学校档案收集归档制度及流程

PAGE学校档案收集归档制度及流程一、总则（一）目的为了加强学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为学校各项工作提供有力支持，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级、各班级及全体教职员工在工作活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案工作实行集中统一管理，由学校档案管理部门负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则档案应如实反映学校各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集学校在教学、科研、管理、服务等各个方面形成的档案，保证档案的完整性。4.系统性原则按照档案的形成规律和内在联系，对档案进行科学分类、编号和排列，保持档案的系统性。5.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案收集（一）收集范围1.党群工作类包括学校党组织的各类文件、会议记录、工作计划与总结、党员名册、入党材料等。2.行政管理类学校行政部门的各类文件、通知、报告、会议纪要、规章制度、工作计划与总结、人事档案、财务档案等。3.教学工作类教学计划、教学大纲、教案、课件、学生成绩册、教学质量评估材料、教学改革方案、教材及教学参考资料等。4.学生工作类学生学籍档案、奖惩材料、社会实践记录、毕业生就业材料等。5.科研工作类科研项目申报书、研究报告、论文发表、科研成果鉴定材料、学术交流活动记录等。6.基本建设类学校基本建设规划、项目可行性研究报告、设计图纸、工程合同、竣工验收报告等。7.仪器设备类仪器设备购置计划、合同、验收报告、使用说明书、维修记录等。8.外事工作类外事活动计划、协议、邀请函、接待安排、出国人员材料等。9.财会工作类财务预算、决算报表、会计凭证、账簿、审计报告等。（二）收集要求1.及时收集各部门、各岗位工作人员应在工作活动结束后及时将形成的档案材料移交档案管理部门，确保档案收集的及时性。2.完整齐全按照档案收集范围，全面收集各类档案材料，做到不遗漏、不缺项，保证档案的完整性。3.真实准确档案材料应真实反映工作实际情况，数据准确、文字清晰，签字盖章齐全。（三）收集渠道1.部门移交各部门指定专人负责档案材料的收集和整理，定期将本部门形成的档案移交学校档案管理部门。2.个人报送教职员工个人在完成工作任务后，应及时将相关档案材料报送所在部门，由部门统一移交档案管理部门。3.会议收集对于学校组织的各类会议，由会议组织者负责收集会议文件、记录等材料，并移交档案管理部门。4.活动收集学校举办的各类活动，如教学活动、科研活动、文体活动等，活动承办部门应在活动结束后及时将活动相关档案材料移交档案管理部门。三、档案整理（一）整理原则1.遵循文件形成规律按照文件的形成时间、来源、内容等方面的联系，对档案进行分类整理。2.保持文件之间的历史联系注意文件之间的因果关系、隶属关系和时间顺序，使整理后的档案能够反映学校工作的历史全貌。3.便于保管和利用通过科学的分类、编号和排列，提高档案的保管效率和利用价值。（二）分类方法1.年度分类法将档案按年度分开，不同年度的档案分别整理。2.机构分类法按照学校内部机构设置，将档案分为党群工作类、行政管理类、教学工作类、学生工作类、科研工作类、基本建设类、仪器设备类、外事工作类、财会工作类等。3.问题分类法在每一类机构档案中，再按照问题进行细分，如行政管理类可分为综合管理、人事管理、财务管理等。（三）整理步骤1.区分全宗全宗是一个独立的机关、团体或个人在社会活动中形成的档案有机整体。学校档案以学校为全宗，对不同来源的档案进行区分。2.分类按照上述分类方法，对档案进行分类。3.组卷将同一类别的档案材料按照一定的原则和方法组成案卷。卷内文件应保持内在联系，不同保管期限的文件应分别组卷。4.编目编制卷内文件目录、案卷目录等，注明档案的编号（全宗号、目录号、案卷号、件号）、题名、日期、保管期限、密级等信息。5.装订对破损的文件进行修复，去除金属物，按照一定的规格进行装订，确保案卷整齐、牢固。四、档案归档（一）归档时间1.年度归档每年年底，各部门应将本年度形成的档案整理完毕，移交档案管理部门进行归档。2.定期归档对于一些具有固定周期的档案，如教学计划、财务预算等，应按照规定的时间定期归档。（二）归档程序1.移交登记各部门向档案管理部门移交档案时，应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、移交时间等信息，双方签字确认。2.审核验收档案管理部门对移交的档案进行审核验收，检查档案的完整性、准确性、系统性和整理质量。