商会规范化运作制度汇编

PAGE商会规范化运作制度汇编一、总则（一）目的本制度汇编旨在规范商会的运作，确保商会各项工作有序开展，提高商会的管理水平和服务质量，促进会员之间的交流与合作，维护会员的合法权益，推动行业健康发展。（二）适用范围本制度适用于商会全体会员、工作人员以及与商会相关的各项活动和事务。（三）基本原则1.合法性原则：商会的运作必须遵守国家法律法规和相关政策，依法开展各项活动。2.民主原则：充分发扬民主，保障会员的民主权利，会员大会、理事会等决策机构应按照民主程序进行决策。3.服务原则：以会员为中心，为会员提供优质、高效的服务，维护会员的合法权益，促进会员发展。4.规范原则：建立健全各项规章制度，规范商会的组织架构、运作流程、财务管理等，确保商会运作的规范化、制度化。二、组织架构（一）会员大会1.性质与地位：会员大会是商会的最高权力机构，由全体会员组成。2.职责制定和修改商会章程。选举和罢免理事会成员、监事会成员。审议理事会工作报告、监事会工作报告。审议商会年度财务预算、决算报告。决定商会的重大事项，如发展规划、会员资格审查等。3.会议召开每年至少召开一次会员大会，遇特殊情况可临时召开。会议须有三分之二以上会员出席方能召开，其决议须经到会会员半数以上通过方能生效。（二）理事会1.组成与产生：理事会由会员大会选举产生，是会员大会的执行机构，对会员大会负责。理事会成员人数根据商会实际情况确定。2.职责执行会员大会的决议。筹备召开会员大会。向会员大会报告工作和财务状况。决定会员的吸收和除名。决定设立办事机构、分支机构、代表机构和实体机构。决定秘书长、副秘书长以及各机构主要负责人的聘任。领导商会各机构开展工作。制定内部管理制度。决定其他重大事项。3.会议召开理事会会议每季度至少召开一次，情况特殊的，也可采用通讯形式召开。理事会会议须有三分之二以上理事出席方能召开，其决议须经到会理事半数以上通过方能生效。（三）监事会1.组成与产生：监事会由会员大会选举产生，对会员大会负责，监督商会的业务活动及财务管理。监事会成员人数根据商会实际情况确定。2.职责监督商会章程、会员大会和理事会决议的执行情况。检查商会财务。对理事会成员、秘书长等高级管理人员执行商会职务的行为进行监督，对违反法律、行政法规、商会章程或者会员大会决议的高级管理人员提出罢免的建议。当理事会成员、秘书长等高级管理人员的行为损害商会利益时，要求其予以纠正。提议召开临时会员大会。向会员大会报告监事会工作情况。章程规定的其他职责。3.会议召开监事会会议每半年至少召开一次，情况特殊的，也可采用通讯形式召开。监事会会议须有三分之二以上监事出席方能召开，其决议须经到会监事半数以上通过方能生效。（四）办事机构商会设立秘书处作为办事机构，负责商会日常工作的开展。秘书处设秘书长一名，副秘书长若干名，秘书长由理事会聘任。（五）分支机构、代表机构和实体机构商会根据业务发展需要，可设立分支机构、代表机构和实体机构。设立、变更和终止分支机构、代表机构和实体机构，须经会员大会或理事会审议通过，并报相关部门备案。三、会员管理（一）会员资格1.凡在本行业领域内具有一定影响力，自愿遵守商会章程，履行会员义务的企业、团体或个人，均可申请加入商会。2.申请加入商会的会员，须提交入会申请书，经商会秘书处审核，理事会讨论通过后，方可成为会员。（二）会员权利1.享有本商会的选举权、被选举权和表决权。2.参加本商会组织的各项活动。3.获得本商会提供的信息、咨询、培训等服务。4.对本商会工作提出批评、建议和监督。5.入会自愿，退会自由。（三）会员义务1.遵守本商会章程，执行本商会决议。2.维护本商会合法权益。3.完成本商会交办的工作。4.按规定缴纳会费。5.向本商会反映情况，提供有关资料。（四）会员退会会员退会应书面通知商会，并交回会员证。会员如果一年不缴纳会费或不参加商会活动的，视为自动退会。（五）会员除名会员如有严重违反本商会章程的行为，经理事会表决通过，予以除名。四：会议制度（一）会员大会会议制度1.会员大会由理事会召集，理事长主持。理事长因特殊原因不能履行职务时，由理事长指定的副理事长或其他理事主持。2.会员大会须有三分之二以上会员出席方能召开。会员大会的决议，须经到会会员半数以上通过方能生效。3.会员大会应对所议事项的决定作成会议记录，出席会议的会员应在会议记录上签名。会议记录由商会秘书处保存。（二）理事会会议制度1.理事会会议由理事长召集和主持，理事长因特殊原因不能履行职务时，由理事长指定的副理事长或其他理事召集和主持。三分之一以上理事可以提议召开理事会会议。2.理事会会议须有三分之二以上理事出席方能召开。理事会的决议，须经到会理事半数以上通过方能生效。3.理事会会议应对所议事项的决定作成会议记录，出席会议的理事应在会议记录上签名。会议记录由商会秘书处保存。（三）监事会会议制度1.监事会会议由监事会主席召集和主持，监事会主席因特殊原因不能履行职务时，由监事会主席指定的其他监事召集和主持。三分之一以上监事可以提议召开监事会会议。2.监事会会议须有三分之二以上监事出席方能召开。监事会的决议，须经到会监事半数以上通过方能生效。3.监事会会议应对所议事项的决定作成会议记录，出席会议的监事应在会议记录上签名。