档案管理制度落实不到位

PAGE档案管理制度落实不到位一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案管理制度有效落实，提高档案管理水平，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本专项整改方案。（二）适用范围本方案适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范和整改要求。（三）整改依据1.《中华人民共和国档案法》2.《企业档案管理规定》3.行业相关档案管理标准及公司内部档案管理制度二、档案管理制度落实不到位的现状分析（一）存在问题1.档案收集不及时、不完整部分部门对档案材料的形成和积累重视不够，未能按照规定及时将应归档的文件、资料等移交档案管理部门，导致档案收集滞后，一些重要信息缺失。2.档案整理不规范档案分类混乱，编号不统一，文件排列无序，装订不整齐等问题较为突出。部分档案管理人员缺乏专业的整理技能，未能按照科学的方法对档案进行分类、编号和编目，影响了档案的查阅和利用效率。3.档案保管条件不完善档案库房设施简陋，缺乏必要的防火、防潮、防虫、防盗等安全防护设备，对档案的保存造成了潜在威胁。同时，档案存储环境温湿度控制不当，容易导致档案纸张老化、字迹褪色等问题。4.档案利用效率低下档案检索工具不完善，检索方法不科学，使得查阅档案时耗费大量时间和精力。一些部门和员工对档案利用意识淡薄，未能充分认识到档案在工作中的重要作用，不主动查阅档案获取相关信息，影响了工作效率和决策科学性。5.档案管理人员素质参差不齐部分档案管理人员缺乏系统的档案业务培训，专业知识和技能不足，对档案管理工作的重要性认识不够，责任心不强，在档案管理工作中存在敷衍了事的现象。（二）原因分析1.思想认识不足部分部门和员工对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，没有将档案管理工作纳入日常工作的重要环节，认为档案管理只是简单的文件存放，忽视了档案在公司发展中的历史凭证、信息支持和决策参考作用。2.制度执行不力虽然公司制定了较为完善的档案管理制度，但在实际执行过程中，缺乏有效的监督和考核机制，导致制度落实不到位。一些部门和员工对制度规定置若罔闻，不按要求执行档案管理工作流程，使得制度成为一纸空文。3.培训教育缺乏公司对档案管理人员的培训教育投入不足，缺乏系统的培训计划和培训内容，档案管理人员无法及时更新知识结构，提升专业技能，难以适应日益复杂的档案管理工作要求。4.资源配置不合理公司在档案管理方面的资源配置不合理，档案管理设施设备陈旧老化，资金投入有限，无法满足档案管理工作的实际需要，制约了档案管理水平的提升。三、整改目标（一）短期目标（13个月）1.全面梳理档案管理工作流程，查找存在的问题和漏洞，建立问题台账，明确整改责任人及整改期限。2.加强档案收集工作，确保各类档案材料及时、完整归档。3.对已整理的档案进行全面清查，纠正整理不规范的问题，按照规范要求重新整理档案。4.改善档案保管条件，配备必要的安全防护设备，确保档案存储环境符合要求。（二）中期目标（36个月）1.完善档案管理制度，建立健全档案管理工作的监督和考核机制，确保制度有效执行。2.加强档案管理人员培训，提高档案管理人员的专业素质和业务能力，使其能够熟练掌握档案管理工作流程和技能。3.优化档案检索工具，提高档案查阅效率，实现档案信息资源的有效利用。（三）长期目标（6个月以上）1.形成科学、规范、高效的档案管理体系，档案管理工作达到行业先进水平。2.充分发挥档案在公司决策、业务开展、历史研究等方面的重要作用，为公司发展提供有力的信息支持。四、整改措施（一）加强档案收集工作1.明确各部门档案收集责任人，负责本部门各类档案材料的收集、整理和移交工作。档案收集责任人应定期对本部门的档案材料进行清查，确保档案材料无遗漏。2.制定档案收集清单，明确各类档案材料的归档范围、归档时间和归档要求，发放至各部门及相关人员，便于其对照清单进行档案收集工作。3.建立档案收集提醒机制，档案管理部门定期向各部门发送档案收集提醒通知，督促其按时完成档案移交工作。对于重要档案材料，档案管理部门可提前介入，协助各部门进行收集和整理。（二）规范档案整理工作1.组织档案管理人员参加档案整理业务培训，学习档案分类、编号、编目等专业知识和技能，提高档案整理水平。2.按照国家档案管理标准和公司实际情况，制定详细的档案分类方案和编号规则，确保档案分类科学、编号统一、编目准确。3.对已整理的档案进行全面复查，对不符合规范要求的档案进行重新整理。在整理过程中，要认真核对档案材料的完整性、准确性和真实性，确保档案质量。（三）改善档案保管条件1.对档案库房进行全面检查，根据档案保管要求，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等安全防护设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等。