数字化档案实体管理制度

PAGE数字化档案实体管理制度一、总则（一）目的为加强公司数字化档案实体管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门形成的各类数字化档案实体的管理。（三）基本原则1.真实性原则：确保数字化档案实体与原始档案内容一致，如实反映公司各项活动的真实情况。2.完整性原则：全面收集、整理公司各类档案，保证档案实体的齐全和完整。3.安全性原则：采取有效措施，保障数字化档案实体的存储、传输和使用安全，防止档案信息泄露、篡改和丢失。4.便利性原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，方便公司员工查询和使用档案。二、档案实体的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项经营活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等纸质和电子文件材料。2.公司与外部单位签订的合同、协议、信函等文件。3.公司内部会议记录、工作报告、决策文件等。4.公司员工的人事档案、培训记录、绩效考核材料等。5.公司财务报表、审计报告、税务资料等。6.其他具有保存价值的档案实体。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门形成的档案材料，并定期移交至公司档案管理部门。2.档案收集人员应确保收集的档案材料齐全、完整，字迹清晰，签署完备，格式规范。3.对于电子文件材料，应按照规定的格式和命名规则进行整理，并确保其可读性和可追溯性。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，如可分为行政管理类、经营管理类、人事管理类、财务管理类等。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，以便于管理和查询。编号应遵循一定的规则，如按照年份、类别、顺序号等进行编排。3.编目：对整理好的档案进行编目，编制档案目录。档案目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。4.装订：对于纸质档案，应按照一定的顺序进行装订，确保档案整齐、牢固。装订时应注意保护档案的原貌，避免损坏档案内容。三、档案实体的数字化（一）数字化流程1.扫描：采用专业的扫描设备对纸质档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。扫描分辨率应根据档案内容的重要程度和利用需求确定，一般不低于300dpi。2.图像处理：对扫描后的图像进行去噪、去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据挂接：将数字化后的档案图像与对应的档案目录信息进行挂接，建立电子档案与纸质档案的对应关系。4.存储：将数字化档案存储在公司指定的存储设备上，存储设备应具备冗余备份功能，确保数据安全。（二）数字化质量要求1.数字化档案图像应清晰、完整，无黑边、白边、模糊、失真等现象。2.图像色彩应与原件一致，亮度适中，对比度良好。3.数字化档案的数据应准确无误，与纸质档案内容相符。4.数字化档案应按照规定的格式进行存储，便于长期保存和利用。（三）数字化安全管理1.数字化过程中应采取必要的安全措施，防止数据泄露、丢失和损坏。2.对数字化设备和存储介质应定期进行维护和检查，确保其正常运行。3.数字化操作人员应严格遵守操作规程，确保数字化工作的质量和安全。四、档案实体的存储与保管（一）存储环境1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房的温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度监测设备、防虫药品等。（二）存储方式1.数字化档案应存储在专用的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等。存储设备应定期进行备份，备份数据应异地存放。2.纸质档案应按照类别、年份、保管期限等进行分类存放，存放应整齐有序，便于查找。3.对于重要的档案实体，应采取特殊的保管措施，如加密存储、专人保管等。（三）保管期限1.公司应根据档案的性质和重要程度，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括公司的重要规章制度、合同协议、财务报表、审计报告等。3.长期保管的档案保管期限一般为10年以上，主要包括公司的一般性文件、业务档案等。4.短期保管的档案保管期限一般为110年，主要包括公司的临时性文件、一般性资料等。（四）档案清查1.公司档案管理部门应定期对档案实体进行清查，确保档案的数量、质量和存储情况与档案目录一致。2.清查工作应包括档案的清点、核对、检查等内容，发现问题应及时进行处理。3.档案清查结果应形成报告，上报公司领导，并作为档案管理工作的重要参考依据。五、档案实体的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案信息的安全和保密。2.档案利用应优先满足公司内部工作需要，为公司的决策、管理、业务开展等提供支持。3.档案利用应按照规定的程序和权限进行，不得擅自扩大利用范围和提高利用权限。（二）利用方式1.查阅：公司员工可根据工作需要，到档案管理部门查阅数字化档案或纸质档案。查阅时应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人、查阅内容等信息。2.复制：对于确需复制的档案，经档案管理部门负责人批准后，可进行复制。复制时应使用公司指定的设备和介质，并确保复制内容与原件一致。3.借阅：对于重要的档案实体，公司员工可办理借阅手续，借阅期限一般不超过[X]个工作日。借阅时应填写借阅登记表，注明借阅日期、借阅人、借阅内容及归还日期等信息。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、损坏或丢失。（三）利用审批1.公司员工利用档案时，应填写档案利用申请表，注明利用目的、利用内容、利用方式等信息，并提交所在部门负责人审批。2.部门负责人应根据工作需要，对档案利用申请表进行审核，签署意见后报档案管理部门负责人审批。3.档案管理部门负责人应根据档案利用原则和规定的权限，对档案利用申请表进行审批，批准后方可办理档案利用手续。六、档案实体的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、准确及时的原则，确保鉴定结果的科学性和可靠性。2.档案鉴定应根据档案的保管期限、现实利用价值、历史意义等因素进行综合评估。（二）鉴定组织1.公司应成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。2.档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定计划，组织开展档案鉴定工作，审核鉴定结果，并提出档案销毁意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，判断其是否具有保存价值。2.综合分析法：结合档案的形成背景、历史沿革、现实利用情况等因素，对档案进行综合分析，确定其保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组根据鉴定结果，提出档案销毁清单，报公司领导审批。2.经公司领导批准后，档案管理部门负责组织实施档案销毁工作。销毁时应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。3.档案销毁后，应在档案销毁清单上注明销毁日期、销毁方式、监销人等信息，并将档案销毁清单归档保存。七、档案实体的保密与安全管理（一）保密制度1.公司员工应严格遵守档案保密制度，不得擅自泄露档案内容。2.档案管理人员应妥善保管档案，对涉及公司机密和敏感信息的档案应采取加密存储、专人保管等措施。3.在档案利用过程中，应严格控制档案的查阅范围和使用权限，防止档案信息泄露。（二）安全管理1.公司应加强档案实体的安全管理，采取必要的安全防护措施，确保档案的存储、传输和使用安全。2.档案库房应安装门禁系统、监控