学生会管理制度档案管理

PAGE学生会管理制度档案管理一、总则（一）目的为加强学生会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学生会工作中的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于学生会各部门及全体成员在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学生会档案由专门的档案管理部门或人员集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映学生会工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.保密性原则：对涉及学生会机密、隐私等内容的档案，应严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门学生会设立档案管理小组，负责学生会档案的日常管理工作。档案管理小组可由学生会秘书长担任组长，各部门选派一名代表为成员。（二）职责1.档案管理小组组长职责全面负责学生会档案管理工作，制定档案管理工作计划和规章制度。组织协调档案管理工作，定期检查档案管理情况，解决档案管理工作中存在的问题。审核重要档案的保管期限、密级等，并向上级领导汇报档案管理工作情况。2.档案管理小组成员职责负责本部门档案的收集、整理、归档和保管工作，并定期向档案管理小组移交。协助档案管理小组做好档案的查询、借阅等服务工作，确保档案的安全和完整。参与档案管理工作的培训和学习，提高档案管理业务水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.综合类：包括学生会章程、工作计划、工作总结、会议记录、决议、决定等。2.组织建设类：包括学生会成员名单、干部任免文件、考核记录、培训资料等。3.活动策划与执行类：包括各类活动的策划方案、活动通知、活动总结、活动照片、视频等。4.财务管理类：包括学生会经费预算、决算、报销凭证、账目等。5.对外联络类：包括与其他学校学生会、社会组织的往来文件、交流活动记录等。6.其他类：不属于以上分类的其他档案。（二）档案编号档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的方式，如“2023ZH001”，其中“2023”表示年份，“ZH”表示综合类，“001”表示该类档案的流水号。类别代码如下：1.综合类：ZH2.组织建设类：ZZ3.活动策划与执行类：HD4.财务管理类：CW5.对外联络类：WL6.其他类：QT四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，负责本部门档案的及时收集和整理。2.档案收集应做到全面、及时、准确，确保档案的完整性。对工作中形成的各种文件、资料、图表、照片、视频等，均应收集归档。3.对于重要活动或项目，应在活动结束后[X]个工作日内完成档案收集工作，并移交档案管理小组。（二）整理要求1.档案管理小组收到各部门移交的档案后，应及时进行整理。整理工作包括分类、编号、编目、装订等。2.按照档案分类标准，对档案进行分类整理，确保同一类档案集中存放。3.对每份档案进行编号，并在档案首页编制目录，注明档案编号、名称、日期、保管期限等信息。4.对于纸张破损、字迹模糊的档案，应进行修复或复制，确保档案的可读性。5.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行整理，并存储在专用的存储设备上。五、档案的归档与保管（一）归档1.整理好的档案应及时归档，按照档案编号顺序排列，装入档案盒或文件夹中，并在档案盒或文件夹上标明档案类别、编号范围等信息。2.档案管理人员应建立档案归档目录，记录档案的归档时间、编号、名称等信息，便于查询和管理。（二）保管1.学生会应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对不同保管期限和密级的档案，应分别存放，并有明显的标识。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、变质的档案，应及时进行修复或复制。5.电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，防止数据丢失。六、档案的查询与借阅（一）查询1.学生会成员因工作需要查询档案时，应填写《档案查询申请表》，注明查询内容、目的、时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理小组。2.档案管理小组收到查询申请后，应及时进行审核，符合查询条件的，应在[X]个工作日内提供查询服务。3.查询档案时，应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出。查询人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。（二）借阅1.学生会成员因特殊原因需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的编号、名称、借阅期限、用途等信息，并经所在部门负责人和档案管理小组组长签字同意后，方可借阅。2.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。借阅期满后，应按时归还档案。4.档案管理人员应对借阅档案进行登记，记录借阅人员姓名、部门（或班级）、借阅时间、归还时间等信息，并在归还档案时进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理小组应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种，具体划分标准按照国家有关规定执行。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理小组组长担任组长，成员包括档案管理人员和相关部门负责人。鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，对档案的价值进行全面评估，提出鉴定意见。3.鉴定结果应形成书面报告，报学生会领导审批。（二）销毁1.对已失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。销毁档案时，应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的编号、名称、数量、销毁原因等信息，并经学生会领导批准。2.档案销毁应指定专人负责，在指定的地点进行。销毁过程应进行现场监督，确保档案彻底销毁，防止档案信息泄露。3.档案销毁后，应在《档案销毁申请表》上注明销毁时间、地点、方式等信息，并由销毁人员和监督人员签字确认。同时，应将销毁情况记录在档案销毁登记簿上，以备查考。八、档案管理的信息化建设（一）建立电子档案管理系统学生会应建立电子档案管理系统，实现档案的数字化管理。电子档案管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、备份等功能，提高档案管理的效率和便捷性。（二）电子档案的收集与整理1.各部门应将形成的电子档案及时收集，并按照规定的格式和命名规则进行整理。电子档案应与纸质档案同步归档，确保内容一致。2.档案管理人员应将收集到的电子档案录入电子档案管理系统，并进行分类、编号、编目等处理。录入的电子档案应保证信息准确、完整，图像清晰、可读。（三）电子档案的存储与安全1.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并定期进行备份。备份数据应存储在不同的介质上，并分别存