少数民族医药档案管理制度

PAGE少数民族医药档案管理制度一、总则（一）目的少数民族医药作为我国传统医药的重要组成部分，具有独特的理论体系、诊疗方法和丰富的药物资源。为加强少数民族医药档案的科学管理，有效保护和利用档案资源，充分发挥档案在少数民族医药传承、科研、临床等方面的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及少数民族医药档案管理的所有部门和人员，包括但不限于少数民族医药研究机构、医疗机构、药物研发部门、资料收集整理部门等。（三）基本原则1.真实性原则：确保档案内容真实、准确反映少数民族医药工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。2.完整性原则：全面收集、整理与少数民族医药相关的各类文件、资料、记录等，保证档案的完整性，避免重要信息缺失。3.系统性原则：按照少数民族医药的学科体系、业务流程和档案形成规律，对档案进行科学分类、系统整理，便于查找和利用。4.安全性原则：采取有效措施，保障档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失、泄露等情况发生。（四）管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善少数民族医药档案管理制度、工作流程和操作规范。集中统一管理本公司/组织的少数民族医药档案，对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作进行全面监督和指导。定期对档案管理人员进行培训，提高其业务素质和管理水平。建立健全档案管理信息化系统，实现档案信息的数字化存储、检索和利用。2.各部门职责负责本部门少数民族医药档案的收集、整理和初步归档工作，并按照规定的时间和要求向档案管理部门移交。明确专人负责档案管理工作，确保档案的形成、积累和整理工作与业务工作同步进行。配合档案管理部门做好档案的鉴定、统计、利用等工作，提供必要的支持和协助。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.少数民族医药历史文献：包括古代少数民族医药典籍、医案、秘方、验方、炮制方法、药物图谱等。2.科研项目档案：各类少数民族医药科研项目的立项申报书、研究计划、实验数据、研究报告、成果鉴定材料、专利申请文件等。3.临床诊疗档案：少数民族医药临床病历、诊断记录、治疗方案、疗效观察、医事纠纷处理材料等。4.药物资源档案：少数民族地区药用植物、动物、矿物等资源的调查资料、分布图、标本、鉴定报告、种植养殖技术资料等。5.传统医药传承人档案：传承人基本信息、传承谱系、学术思想、临床经验、技艺传承记录、培训授课资料等。6.学术交流档案：参加或举办的少数民族医药学术会议、研讨会、培训班、讲座等活动的会议通知、议程安排、论文集、交流材料、参会人员名单等。7.对外合作档案：与国内外机构开展少数民族医药合作项目的合作协议、合作方案、工作记录、成果共享材料等。8.其他相关档案：涉及少数民族医药的政策法规文件、行业标准、统计报表、宣传资料、荣誉证书等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门在工作中形成的各类少数民族医药档案，确保档案的完整性和及时性。2.收集的档案应内容完整、字迹清晰、格式规范，如有破损、褪色、模糊等情况，应及时进行修复或复制。3.对于电子文件，应按照国家有关电子文件管理的规定进行收集，确保文件格式的通用性和可读性，并做好备份存储工作。（三）整理方法1.分类按照少数民族医药档案的内容和性质，分为历史文献类、科研项目类、临床诊疗类、药物资源类、传统医药传承人类、学术交流类、对外合作类、其他类等八大类。在每大类下，根据档案的具体内容和形成时间等因素，进一步细分小类，如历史文献类可分为古籍、医案、秘方等小类；科研项目类可分为国家级项目、省部级项目、地市级项目等小类。2.编号为每一份档案编制唯一的档案编号，编号应体现档案的类别、年度和顺序号等信息，便于识别和管理。例如，历史文献类古籍档案编号格式为：LSWX[年份][顺序号]。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等内容，以便快速查找和了解档案的基本信息。对于重要档案，应编写档案摘要，概述档案的主要内容和价值。4.装订对纸质档案进行分类整理后，按照一定的顺序进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持档案的原貌，避免损坏档案内容。三、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的少数民族医药档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施。2.库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的办公设备和用品，如档案架、档案盒、温湿度计、灭火器、防虫药、吸尘器等。（二）保管方式1.纸质档案保管将整理好的纸质档案按照类别和编号顺序存放在档案架上，排列整齐，便于查找。定期对纸质档案进行检查和清点，发现问题及时处理，如档案破损应及时修复，档案丢失应查明原因并进行补充。对珍贵的少数民族医药历史文献档案，应采取特殊的保护措施，如采用复制件代替原件查阅、限制查阅次数等。2.电子档案保管建立电子档案数据库，将电子文件按照分类和编号进行存储，确保电子档案的存储格式规范、数据准确。