工程项目部档案管理制度

PAGE工程项目部档案管理制度一、总则（一）目的为加强工程项目部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在工程项目建设、管理和维护中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司[公司名称]所有工程项目部的档案管理工作。（三）档案定义本制度所称档案，是指工程项目部在工程建设、管理过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：工程项目部的档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映工程项目的实际情况，数据准确可靠。3.分类科学原则：按照工程项目的特点和档案的形成规律，进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善工程项目部档案管理制度，并组织实施。2.对工程项目部各部门的档案管理工作进行监督、指导和检查。3.集中统一管理工程项目部的各类档案，做好档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定进行销毁。5.负责档案管理设施设备的配备、维护和管理，确保档案管理工作的正常开展。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高档案管理人员的业务水平和全员的档案意识。（二）工程项目部负责人职责1.负责本工程项目部档案管理工作的领导和协调，将档案管理工作纳入工程项目管理的重要内容。2.督促本工程项目部各部门按照档案管理要求，及时做好文件材料的收集、整理和归档工作。3.对档案管理工作中存在的问题，及时研究解决，保障档案管理工作的顺利进行。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和初步立卷工作，并定期向档案管理部门移交。2.协助档案管理部门做好档案的整理、编目、装订等具体工作。3.负责本部门档案的日常保管和利用，确保档案的安全和完整。4.及时向档案管理部门反馈本部门档案管理工作中存在的问题和建议。（四）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和公司的档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案整理规范、排列有序。3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防治档案的损坏、虫蛀、霉变等，确保档案的安全。4.积极开展档案的利用工作，为工程项目建设、管理和维护提供及时、有效的档案信息服务。5.负责档案管理系统的操作和维护，及时录入、更新档案信息，确保档案数据的准确和完整。6.参与档案的鉴定和销毁工作，对已失去保存价值的档案，提出鉴定意见，按照规定进行销毁。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.工程项目前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。2.工程设计文件：包括初步设计、施工图设计、设计变更通知等。3.工程施工文件：包括施工组织设计、施工方案、技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件、施工日志等。4.工程监理文件：包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.工程竣工验收文件：包括竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书等。6.其他与工程项目有关的文件：如会议纪要、来往信函、合同协议、招投标文件等。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应按照档案收集范围，及时收集本部门在工程项目建设过程中形成的文件材料，并进行分类整理。2.对收集到的文件材料，应确保其内容完整、字迹清晰、签字盖章齐全。3.对于重要文件材料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。4.收集的文件材料应在规定时间内移交档案管理部门，不得拖延或积压。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.分类科学合理，便于查找和利用。3.按照工程项目的不同阶段和文件材料的类别，进行分类整理。（四）整理方法1.工程项目前期文件按照文件性质和时间顺序进行整理。2.工程设计文件按照专业和时间顺序进行整理。3.工程施工文件按照单位工程、分部工程、分项工程的顺序进行整理，同一分项工程的文件材料按照施工顺序排列在一起。4.工程监理文件按照监理工作的流程和时间顺序进行整理。5.工程竣工验收文件按照竣工验收的程序和时间顺序进行整理。6.其他文件按照文件的类别和时间顺序进行整理。（五）立卷要求1.立卷应遵循一事一卷、一卷多件的原则，将具有内在联系的文件材料组合在一起。2.卷内文件材料应按照排列顺序依次编号，编号应连续、清晰。3.卷内文件材料应编制页号，页号应编写在有文字的页面正面的右上角和背面的左上角。4.卷内文件材料应编写卷内目录，卷内目录应包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等内容。5.卷内文件材料应编写备考表，备考表应包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等内容。6.立卷完成后，应将卷内文件材料装订成册，装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.工程项目前期文件应在项目立项后及时归档。2.工程设计文件应在设计文件会审后及时归档。3.工程施工文件应随工程进度同步归档，分部工程、单位工程完工后，应及时整理归档。4.工程监理文件应随监理工作的开展及时归档。5.工程竣工验收文件应在工程竣工验收后一个月内归档。6.其他文件应在文件形成后及时归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员将整理好的档案移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，对不符合要求的档案，退回原部门重新整理。3.审核合格的档案，档案管理部门进行登记、编号，并按照档案分类方案进行上架保管。（三）保管期限1.工程项目前期文件、工程设计文件、工程竣工验收文件等具有长期保存价值的档案，保管期限为永久。2.工程施工文件、工程监理文件等与工程建设密切相关的档案，保管期限为长期（一般不少于工程实际使用年限）。3.其他文件的保管期限根据其重要程度和实际需要确定，一般分为短期（15年）和长期（5年以上）。（四）保管要求1.档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案柜、密集架、温湿度计、灭火器、防虫药等。3.档案应按照分类方案进行排列存放，便于查找和利用。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.对破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。6.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应遵守国家有关法律法规和公司的档案管理制度。2.服务工程原则：档案利用应紧密围绕工程项目建设、管理和维护的需要，为工程项目提供有效的支持和服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，应确保档案的安全，防止档案的泄密和丢失。（二）利用范围1.工程项目建设单位、施工单位、监理单位等内部人员因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、政府有关部门因工作需要查阅档案。3.司法机关、仲裁机构等因办案需要查阅档案。4.其他经公司批准的单位或个人因工作需要查阅档案。（三）利用程序1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，并经所在部门负责人签字同意。2.将《档案查阅申请表》提交档案管理部门，档案管理部门根据申请内容进行审核，审核通过后，安排专人负责提供档案查阅服务。3.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案管理部门。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换或损坏档案。5.如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。6.查阅档案结束后，查阅人员应将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（四）借阅管理1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意。2.档案借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或擅自扩大利用范围。4.借阅人员应按时归还档案，如档案丢失或损坏，应承担相应的赔偿责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、工程项目部相关部门负责人和档案管理人员组成，负责对档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定和公司的档案管理制度，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，予以鉴定销毁。3.对虽未超过保管期限，但已失去利用价值的档案，经鉴定后可予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对档案进行清理，提出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐一审查，根据鉴定标准，确定档案的存毁意见。3.对确定销毁的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案的题名、编号、日期、保管期限等内容。4.《档案销毁清册》经档案鉴定小组组长签字确认后，报工程项目部负责人批准。（四）销毁实施1.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门和相关部门派人监销。2.销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案彻底销毁，无法恢复。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立工程项目部档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和水平，为工程项目建设、管理和维护提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对工程项目部的各类档案进行扫描、录入，建立电子档案数据库。2.档案信息系统建设：开发档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等全过程的信息化管理。3.档案信息安全管理：采取有效