公司质量档案管理制度

PAGE公司质量档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司质量管理，规范质量档案管理工作，确保质量档案的完整性、准确性和可追溯性，为公司质量决策、产品质量改进、质量体系运行及满足法律法规要求提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及产品质量、质量管理活动等相关档案的管理，包括但不限于原材料检验报告、生产过程质量记录、成品检验报告、质量事故处理记录、质量管理体系文件等。（三）职责分工1.质量管理部门负责制定和完善质量档案管理制度，并监督执行。归口管理质量档案，组织质量档案的收集、整理、归档、保管和查阅等工作。指导和督促各部门做好质量档案的形成、积累和移交工作。2.各部门负责本部门质量档案的收集、整理、初步审核，并定期移交至质量管理部门。明确专人负责质量档案管理工作，确保质量档案的真实、完整和及时归档。在业务活动中严格按照质量管理要求形成规范的质量记录，并妥善保管，防止丢失和损坏。3.档案管理部门负责提供质量档案存放场所，确保档案存储环境安全、适宜。协助质量管理部门做好质量档案的整理、装订、编目等工作，按照档案管理规定进行统一管理。二、质量档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应根据业务活动的开展情况，及时收集与质量相关的各类文件、记录、报告等资料。收集的质量档案应涵盖产品从原材料采购到成品交付全过程的质量信息。2.质量档案应包括纸质文件、电子文件等多种形式。对于电子文件，应确保其存储格式的通用性和可读性，并定期进行备份，防止数据丢失。3.收集的质量档案应具有真实性、完整性和准确性，不得擅自修改、伪造或隐匿相关资料。（二）整理原则1.质量档案应按照分类清晰、便于查找的原则进行整理。可根据产品类别、质量环节、时间顺序等因素进行分类。2.每份质量档案应单独装订或编号，确保其独立性和完整性。对于同一批次产品或同一质量活动形成的系列文件，应进行系统整理，建立内在联系。3.质量档案的整理应遵循统一的格式和规范，包括文件的编号、标题、日期、来源、内容摘要等信息的填写应准确、完整。（三）整理方法1.分类编号根据质量档案的类别，制定相应的分类编号规则。例如，原材料质量档案可编号为“YCL001”，生产过程质量记录编号为“SC001”等。编号应具有唯一性，便于识别和管理。对于电子文件，应按照分类编号规则进行命名和存储，确保电子档案与纸质档案编号对应，便于查找和关联。2.文件编目编制质量档案目录，目录应包含档案编号、名称（标题）、日期、来源、保管期限等信息。目录应按照分类顺序排列，便于查阅。对于每份质量档案，应在文件首页或封面注明编号、名称、日期等基本信息，并编制页码，确保文件顺序清晰。3.装订成册纸质质量档案应进行装订，确保文件牢固、整齐。装订时应去除金属物，采用线装或胶装等方式，避免使用钉书钉等易生锈或损坏文件的装订方式。对于篇幅较长或包含多张附件的质量档案，可采用活页夹等方式装订，但应确保附件顺序固定，便于查阅。三、质量档案的归档（一）归档时间1.各部门应定期将整理好的质量档案移交至质量管理部门进行归档。一般情况下，月度质量档案应在次月上旬完成归档，季度质量档案应在季度末15日内完成归档，年度质量档案应在次年1月底前完成归档。2.对于重大质量事件、紧急质量问题等形成的质量档案，应在事件处理完毕后3个工作日内归档。（二）归档流程1.部门初审各部门质量档案管理人员对收集整理的质量档案进行初步审核，确保档案内容完整、准确，签字手续齐全。审核无误后，填写《质量档案移交清单》，注明档案编号、名称、数量、移交日期等信息。2.质量管理部门审核质量管理部门收到各部门移交的质量档案后，进行再次审核。审核内容包括档案的格式规范、分类准确性、内容完整性等。对于审核中发现的问题，及时反馈给移交部门进行整改。3.归档存储经质量管理部门审核通过的质量档案，由档案管理部门按照分类编号顺序进行归档存储。档案应存放在专门的档案柜或电子存储设备中，确保存储环境安全、干燥、通风，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。四、质量档案的保管（一）保管期限1.根据质量档案的重要性和使用价值，确定不同质量档案的保管期限。保管期限分为短期（15年）、中期（510年）和长期（10年以上）。2.具体保管期限规定如下：原材料检验报告、一般生产过程质量记录等保管期限为短期，5年。成品检验报告、质量体系内部审核记录等保管期限为中期，10年。产品质量认证文件、重大质量事故处理记录等保管期限为长期，永久保存。（二）保管要求1.档案管理部门应建立质量档案保管台账，详细记录档案的编号、名称、保管期限、存放位置、出入库时间等信息，确保档案的可追溯性。2.定期对质量档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的数量、完整性、存储状况等。对于发现的问题，及时采取措施进行处理，如补充缺失档案、修复损坏档案等。3.质量档案的存储环境应符合档案保管要求，保持适宜的温度、湿度。对于纸质档案，应采取防潮、防虫、防火、防盗等措施；对于电子档案，应定期进行备份，并采用安全的存储设备和加密技术，防止数据泄露和损坏。4.严格限制非档案管理人员进入档案存放场所，档案管理人员应妥善保管档案钥匙或密码，确保档案安全。五、质量档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅质量档案时，应填写《质量档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案编号、名称等信息，经所在部门负责人签字批准后，到质量管理部门查阅。2.质量管理部门应指定专人负责质量档案的查阅服务，查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案存放场所。查阅过程中应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、标记或损坏。3.查阅涉及商业秘密、技术秘密等敏感信息的质量档案时，应严格遵守公司保密制度，未经授权不得向无关人员透露档案内容。（二）借阅规定1.因工作需要借阅质量档案时，借阅人员应填写《质量档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等信息，并经所在部门负责人和质量管理部门负责人签字批准。2.借阅期限一般不得超过15个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应按时归还档案，如逾期未还，质量管理部门应及时催还。3.借阅人员应对借阅的质量档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如发生档案丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应责任。4.借阅归还档案时，质量管理部门应对档案进行检查，确保档案完整无损、内容未被篡改。如发现问题，应及时查明原因并追究借阅人员责任。六、质量档案的销毁（一）销毁条件1.质量档案保管期满，且确无继续保存价值的，可按照本制度规定进行销毁。2.在保管期限内，但因自然灾害、意外事故等原因导致档案损坏无法修复，或档案内容已失去真实性、完整性，经质量管理部门和档案管理部门共同鉴定后，可申请销毁。（二）销毁流程1.提出申请质量管理部门根据档案保管期限和实际情况，定期对拟销毁的质量档案进行清理统计，并填写《质量档案销毁申请表》，注明档案编号、名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.鉴定审批质量管理部门组织相关人员对拟销毁的质量档案进行鉴定，确认档案是否符合销毁条件。鉴定通过后，《质量档案销毁申请表》依次报质量管理部门负责人、档案管理部门负责人、公司分管领导审批。3.销毁实施经批准销毁的质量档案，由档案管理部门负责组织实施销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等物理方法，确保档案信息