会议记录由商会秘书处保存。（四）其他会议制度商会可根据工作需要召开会长办公会、秘书长办公会、专题研讨会等其他会议。会议制度参照上述相关规定执行。五、财务管理制度（一）财务管理原则商会财务管理应遵循合法、规范、透明、节约的原则，严格执行国家有关财务法律法规和财务制度，确保商会财务工作的正常开展。（二）预算管理1.商会应编制年度财务预算，经理事会审议通过后执行。2.预算编制应根据商会年度工作计划和任务，合理安排各项收入和支出，确保收支平衡。3.预算执行过程中，如遇特殊情况需要调整预算，须经理事会审议通过。（三）收入管理1.商会收入主要包括会费收入、捐赠收入、政府资助收入、服务收入等。2.各项收入应按照规定的收费标准和渠道收取，开具合法有效的票据。3.会费收入应按照会员大会通过的会费标准收取，不得擅自提高或降低会费标准。（四）支出管理1.商会支出应严格按照预算执行，坚持勤俭节约的原则，合理安排各项费用支出。2.支出范围包括人员工资福利、办公费用、会议费用、活动费用、业务招待费用等。3.各项支出应取得合法有效的票据，按照财务审批程序进行审批。（五）资产管理1.商会资产包括固定资产、流动资产等。2.固定资产应进行登记造册，并定期进行清查盘点，确保资产安全完整。3.流动资产应按照规定进行管理，确保资金安全和合理使用。（六）财务审计1.商会应定期进行财务审计，每年至少委托专业审计机构进行一次年度财务审计。2.财务审计报告应向理事会和会员大会报告，并接受会员监督。六、印章管理制度（一）印章种类商会印章包括公章、财务专用章、法人章、合同专用章等。（二）印章使用范围1.公章用于商会对外的正式文件、信函、报表等。2.财务专用章用于商会财务收支、结算等相关业务。3.法人章用于商会法定代表人签署的文件、合同等。（三）印章保管1.商会公章由秘书长指定专人保管，财务专用章由财务人员保管，法人章由法定代表人或其授权人员保管，合同专用章由相关业务部门指定专人保管。2.印章保管人员应妥善保管印章，不得擅自将印章转借他人使用。（四）印章使用审批1.使用商会印章须填写《印章使用审批表》，注明使用事由、使用部门、使用时间等，并经相关负责人审批。2.涉及重大事项或金额较大的合同、协议等，须经会长审批。（五）印章使用登记印章保管人员应建立印章使用登记台账，对印章使用情况进行详细记录，包括使用时间、使用事由、使用部门、审批人等。（六）印章停用与销毁1.印章因损坏、遗失等原因需要停用的，应及时报告理事会，并办理相关停用手续。2.停用的印章应按照规定进行销毁，销毁过程应进行记录，并由相关人员签字确认。七、档案管理制度（一）档案范围商会档案包括商会章程、会员资料、会议文件、财务报表、活动资料、合同协议、印章使用记录等各类文件和资料。（二）档案整理1.商会应指定专人负责档案管理工作，对各类档案进行分类整理、编号登记。2.档案整理应按照档案形成的时间顺序、类别等进行，确保档案资料的完整性和系统性。（三）档案保管1.商会应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保档案安全。2.档案保管人员应定期对档案进行检查、核对，发现问题及时处理。（四）档案查阅1.会员、工作人员因工作需要查阅档案的，须填写《档案查阅申请表》，经相关负责人审批后，方可查阅。2.查阅档案应在档案保管场所进行，不得擅自将档案带出。查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。（五）档案借阅1.因特殊情况需要借阅档案的，须填写《档案借阅申请表》，经会长审批后，方可借阅。2.借阅档案应限期归还，借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人或泄露档案内容。（六）档案销毁1.对已失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁应编制销毁清单，经相关负责人审批后，由专人负责销毁，并在销毁清单上签字确认。八、活动管理制度（一）活动策划1.商会开展各类活动，应提前进行策划，制定活动方案，明确活动目的、内容、时间、地点、参与人员等。2.活动方案应经相关部门审核，理事会审议通过后实施。（二）活动组织1.活动组织部门应按照活动方案认真组织实施，确保活动顺利进行。2.活动组织过程中，应做好活动宣传、报名登记、现场布置、安全保障等工作。（三）活动经费1.活动经费应按照预算进行安排，严格控制支出。2.活动经费的报销应按照财务管理制度执行，确保票据合法有效。（四）活动总结活动结束后应及时进行总结，总结活动经验教训，为今后活动开展提供参考。活动总结报告应报理事会备案。九、信息管理制度（一）信息收集1.商会应建立信息收集渠道，广泛收集与行业相关的政策法规、市场动态、技术创新等信息。2.会员应积极向商会提供有关信息，支持商会信息工作开展。（二）信息整理与分析1.商会秘书处应安排专人对收集到的信息进行整理、分类、分析，形成有价值的信息报告。2.信息报告应及时报送理事会成员及相关会员，为会员决策提供参考。（三）信息发布1.商会通过网站、微信公众