电子化档案工作制度

PAGE电子化档案工作制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织电子化档案管理，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，提高工作效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门在工作活动中形成的具有保存价值的电子化文件及档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：确保电子化档案内容真实反映公司/组织的各项工作活动。2.完整性原则：保证电子化档案涵盖公司/组织工作的各个方面，无遗漏。3.安全性原则：采取有效措施保障电子化档案的存储、传输和使用安全，防止信息泄露、篡改和丢失。4.规范性原则：遵循统一的格式、标准和流程进行电子化档案的管理。5.便利性原则：便于档案的检索、查阅和利用，提高工作效率。（四）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善电子化档案工作制度。统筹规划电子化档案管理系统的建设和维护。指导、监督各部门的电子化档案管理工作。负责电子化档案的收集、整理、存储、保管和利用等工作。2.各部门负责本部门电子化文件的形成、积累和整理，并按规定移交档案管理部门。配合档案管理部门做好电子化档案管理相关工作，确保本部门档案的真实、完整。二、电子化档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各类业务活动中形成的电子文件，包括但不限于合同协议、报告、报表、信函、会议纪要、工作记录等。2.从外部接收的与公司/组织业务相关的电子文件，如供应商提供的资料、客户反馈等。3.电子设备产生的具有保存价值的数据文件，如系统日志、数据库备份等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责电子文件的收集工作，确保文件收集的及时性和完整性。2.电子文件应按照原始生成状态进行收集，不得进行不必要的修改和删除。3.对于重要电子文件，应同时收集其相关的元数据，如文件的创建时间、作者、来源等。（三）整理原则1.按照文件的形成规律和内在联系进行分类整理。2.保持文件之间的有机联系，区分不同保管期限和密级。3.遵循便于管理和利用的原则，确定合理的分类方案和编号规则。（四）整理方法1.分类：根据公司/组织的业务特点和档案管理需求，可采用年度机构保管期限等分类方法。例如，先按年度划分，再按部门机构细分，最后根据保管期限分为永久、长期、短期等。2.编号：为每份电子化档案赋予唯一的编号，编号应体现分类信息，便于识别和检索。编号格式可采用“年度+机构代码+流水号”等形式。3.著录：对电子化档案进行著录，录入档案的题名、日期、作者、来源、保管期限等关键信息，形成电子目录数据库，以便快速查询和利用。三、电子化档案的存储与保管（一）存储方式1.应选用安全可靠的存储设备，如磁盘阵列、磁带库、光盘库等，确保存储容量满足档案增长需求。2.采用异地存储备份策略，将重要电子化档案在不同地理位置进行备份，防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案丢失。3.建立电子存储介质的使用登记制度，记录存储介质的购入、使用、维修、报废等情况。（二）存储环境1.存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁、防尘等条件，温度、湿度应符合相关标准要求。2.定期对存储环境进行检查和维护，确保环境安全稳定。（三）保管期限1.根据国家法律法规和公司/组织实际情况，确定电子化档案的保管期限，一般分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.对于保管期限已满的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。（四）档案备份1.定期对电子化档案进行全量备份和增量备份，备份频率应根据档案变化情况合理确定。2.备份数据应进行严格的校验和测试，确保备份数据的准确性和可用性。3.备份存储介质应妥善保管，与原始存储介质分开存放，并定期进行异地转移。四、电子化档案的利用与共享（一）利用权限1.根据档案的密级和利用需求，设定不同的利用权限。2.查阅、借阅电子化档案应履行相应的审批手续，经授权后方可进行。3.严格限制对绝密级档案的利用，确需利用的，应经公司/组织高层领导批准。（二）利用方式1.提供在线查询服务，方便员工通过电子化档案管理系统快速检索和查阅所需档案。2.根据工作需要，可提供档案打印、复制等服务，但应确保档案内容的安全和完整。3.对于涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应采取必要的保密措施，防止信息泄露。（三）共享机制1.建立电子化档案共享平台，明确共享范围和共享流程。2.部门之间如需共享档案，应通过共享平台提交申请，经档案管理部门审核同意后，方可进行共享。3.共享档案应遵循原有的保密规定和利用权限，确保档案信息安全。五、电子化档案的安全管理（一）安全防护措施1.安装防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等安全防护设备，防止外部网络攻击和恶意软件入侵。2.对电子化档案管理系统进行定期安全漏洞扫描和修复，确保系统安全稳定运行。3.采用加密技术对重要档案数据进行加密存储和传输，防止数据在传输过程中被窃取或篡改。（二）用户认证与授权1.建立严格的用户认证机制，采用用户名、密码、数字证书等多种认证方式，确保用户身份的真实性和合法性。2.根据用户的工作职责和权限需求，合理分配系统操作权限，防止越权操作。（三）数据安全审计1.建立电子化档案数据安全审计系统，对系统操作、数据访问等行为进行实时监测和审计。2.定期对审计数据进行分析，发现异常情况及时进行处理，并形成审计报告。（四）应急处理预案1.制定电子化档案安全应急处理预案，明确应急处理流程和责任分工。2.定期组织应急演练，提高应对突发安全事件的能力。3.发生安全事件时，应立即采取措施进行处理，及时恢复档案数据，减少损失，并向上级主管部门报告。六、电子化档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家法律法规和公司/组织档案保管期限规定，对电子化档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应确保档案的真实性、完整性和准确性，全面评估档案的保存价值。（二）鉴定组织成立由档案管理部门、业务部门和相关专家组成的档案鉴定小组，负责对电子化档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.查阅档案内容，分析其对公司/组织工作的历史查考价值和现实利用价值。2.参考同类档案的保存情况和利用频率。3.结合公司/组织的发展规划和业务需求，判断档案是否仍有保存必要。（四）销毁程序1.经鉴定小组确认无保存价值的档案，编制销毁清单，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.销毁清单经档案管理部门负责人审核、公司/组织主管领导批准后，方可进行销毁。3.采用物理或电子方式对档案