对不符合要求的档案，退回原部门进行补充或整改。3.入库上架审核验收合格的档案，按照档案分类编号顺序，存入档案库房的相应位置，并在档案管理系统中进行登记。五、档案保管（一）保管场所学校应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、除湿机、空调、灭火器、防虫药等。（三）保管措施1.建立档案管理制度明确档案保管人员的职责，制定档案库房管理制度、档案借阅制度、档案保密制度等，确保档案保管工作规范有序。2.定期检查档案保管人员应定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，及时发现问题并采取相应的措施进行处理。3.安全防护加强档案库房的安全管理，安装监控设备、门禁系统等，防止无关人员进入档案库房。严格遵守保密制度规定档案的使用范围和审批程序，确保档案信息安全。4.数字化管理逐步推进档案数字化建设，将重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，方便档案的查阅和利用，同时备份电子档案，防止数据丢失。六、档案鉴定（一）鉴定原则1.全面审查对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，综合判断档案的价值。2.历史观点从历史发展的角度出发，分析档案在当时和现在的作用，确定其保存价值。3.效益原则根据档案的利用频率和利用效果，评估档案的保存效益，合理确定档案的保管期限。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由学校分管领导、档案管理部门负责人、相关业务部门专家等组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作计划，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定方法与标准1.直接鉴定法鉴定人员直接审查档案的内容，逐件判断档案的价值。2.保管期限划分根据档案的重要程度和保存价值，将档案保管期限划分为永久、长期（15年以上）和短期（15年以下）。永久保管的档案反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案。如学校的重要法规、规章制度、历史沿革、重大事件记录、重要人事任免等。长期保管的档案在相当长的时间内对学校工作有查考利用价值的档案。如教学、科研、管理等方面一般重要的文件材料等。短期保管的档案在较短时间内对学校工作有参考价值的档案。如一般性的文件、临时性的通知等。（四）鉴定工作流程1.初步筛选档案管理部门对库存档案进行全面清查，按照保管期限的划分标准，初步筛选出需要鉴定的档案。2.详细审查鉴定工作小组对初步筛选出的档案进行详细审查，根据鉴定标准，确定档案的保管期限。3.编制鉴定报告对鉴定结果进行汇总，编制档案鉴定报告，注明档案的名称、数量、原保管期限、鉴定后的保管期限等信息。4.审批与调整鉴定报告报学校分管领导审批后，档案管理部门根据审批意见对档案的保管期限进行调整，并在档案管理系统中更新相关信息。七、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计包括各类档案的总数、新增档案数量、销毁档案数量等。2.档案利用情况统计统计档案的借阅次数、查阅人数、利用效果等。3.档案保管状况统计如档案库房的温湿度、设备运行情况等。（二）统计方法1.建立统计台账档案管理部门应建立档案统计台账，对档案的各项数据进行详细记录。2.定期统计每月、每季度、每年对档案统计数据进行汇总分析，形成统计报表。（三）统计报表报送档案管理部门应定期将档案统计报表报送学校领导和上级档案管理部门，为学校档案管理决策提供依据。八、档案利用（一）利用原则1.依法依规档案利用应严格遵守国家有关法律法规和学校档案管理制度，确保档案利用合法合规。2.服务为本以服务学校教学、科研、管理等工作为宗旨，积极为利用者提供优质、高效的档案利用服务。3.安全保密在档案利用过程中，严格遵守保密制度，确保档案信息安全，防止档案泄露。（二）利用范围1.学校内部利用学校各部门、各年级、各班级及教职员工因教学、科研、管理等工作需要，可以查阅、借阅学校档案。2.校外利用因国家机关、企事业单位、社会组织等工作需要，经学校批准，可以查阅、借阅学校相关档案。（三）利用方式1.查阅利用者可以到档案管理部门查阅档案原件或复印件。查阅时，档案管理部门应提供必要的查阅场所和设备，并安排专人协助查阅。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，利用者应填写档案借阅申请表，注明借阅档案名称、数量、借阅时间、用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不