矿山档案室管理制度

PAGE矿山档案室管理制度一、总则（一）目的为加强矿山档案室的科学管理，有效地保护和利用档案，更好地为矿山生产、建设和管理服务，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本矿山实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本矿山各部门及所属单位形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则矿山档案室对全矿山的档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实性原则档案应如实反映矿山各项活动的真实情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集和整理矿山在生产、建设、经营等过程中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则对涉及矿山机密、商业秘密等重要档案，严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。5.服务性原则充分发挥档案的作用，为矿山的各项工作提供及时、有效的档案信息服务。二、档案管理机构及职责（一）档案室设置设立矿山档案室，配备专职档案管理人员，档案室应具备符合档案保管要求的库房、办公场地及必要的设施设备。（二）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全本矿山档案管理制度。2.负责全矿山各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等工作。3.对各部门及所属单位的档案工作进行监督、指导和检查，组织档案业务培训。4.开发档案信息资源，为矿山生产、建设、经营等提供档案信息服务。5.做好档案的安全保密工作，确保档案的安全。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理各项规章制度。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案整理规范、质量合格。3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。4.按照规定提供档案利用服务，做好档案查阅、借阅登记工作，及时催还借出档案。5.负责档案信息化建设，将档案信息录入计算机系统，建立档案数据库，提高档案管理效率和服务水平。6.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类档案包括矿山行政文件、会议记录、工作计划与总结、人事档案、财务档案、审计档案等。2.生产技术类档案涵盖矿山地质勘探资料、采矿设计图纸、选矿工艺流程文件、生产技术记录、设备档案等。3.安全管理类档案如安全规章制度、安全检查记录、事故报告与处理文件、安全教育培训资料等。4.基本建设类档案包含矿山建设项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、工程竣工验收文件等。5.经营管理类档案有市场营销资料、合同协议、物资采购档案（包括采购计划、采购合同、验收记录等）、销售档案等。6.科研项目类档案涉及矿山科研项目立项申请、研究报告、实验数据、成果鉴定文件等。（二）收集要求1.各部门及所属单位应明确专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集齐全。2.对收集到的档案，应进行初步审核，检查档案材料的真实性、完整性和准确性，不符合要求的及时补充或修正。3.收集的档案应保持原始记录状态，不得随意涂改、损毁档案内容。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于档案的数字化管理和检索利用。（四）整理方法1.分类按照档案的类别和性质，将档案分为行政管理类、生产技术类、安全管理类等等，再在各大类下进一步细分小类。例如，生产技术类档案可细分为地质勘探、采矿、选矿等小类。2.编号为每一份档案或一组档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。编号可采用数字编码、字母与数字组合等方式。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和利用。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固。装订应采用线装或胶装等方式，不得使用金属钉装订。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门及所属单位应在每年的[具体时间]前，将上一年度形成并整理好的档案移交档案室归档。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后的[规定时间]内及时归档。（二）归档程序1.档案形成部门填写档案移交清单，详细列出移交档案的名称、数量、日期等信息。2.档案室对移交的档案进行核对，检查档案的整理质量和完整性，核对无误后办理签收手续。3.档案室将归档的档案按照分类编号顺序上架存放，并在档案管理系统中录入相关信息。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映矿山主要职能活动和历史面貌的，对矿山有长远利用价值的档案，列为永久保管。如矿山重要的规章制度、重大事件的文件材料、矿山发展规划等。长期保管的档案：在较长时间内对矿山工作有查考利用价值的档案，保管期限为[具体年限]年。如一般的生产技术文件、年度工作计划与总结等。短期保管的档案：在较短时间内对矿山工作有参考价值的档案，保管期限为[具体年限]年。如一般性的会议记录、临时性的文件材料等。2.档案保管期限的确定，应严格按照国家有关规定和本矿山实际情况进行，由档案室会同相关部门共同审核确定。（四）保管要求1.档案室应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在[具体温度范围]℃，湿度控制在[具体湿度范围]%。2.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，确保档案的安全保管。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色等档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性。4.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。同时，应建立档案存放位置索引，方便快速定位档案。5.电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全。电子档案应定期进行维护和更新，保证数据的准确性和完整性。五、档案的利用（一）利用范围1.本矿山内部各部门及所属单位因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要，经本矿山相关部门批准后查阅、借阅档案。3.司法机关、行政机关因办案需要查阅、借阅档案。（二）利用方式1.查阅本矿山内部人员查阅档案，可直接到档案室办理查阅手续。查阅档案时，应在档案室指定地点进行，不得将档案带出档案室。如需复印档案，应经档案室管理人员同意，并按照规定进行登记。2.借阅外单位查阅、借阅档案，需填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经本矿山相关部门负责人批准后，到档案室办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[规定天数]天，特殊情况需延长借阅期限的，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损毁档案内容。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细记录。登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）档案名称、数量及用途、归还日期等。2.档案利用登记记录应妥善保存，以便查询和统计档案利用情况。（四）保密规定1.查阅、借阅档案时，查阅（借阅）人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。2.对涉及矿山机密、商业秘密等重要档案，应严格限制查阅范围，查阅人员必须经过授权，并签订保密协议。3.档案室管理人员应对档案利用过程进行监督，发现违反保密规定的行为，应及时制止并报告相关部门。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室管理人员、相关业务部门负责人及纪检监察人员等组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对到期档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核同意后，予以销毁。3.对仍有一定利用价值，但保管期限已满的档案，可适当延长保管期限。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，编制档案销毁清单，清单应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。2.将档案销毁清单报本矿山分管领导审批。3.经批准后，由档案室会同相关部门指定专人负责销毁档案。销毁档案时，应在指定地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。4.销毁档案时，应有两人以上在场监销，并在档案销毁清单上签字确认。监销人员应对销毁过程进行记录，记录内容包括销毁日期、地点、档案名称及数量等。5.档案销毁后，档案销毁清单应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的矿山档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化档案扫描1.对库存档案进行全面数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，一般不低于[具体分辨率]dpi。2.扫描后的电子文件应进行格式转换，统一转换为通用的图像格式（如PDF等），确保电子文件的可读性和兼容性。3.对扫描后的电子文件进行命名和分类，命名应遵循唯一性和规范性原则，便于识别和检索。分类应与纸质档案分类一致，确保电子档案与纸质档案的对应关系。（三）档案信息录入1.将档案的题名、日期、责任者、保管期限等信息录入档案信息化管理系统，建立档案数据库。2.对档案的目录信息进行详细录入，确保目录信息准确、完整，便于档案的检索利用。3.建立档案与电子文件的关联，通过档案编号等方式，将纸质档案与对应的电子文件进行关联，方便查询和调阅。（四）系统功能要求1.档案信息化管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能模块，满足档案管理工作的各项需求。2.系统应具有权限管理功能，不同人员根据其工作职责和权限，只能访问和操作相应的档案信息，确保档案信息的安全。3.系统应具备数据备份和恢复功能定期对档案数据进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。同时，应制定数据恢复预案，确保在数据出现问题时能够及时恢复。4.系统应具有数据统计分析功能，能够对档案利用情况、档案数量变化等进行统计分析，为档案管理决