诉讼案件档案管理制度

PAGE诉讼案件档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司诉讼案件档案的管理，规范诉讼案件档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保诉讼案件档案的完整、准确、系统和安全，为公司的决策、经营和管理提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门涉及的各类诉讼案件档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则诉讼案件档案由公司统一管理，各部门应指定专人负责本部门诉讼案件档案的收集、整理，并及时移交公司档案管理部门。2.真实完整原则确保诉讼案件档案内容真实、准确、完整，全面反映诉讼案件的全过程。3.安全保密原则严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，确保诉讼案件档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则便于公司内部各部门及相关人员查阅和利用诉讼案件档案，提高工作效率。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善诉讼案件档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门诉讼案件档案的收集、整理、保管等工作。3.集中统一保管公司诉讼案件档案，建立档案目录和索引，方便查询利用。4.定期对诉讼案件档案进行检查、鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定进行销毁。5.负责向公司内部各部门及相关人员提供诉讼案件档案的查阅、借阅服务，并做好登记工作。6.配合公司其他部门做好与诉讼案件相关的工作，提供必要的档案资料支持。（二）案件承办部门职责1.负责本部门诉讼案件档案的收集、整理工作，确保档案资料的真实、完整。2.在诉讼案件办理过程中，及时将形成的各类文件材料收集齐全，并按照档案管理要求进行分类整理。3.在诉讼案件结案后，指定专人将整理好的档案及时移交公司档案管理部门，并办理交接手续。4.配合档案管理部门做好诉讼案件档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助。（三）案件承办人职责1.负责诉讼案件相关文件材料的收集，并对收集的材料进行初步整理。2.在案件办理过程中，妥善保管好各类文件材料，防止丢失、损坏。3.按照档案管理要求，及时将整理好的文件材料移交本部门指定的档案管理人员。三》档案的收集与整理（一）收集范围1.诉讼案件立案阶段的相关材料，包括起诉状、答辩状、立案通知书、受理案件通知书等。2.诉讼案件审理阶段的各类证据材料，如书证、物证、证人证言、鉴定意见、勘验笔录等。3.诉讼案件庭审记录、庭审提纲、代理词、辩护词等。4.诉讼案件调解、和解过程中形成的相关文件材料，如调解协议、和解协议等。5.诉讼案件执行阶段的材料，如执行申请书、执行裁定书、协助执行通知书等。6.与诉讼案件相关的其他文件材料，如上级领导批示、会议纪要、来往信函等。（二）收集要求1.案件承办人应在诉讼案件办理过程中及时收集相关文件材料，确保材料的完整性和准确性。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，如有破损、褪色等情况，应进行修复或复制。3.对于电子文件材料，应按照规定进行存储和备份，确保其可读性和可利用性。（三）整理方法1.按照诉讼案件的类别、时间顺序进行分类整理。2.每一案卷应编制卷内目录，目录内容包括文件材料的题名、日期、页号、备注等。3.卷内文件材料应按照重要程度和时间顺序排列，每份文件材料应加盖页码章，并在右上角编写页号。4.对于同一案件的多份同类文件材料，应进行编号并装订成册，如证据材料册、庭审记录册等。5.在卷内文件材料的首页应放置卷内备考表，注明卷内文件材料的数量、缺损情况、整理人、整理日期等。四、档案的保管（一）保管期限诉讼案件档案的保管期限根据案件的性质、重要程度等因素确定，一般分为短期、中期和长期。1.短期保管期限为[X]年，适用于一般性诉讼案件，对公司经营和管理影响较小的。2.中期保管期限为[X]年，适用于对公司有一定影响的诉讼案件。3.长期保管期限为[X]年以上，适用于涉及公司重大利益、具有典型性或对公司未来发展有重要参考价值的诉讼案件。（二）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照类别、年度、保管期限等顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。同时，应建立电子档案的索引和目录，方便查询利用。3.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对保管的诉讼案件档案进行检查，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏或泄露。4.对超过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁，销毁档案时应进行登记，并由专人负责监销。五、档案的利用（一）查阅1.公司内部各部门及相关人员因工作需要查阅诉讼案件档案的，应填写《诉讼案件档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，安排专人提供查阅服务，并做好查阅登记工作。查阅登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅内容、查阅时间等。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅过程中应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。（二）借阅1.因工作需要借阅诉讼案件档案的，借阅人应填写《诉讼案件档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，办理借阅手续，填写《诉讼案件档案借阅登记表》，注明借阅日期、借阅人姓名、部门、借阅档案名称、借阅期限等，并收取一定的押金。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，借阅人应提前向档案管理部门申请，经批准后方可延长。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自复制、转借、转让或泄露档案内容。借阅期满后，应及时归还档案，档案管理部门在检查档案无损坏、遗失等情况后，退还押金。（三）复印1.因工作需要复印诉讼案件档案的，应填写《诉讼案件档案复印申请表》，注明复印内容、复印用途等，经部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门对复印申请进行审核，符合复印条件的，安排专人进行复印，并做好复印登记工作。复印登记内容包括复印日期、复印人姓名、部门、复印内容、复印页数等。复印的档案应加盖档案管理部门的印章，并注明“复印件与原件核对无误”字样。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对保管的诉讼案件档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否已满，是否仍具有保存价值。鉴定工作应由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据诉讼案件档案的内容、性质、重要程度等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。鉴定意见应包括档案的保管期限、是否需要继续保存、是否需要销毁等。3.对于鉴定后确定仍具有保存价值的档案，应继续妥善保管；对于已失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。（二）销毁1.对已失去保存价值的诉讼案件档案，由档案管理部门编制《诉讼案件档案销毁清册》，注明档案的名称、年度、保管期限、数量等。2.《诉讼案件档案销毁清册》经公司领导审批后，由档案管理部门会同相关部门指定专人进行销毁。销毁过程中应进行登记，注明销毁日期、销毁人姓名、部门、销毁档案名称、数量等。3.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁完毕后，监销人应在《诉讼案件档案销毁清册》上签字确认。七、保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守公司保密制度，对诉讼案件档案中的机密信息予以保密。2.在档案查阅、借阅、复印等过程中，应严格控制接触范围，防止档案信息泄露。3.对于涉及公司商业秘密、技术秘密等重要信息的诉讼案件档案，应采取特殊的保密措施，如加密存储、限制查阅权限等。（二）安全管理1.档案库房应配备必要的