2.安装温湿度监测设备，实时监控档案库房的温湿度变化情况，采取有效措施调节温湿度，确保档案存储环境温湿度符合要求（温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%）。3.对档案存储设备进行更新和维护，确保档案存放安全、有序。根据档案数量和存储需求，合理配置档案柜、档案架等存储设备，并定期对其进行检查和维修，防止档案损坏和丢失。（四）提高档案利用效率1.建立完善的档案检索系统，采用计算机检索和纸质检索相结合的方式，编制档案检索工具，如案卷目录、全宗指南、专题索引等，方便档案查阅。2.加强档案检索培训，使档案管理人员和利用者熟悉检索方法和技巧，提高检索效率。同时，不断优化检索系统，根据实际使用情况及时更新和完善检索工具，提高检索的准确性和全面性。3.加强档案信息资源开发利用，结合公司业务需求，开展档案编研工作，编制专题资料汇编、大事记等，为公司决策和业务开展提供参考依据。同时，积极推进档案数字化建设，将重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息资源的共享和高效利用。（五）加强档案管理人员队伍建设1.制定系统的档案管理人员培训计划，定期组织档案管理人员参加业务培训和学习交流活动，邀请档案管理专家进行讲座和指导，不断更新档案管理人员的知识结构，提升其专业技能和综合素质。2.建立档案管理人员考核机制，对档案管理人员的工作业绩、业务能力、职业素养等进行全面考核，考核结果与薪酬待遇、晋升晋级等挂钩，激励档案管理人员积极履行职责，提高工作质量。3.鼓励档案管理人员参加档案专业资格考试，取得相应的职业资格证书，对取得证书的人员给予一定的奖励和支持，营造良好的学习氛围，促进档案管理人员队伍整体素质的提升。五、整改责任分工（一）成立整改工作领导小组组长：[组长姓名]副组长：[副组长姓名]成员：各部门负责人领导小组负责全面领导和统筹协调档案管理制度落实不到位的整改工作，研究解决整改工作中的重大问题，确保整改工作顺利推进。（二）明确各部门整改责任1.档案管理部门负责制定具体的整改实施方案，组织实施档案收集、整理、保管、利用等方面的整改工作，对整改工作进行监督检查和指导，定期向整改工作领导小组汇报整改工作进展情况。2.各业务部门负责本部门档案管理工作的整改落实，按照档案管理部门的要求，及时完成档案收集、整理和移交工作，配合档案管理部门做好档案管理的各项整改工作。各部门负责人为本部门档案管理整改工作的第一责任人，要切实加强对本部门档案管理工作的领导和监督。六、整改工作进度安排（一）第一阶段（13个月）1.第1个月成立整改工作领导小组，明确各部门整改责任。全面梳理档案管理工作流程，查找存在的问题和漏洞，建立问题台账。制定档案收集清单，发放至各部门及相关人员。组织档案管理人员参加档案整理业务培训。2.第2个月各部门按照档案收集清单，开展档案收集工作，档案管理部门定期进行督促检查。对已整理的档案进行全面清查，开始纠正整理不规范的问题。对档案库房进行检查，制定安全防护设备配备计划。3.第3个月完成档案收集工作，确保各类档案材料及时、完整归档。完成部分档案的重新整理工作，达到规范要求。按照安全防护设备配备计划，采购并安装必要的防火、防潮、防虫、防盗等安全防护设备。（二）第二阶段（36个月）1.第4个月继续推进档案整理工作，确保所有档案整理规范。建立档案收集提醒机制，定期向各部门发送档案收集提醒通知。优化档案检索工具，编制部分档案检索目录。2.第5个月完善档案管理制度，制定档案管理工作的监督和考核办法。加强档案管理人员培训，开展档案数字化建设相关培训。对档案存储环境温湿度进行实时监测，采取有效措施调节温湿度。3.第6个月完成档案管理工作的全面复查，确保档案管理各项整改措施落实到位。建立档案信息资源开发利用机制，开展档案编研工作。对档案管理人员进行考核，根据考核结果进行奖惩。（三）第三阶段（6个月以上）1.持续优化档案管理工作流程，巩固整改成果，形成科学、规范、高效的档案管理体系。2.定期对档案管理工作进行评估和总结，不断完善档案管理制度和管理方法，提高档案管理水平。3.充分发挥档案在公司决策、业务开展、历史研究等方面的重要作用，为公司发展提供有力的信息支持。七、整改工作监督与考核（一）监督机制1.整改工作领导小组定期对整改工作进行检查和指导，及时发现和解决整改过程中出现的问题。2.档案管理部门负责对各部门档案管理整改工作进行日常监督检查，对整改工作不力的部门及时提出整改意见，督促其限期整改。3.设立整改工作举报电话和邮箱，接受公司全体员工对档案管理整改工作的监督和举报，对举报问题及时进行调查核实，并将处理结果反馈给举报人。（二）考核机制1.制定档案管理工作考核指标体系，对各部门档案管理工作进行量化考核，考核内容包括档案收集、整理、保管、利用等方面