场调研报告、商业活动策划方案、销售合同等。商务活动文件，如展会、洽谈会、研讨会等的相关文件、资料、照片等。5.人事档案本局工作人员的履历表、任免文件、考核材料、工资档案等。本局工作人员参加培训、进修、出国考察等形成的材料。6.财务档案本局财务预算、决算报表、会计凭证、账簿等。本局固定资产登记、清查等相关文件。7.其他档案本局获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。本局与商务工作相关的声像档案，如照片、录音、录像等。（二）归档要求1.归档文件材料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。2.归档文件材料应按照规定的分类方案进行分类整理，同一事由的文件材料应集中在一起。3.归档文件材料应使用A4纸张，左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。4.归档文件材料应编制页码，便于查阅和统计。5.归档文件材料应填写归档目录，注明文件的题名、日期、文号、责任者等信息，便于查找和利用。三、归档流程（一）收集1.各科室、下属事业单位应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集起来。2.收集人员应定期对本科室、本单位的文件材料进行清理，将办理完毕、具有保存价值的文件材料收集起来，送交局办公室。3.对于重要的文件材料，应及时收集，确保不遗漏。（二）整理1.局办公室档案管理人员收到各科室、下属事业单位送交的文件材料后，应及时进行整理。2.整理工作应按照规定的分类方案进行，对文件材料进行分类、编号、编目等。3.整理过程中，应剔除重复文件，对破损、褪色的文件进行修复或复制。4.整理后的文件材料应排列有序，便于查找和利用。（三）装订1.整理后的文件材料应进行装订，确保文件的牢固和整齐。2.装订应使用符合档案管理要求的装订设备和材料，不得使用金属物装订。3.装订时应注意保护文件的原貌，不得压字、掉页。（四）编目1.装订后的文件材料应进行编目，编制归档目录。2.归档目录应包括文件的题名、日期、文号、责任者、保管期限等信息。3.归档目录应按照分类顺序排列，便于查找和利用。（五）装盒1.编目后的文件材料应装入档案盒，档案盒应按照分类顺序排列。2.档案盒应标明盒号、年度、保管期限、全宗号等信息。3.档案盒内应放置备考表，注明盒内文件的数量、起止日期等信息。（六）上架1.装盒后的档案应上架存放，档案架应按照分类顺序排列。2.档案架应标明架号、年度、保管期限、全宗号等信息。3.档案上架后，应建立档案检索系统，便于查找和利用。四、档案保管期限（一）永久保管1.商务局制定的具有长远指导意义的规章制度、规范性文件等。2.本局在商务工作中形成的重要统计报表、财务决算等。3.本局获得的省部级以上荣誉证书、奖牌等重要实物档案。4.本局与其他部门签订的涉及重大利益的合同、协议等。5.本局工作人员的任免文件、重要考核材料等人事档案。（二）定期保管1.保管期限为30年的文件材料本局在商务工作中形成的一般性统计报表、财务报表等。本局召开的一般性会议文件、会议记录等。本局与其他部门签订的一般性合同、协议等。本局工作人员的一般性考核材料、工资档案等人事档案。2.保管期限为10年的文件材料本局在商务工作中形成的临时性文件、工作简报等。本局召开的临时性会议文件、会议记录等。本局与其他部门签订的临时性合同、协议等。本局工作人员的一般性培训材料、进修材料等人事档案。五、档案鉴定（一）鉴定组织成立由局办公室负责人、档案管理人员及相关业务科室负责人组成的档案鉴定小组，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和利用价值，对到期档案进行鉴定。2.对仍有查考利用价值的档案，应继续保存；对已失去查考利用价值的档案，应予以销毁。3.鉴定工作应严格按照国家有关档案鉴定的规定进行，确保鉴定结果的准确性和公正性。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定档案的存毁。3.档案鉴定小组对鉴定结果进行讨论，形成鉴定意见。4.鉴定意见经局领导批准后，按照规定的程序进行处理。六、档案销毁（一）销毁程序1.对已失去查考利用价值的档案，应填写档案销毁清册，注明档案的题名、日期、文号、责任者、保管期限等信息。2.档案销毁清册应经局领导批准后，由档案管理人员会同监销人员进行销毁。3.销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认。（二）销毁记录档案销毁清册应作为档案管理的重要资料进行保存，保存期限与被销毁档案的保管期限相同。七、档案查阅与利用（一）查阅范围本局工作人员因工作需要，可以查阅本局档案。外单位查阅本局档案，应按照有关规定办理查阅手续。（二）查阅手续1.本局工作人员查阅档案，应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅事由等信息。2.外单位查阅本局档案，应提前向局办公室提交查阅申请，注明查阅单位名称、查阅人姓名、查阅事由、查阅档案范围等信息。查阅申请经局领导批准后，方可查阅。3.查阅档案时，查阅人应遵守档案查阅室的管理制度，不得在查阅室内吸烟、饮食、喧哗等。4.查阅档案时，查阅人应爱护档案，不得涂改、污损、抽取、撤换档案。如需复印、拍照档案，应按照有关规定办理手续。（三）利用方式1.本局工作人员查阅档案后，应及时归还档案，不得擅自将档案带出查阅室。2.外单位查阅档案后，如需借阅档案，应按照有关规定办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅档案时，借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自扩大查阅范围，不得泄露档案内容。借阅期满后，借阅人应及时归还档案。八、档案统计（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案的数量、种类、保管期限等情况。（二）统计方法档案管理人员应定期对档案进行统计，填写档案统计报表，报送局领导和上级档案管理部门。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立商务局档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化对本局保存的重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设开发档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务的信息化管理。3.档案信息安全保障加强档案信息安全管理，采取数据备份、加密、防火墙等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人