档案室负责任人制度规范

PAGE档案室负责任人制度规范一、总则（一）目的为加强公司档案室的管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准。2.集中统一原则：公司档案室对各类档案实行集中统一管理。3.安全保密原则：确保档案资料的安全，防止泄露和丢失。4.方便利用原则：便于公司内部各部门及员工对档案资料的查阅和使用。二、档案室负责人职责（一）全面管理职责1.负责档案室的整体规划、建设和日常管理工作。2.制定和完善档案室的各项管理制度，并监督执行。（二）档案收集与整理1.组织协调各部门做好档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整。2.指导和监督档案管理人员对收集到的档案进行分类、整理、编目等工作。（三）档案保管1.负责档案库房的安全管理，确保档案存放环境符合要求，防止档案受损。2.定期对档案进行检查、清点，及时发现和处理档案保管过程中的问题。（四）档案利用服务1.建立健全档案利用制度，为公司内部各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务。2.对档案利用情况进行登记和统计，及时掌握档案的流向和使用情况。（五）档案信息化建设1.推进档案室的信息化建设，建立档案管理信息系统，提高档案管理效率和服务水平。2.负责档案数据的录入、维护和安全管理，确保档案信息的准确和完整。（六）人员培训与考核1.组织档案管理人员参加相关培训，提高其业务水平和综合素质。2.对档案管理人员的工作进行考核，激励其积极履行职责。（七）与外部机构的沟通协调1.与上级主管部门、档案行政管理部门等保持联系，及时了解档案管理的政策法规和工作要求。2.配合有关部门做好档案的鉴定、销毁等工作，并按规定办理相关手续。三、档案收集（一）收集范围1.公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。2.上级主管部门下发的与公司有关的文件、通知等。3.公司与外部单位签订的合同、协议等文件。4.公司员工的个人档案材料，如入职登记表、培训记录、考核材料等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，不得涂改、伪造。3.对重要的档案资料，应进行备份或复制，以防原件损坏或丢失。（三）收集时间1.各类文件、资料应在形成后及时收集，一般不得超过一个月。2.合同、协议等文件应在签订后一周内收集归档。3.员工个人档案材料应在相关事项结束后及时收集。四、档案整理（一）分类标准1.按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类等。2.每一大类下可根据实际情况进一步细分小类。（二）整理方法1.对收集到的档案资料进行分类、排序，确保同一类档案资料排列有序。2.编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便于查找和管理。3.对破损、褪色的档案资料进行修复或复制，保持档案的完整性。（三）编目要求1.档案目录应清晰、准确，便于查阅和使用。2.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，便于档案的标识和管理。五、档案保管（一）库房建设与管理1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。3.定期对库房进行检查和维护，确保库房设施设备的正常运行。（二）档案存放1.档案应按照分类标准进行存放，不同类别的档案应分开存放。2.档案应排列整齐，便于查找和管理。3.对珍贵、易损的档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、密封保存等。（三）保管期限1.根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，一般分为永久保存、长期保存（15年以上）、短期保存（15年以下）。2.定期对档案的保管期限进行鉴定，对已过保管期限且无保存价值的档案，按照规定进行销毁。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、档案管理人员的安全管理。2.严格执行档案借阅、归还制度，确保档案的安全。3.定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理。六、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门及员工因工作需要查阅、借阅档案资料。2.外部单位因工作需要查阅公司档案资料，须经公司领导批准，并办理相关手续。（二）利用程序1.公司内部人员查阅、借阅档案资料，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、用途、时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案室负责人审批。2.档案室负责人根据申请内容进行审批，同意后安排档案管理人员提供档案资料，并做好登记工作。3.查阅、借阅档案资料的人员应在规定的时间内归还档案，不得擅自转借、涂改、损坏档案资料。4.外部单位查阅公司档案资料，须提交查阅申请函，注明查阅的目的、范围、时间等信息，经公司领导批准后，由档案室负责人安排专人陪同查阅，并做好登记工作。（三）利用登记1.对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅或借阅时间、人员、档案名称、用途等信息。2.定期对档案利用登记情况进行统计和分析，以便于掌握档案的利用情况和需求。七、档案信息化建设（一）系统建设1.建立档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。2.档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、备份等功能。（二）数据录入1.对已整理好的档案资料进行数字化录入，确保档案信息的准确和完整。2.建立档案数据审核机制，对录入的数据进行审核，确保数据质量。（三）系统维护1.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。2.加强对档案数据的安全管理，防止数据泄露和丢失。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、相关部门负责人及档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。2.对已过保管期限且无保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见。2.将拟销毁的档案清单报公司领导审批。3.经公司领导