监理部档案管理制度

PAGE监理部档案管理制度一、总则1.1目的本制度旨在规范监理部档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，为监理工作提供有力的支持和保障。1.2适用范围本制度适用于本监理部全体员工在监理项目实施过程中形成的各类档案资料的管理。1.3依据本制度依据国家有关档案管理的法律法规以及相关行业标准制定，如《中华人民共和国档案法》、《建设工程监理规范》等。1.4档案管理原则档案管理遵循集中统一管理、真实完整、分类科学、便于利用的原则。二、档案管理职责2.1监理部档案管理领导小组成立以总监理工程师为组长，各专业监理工程师为成员的档案管理领导小组，负责统筹协调监理部档案管理工作，制定档案管理工作计划和目标，监督检查档案管理工作的执行情况。2.2总监理工程师职责1.全面负责：对监理部档案管理工作负总责，确保档案管理工作符合法律法规和行业标准要求。2.审核批准：审核档案管理工作计划、制度和流程，批准重要档案的保管期限和销毁处理。3.资源保障：提供档案管理工作所需的人力、物力和财力支持。2.3专业监理工程师职责1.资料收集整理：负责本专业监理工作中形成档案资料的收集、整理、分类和初步审核，确保资料的真实、准确和完整。2.及时移交：按照规定的时间和要求，将整理好的档案资料移交档案管理人员。3.协助查阅：协助档案管理人员做好档案的查阅、利用工作，提供相关资料和信息。2.4档案管理人员职责1.集中管理：负责监理部档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用和销毁等工作。2.制度执行：严格执行档案管理制度和流程，确保档案管理工作规范有序。3.设施维护：负责档案库房的日常管理和维护，确保档案存放环境安全、整洁。4.培训指导：对监理部员工进行档案管理知识和技能的培训指导，提高员工的档案管理意识和能力。三、档案的分类与编号3.1档案分类1.监理文件：包括监理规划、监理细则、监理月报、监理会议纪要、监理通知单、工程暂停令、工程复工令等。2.施工文件：施工单位报送的施工组织设计、施工方案、技术交底、工程进度计划、工程变更文件等。3.工程质量文件：原材料、构配件、设备的质量证明文件、检验检测报告、工程质量验收记录等。4.工程造价文件：工程计量支付文件、工程变更费用文件、工程结算文件等。5.工程安全文件：安全管理制度、安全检查记录、安全事故报告等。6.合同文件：监理合同、施工合同、采购合同等。7.其他文件：与监理项目有关的其他文件资料，如来往信函、传真、电子邮件等。3.2编号规则档案编号采用分类号+年度号+流水号的形式。分类号按照档案分类设置，年度号为档案形成的年份，流水号为同一类别档案的顺序号。例如：JL2023001，表示监理文件类2023年形成的第1份档案。四、档案的收集与整理4.1收集要求1.及时收集：各专业监理工程师应在监理工作过程中及时收集本专业形成的档案资料，确保资料的时效性。2.全面收集：收集范围应涵盖监理项目的各个方面，包括文件、记录、报表、图纸等，保证档案资料的完整性。3.真实准确：收集的档案资料应真实反映监理工作实际情况，数据准确、内容完整。4.2整理要求1.分类清晰：按照档案分类标准对收集到的资料进行分类整理，确保同一类别的资料集中存放。2.编目准确：编制档案目录，注明档案的编号、名称、日期、来源等信息，便于查阅。3.装订规范：对纸张较大或较薄的档案资料进行折叠、粘贴或装订，使其整齐美观。4.电子归档：对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行整理归档，确保电子档案的可读性和可利用性。五、档案的归档与保管5.1归档要求1.定期归档：各专业监理工程师应在每月末或每完成一个阶段的监理工作后，将整理好的档案资料移交档案管理人员进行归档。2.审核归档：档案管理人员对移交的档案资料进行审核，检查资料的完整性、准确性和规范性，审核合格后方可归档。3.编制清单：归档时应编制档案归档清单，一式两份，一份由档案管理人员留存，一份交移交部门或人员备查。5.2保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案主要是反映监理项目重要历史过程和具有长远利用价值的文件；长期保管期限一般为10年以上；短期保管期限为10年以下。具体保管期限根据档案的重要性和利用价值确定，详见《监理部档案保管期限表》。5.3保管方式1.纸质档案：采用纸质档案盒或档案柜进行存放，按照档案编号顺序排列，便于查找。2.电子档案：存储在专用的电子存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。同时，建立电子档案索引目录，便于快速检索。3.档案库房：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，保持适宜的温度和湿度。六、档案的查阅与利用6.1查阅权限1.内部查阅：监理部员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理人员处查阅。2.外部查阅：外单位因工作需要查阅监理部档案的，应持单位介绍信，经总监理工程师批准后，由档案管理人员陪同查阅。查阅人员不得擅自摘抄、复制档案内容。6.2查阅登记档案管理人员应对查阅档案的情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅内容、查阅目的等信息。6.3利用规定1.仅限工作用途：档案的查阅和利用应严格限于工作需要，不得用于其他非工作目的。2.不得损坏：查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。3.及时归还：查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。七、档案的鉴定与销毁7.1鉴定组织成立档案鉴定小组，由总监理工程师担任组长，档案管理人员、各专业监理工程师为成员，负责对到期档案进行鉴定。7.２鉴定内容1.保管期限：根据档案保管期限表，对到期档案进行审查，确定是否仍有保存价值。2.利用价值：评估档案对监理工作和今后查考的利用价值。3.准确性和完整性：检查档案的内容是否准确、完整，有无补充或修正的必要。7.3销毁程序1.提出销毁意见：档案鉴定小组对拟销毁档案进行鉴定后，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》。2.审核批准：《档案销毁申请表》经总监理工程师审核批准后，方可进行销毁。3.销毁实施：档案管理人员按照批准的销毁清单，对档案进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.记录备案：档案销毁过程应进行记录，包括销毁日期、档案名称、数量、销毁方式等信息，并由监销人员签字确认。记录应长期保存备案。八、档案管理的信息化建设8.1信息化目标逐步建立监理部档案管理信息系统，实现档案的电子化管理、在线查阅、检索和利用，提高档案管理工作的效率和水平。8.2系统功能1.档案录入：实现档案资料的电子化录入，包括文件的扫描、数据的录入等，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.分类管理：按照档案分类标准，对电子档案进行分类管理，方便查询和检索。3.权限设置：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全和保密。4.在线查阅：提供在线查阅功能，方便监理部员工和经授权的外部人员查阅档案资料。5.统计分析：对档案数据进行统计分析，生成各类报表，为监理工作决策提供支持。8.3数据安全1.备份策略：定期对档案管理信息系统的数据进行备份，备份数据应存储在异地，确保数据的安全性。2.安全防护：采取防火墙、加密技术等