定期对电子档案进行备份，备份数据应分别存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。加强电子档案的安全管理，设置严格的访问权限，防止电子档案被非法篡改、删除或泄露。（三）档案保管期限1.短期保管档案：保管期限为10年以下，主要包括一般性的工作文件、临时统计报表、一般性的学术交流材料等。2.中期保管档案：保管期限为10年至30年，包括重要的科研项目阶段性成果文件、临床诊疗参考资料、一般的药物资源调查记录等。3.长期保管档案：保管期限为30年以上，主要是具有重要历史价值、科研价值、文化价值的少数民族医药档案，如少数民族医药古籍、珍贵的临床经验总结、重大科研项目成果档案、传统医药传承人核心档案等。（四）档案鉴定与销毁1.鉴定定期对保管期满的少数民族医药档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关业务部门和专家组成鉴定小组，对档案的价值进行评估。鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、保管期限等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值，确定档案的存毁意见。2.销毁对于经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清单，报经本公司/组织负责人批准后进行销毁。档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复，如纸质档案应采用焚烧或粉碎等方式销毁，电子档案应进行彻底删除。档案销毁过程中，应指定专人负责监督，并做好销毁记录，记录内容包括销毁档案的名称、数量、时间、地点、销毁方式等。四、档案的利用（一）利用原则1.遵循合法、合理、有效的原则，在保护档案安全和保密的前提下，充分满足公司/组织内部和社会对少数民族医药档案的利用需求。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的少数民族医药档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅和使用范围。（二）利用方式1.查阅本公司/组织内部人员因工作需要查阅少数民族医药档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应按照规定为查阅人员提供必要的服务，协助查阅人员查找所需档案，并对查阅过程进行监督，确保档案的安全和完整。查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房或转借他人，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。2.借阅因特殊情况需要借阅少数民族医药档案的，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得擅自涂改、损坏、丢失档案，如发生上述情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。3.出具证明公司/组织外单位因工作需要要求出具少数民族医药档案证明的，应提供单位介绍信和相关证明材料，经档案管理部门审核后，按照规定出具档案证明。档案证明应客观、准确地反映档案的内容，加盖档案管理部门印章后方可生效。（三）利用登记1.建立少数民族医药档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人姓名、所在部门、利用目的、查阅或借阅档案名称和编号、利用期限、归还时间等信息。2.档案利用登记记录应妥善保存，以便查询和统计档案利用情况，为档案管理工作提供参考依据。五、档案管理人员职责（一）基本要求1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉少数民族医药业务知识，具有较强的责任心和保密意识。2.定期参加档案管理业务培训和少数民族医药相关知识培训，不断提高自身业务水平和综合素质。（二）具体职责1.负责少数民族医药档案的日常收集、整理、保管、统计等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.按照档案管理制度和工作流程，对档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查找和利用。3.做好档案库房的管理工作，定期检查档案保管状况，维护库房的安全防护设施，确保档案的实体安全和信息安全。4.负责档案的鉴定和销毁工作，按照规定的程序和方法对保管期满的档案进行鉴定，提出存毁意见，并对销毁的档案进行监督和记录。5.为档案利用人员提供服务，办理档案查阅、借阅、出具证明等手续，对档案利用情况进行登记和统计。6.积极开展档案信息资源开发利用工作，根据公司/组织业务发展需要，编写档案参考资料，提供档案信息咨询服务，为少数民族医药传承、科研、临床等工作提供支持。7.保守档案机密，不得泄露档案内容和利用情况，维护档案的保密性和安全性。六、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部设立档案管理监督小组，定期对少数民族医药档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时督促整改。2.档案管理监督小组应检查档案管理制度的执行情况、档案管理工作流程的落实情况、档案管理人员的履职情况等，确保档案管理工作规范有序。（二）外部检查1