交通行政许可档案制度

PAGE交通行政许可档案制度一、总则（一）目的为加强交通行政许可档案管理，规范交通行政许可行为，保障公民、法人和其他组织的合法权益，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国行政许可法》以及相关交通行业法律法规，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于各级交通行政主管部门及法律法规授权的具有管理公共事务职能的组织（以下统称交通行政机关）实施交通行政许可过程中形成的档案管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：交通行政许可档案应如实反映交通行政许可的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理交通行政许可过程中产生的各类文件、资料，保证档案的完整性。3.规范性原则：档案的形成、整理、保管、利用等环节应遵循统一的规范和标准。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息，应严格保密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本单位交通行政许可档案管理制度并组织实施。2.负责交通行政许可档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等工作。3.指导、监督和检查本单位各业务部门交通行政许可档案的形成、积累和整理工作。4.定期对交通行政许可档案进行鉴定，按照规定做好档案的销毁工作。5.负责档案管理设施设备的建设、维护和管理，确保档案安全。（二）业务部门职责1.负责本部门交通行政许可文件材料的形成、积累和初步整理工作，并按照档案管理部门的要求及时移交。2.明确专人负责与档案管理部门的沟通协调，配合做好档案管理相关工作。3.在办理交通行政许可过程中，严格按照档案管理要求，确保文件材料的真实、完整、准确。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握交通行政许可工作流程，具备良好的职业道德和责任心。2.负责交通行政许可档案的日常管理工作，包括收集、整理、编目、上架保管等。3.做好档案的查阅、借阅登记和服务工作，严格遵守档案保密规定。4.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。5.参与档案的鉴定和销毁工作，做好相关记录。三、档案的收集与整理（一）收集范围交通行政许可档案收集范围包括：1.行政许可申请书及附件材料，如申请人身份证明、资质证明、申请事项相关证明材料等。2.受理通知书、补正材料通知书、不予受理决定书等受理环节文件。3.交通行政许可审查过程中形成的各类文件，如现场勘查记录、专家评审意见、听证笔录等。4.交通行政许可决定文件，如准予行政许可决定书、不予行政许可决定书、行政许可变更决定书、行政许可延续决定书等。5.行政许可证书及送达回证。6.与交通行政许可相关的数据统计报表、分析报告等。7.其他与交通行政许可有关的文件材料。（二）收集要求1.及时收集：各业务部门应在交通行政许可事项办理完毕后，及时将相关文件材料移交档案管理部门。2.完整准确：确保收集的文件材料齐全、完整，内容真实、准确，签字盖章等手续完备。3.规范格式：文件材料应使用符合要求的纸张、书写工具，字迹清晰、工整，格式规范。（三）整理方法1.分类：按照交通行政许可的类别、办理流程等进行分类，一般可分为道路运输经营许可、水路运输经营许可、交通工程建设项目许可等类别。2.编号：为每份档案编制唯一的编号，编号应体现档案类别、年度、顺序号等信息，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，目录应清晰准确，便于检索。4.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行整理、修补和装订，保持档案的整齐美观。四、档案的保管（一）保管期限交通行政许可档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：涉及重大交通行政许可事项、具有重要历史价值和查考利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管：保管期限为30年的档案，主要包括一般性交通行政许可事项的重要文件材料等。3.短期保管：保管期限为10年的档案，主要包括交通行政许可过程中形成的一般性文件材料等。（二）保管条件1.库房设施：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。2.装具设备：使用符合标准的档案柜、档案盒等装具，对档案进行分类存放，便于查找和管理。3.安全管理：建立健全档案库房安全管理制度，配备必要的安全防护设备，如消防器材、监控设备等，定期进行安全检查，确保档案安全。（三）档案的存放与排列1.存放方式：按照档案类别、保管期限等进行分区存放，不同类别的档案应分开存放，便于管理和查找。2.排列顺序：同一类别的档案按照编号顺序排列，编号小的在前，编号大的在后。五、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则：档案利用应符合国家法律法规的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.服务为本原则：以服务交通行政许可工作、服务社会公众为宗旨，为合法利用档案提供便利。3.保密安全原则：在档案利用过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息安全，防止档案丢失、损坏和泄密。（二）利用方式1.查阅：公民、法人和其他组织因工作需要查阅交通行政许可档案的，应按照规定填写查阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，在指定地点查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。2.借阅：因特殊情况需要借阅交通行政许可档案的，应填写借阅申请表，注明借阅理由、借阅期限等，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人员应按时归还档案，如因特殊原因需要延期，应办理续借手续。借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。3.出具证明：根据需要，档案管理部门可为有关单位或个人出具交通行政许可档案相关证明材料。出具证明应依据档案原件，如实反映档案内容，并加盖档案管理部门印章。（三）利用登记建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用时间、利用人姓名、单位、利用目的、档案编号、查阅或借阅的档案内容、归还时间等。档案利用登记册应妥善保管，以备查考。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人及相关档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准档案鉴定应根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素进行综合评估。对已失去保存价值的档案，可提出销毁意见；对仍有保存价值的档案，应继续保管。（三）销毁程序1.编制销毁清册：档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一核对，编制销毁清册，销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。2.审批：销毁清册经档案管理部门负责人审核，报本单位分管领导批准。3.销毁实施：由档案管理部门指定专人负责销毁档案，销毁时应确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、销毁方式、监销人员等。4.监销：销毁档案时，应指定两名以上监销人员在场监督，监销人员应在销毁清册上签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立交通行政许可档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化处理1.扫描录入：对交通行政许可档案进行全面扫描，将纸质档案转化为电子档案，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保图像清晰可读。2.数据录入：对扫描后的电子档案进行数据录入，建立档案数据库，录入内容应准确、完整，与纸质档案一致。（三）系统功能1.档案存储：实现交通行政许可档案的电子存储，对档案数据进行分类管理，便于查询和调用。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、申请人等进行检索，快速准确地查找所需档案信息。3.利用管理：记录档案查阅、借阅等利用情况，实现对档案利用的全程跟踪和管理。4.安全管理：设置用户权限，对不同用户的访问权限进行严格控制，确保档案信息安全。（四）数据备份与维护1.数据备份：定期对交通行政许可档案信息化管理系统中的数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。2.系统维护：定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行，及时处理系统故障和数据问题。八、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门定期对本单位交通行政许可档案管理工作进行自查，检查档案收集、整理、保管、利用等环节是否符合规定要求，发现问题及时整改。2.业务部门应配合档案管理部门的监督检查工作，对本部门形成的交通行政