煤矿培训档案室管理制度

PAGE煤矿培训档案室管理制度一、总则（一）目的为加强煤矿培训档案室的管理，确保培训档案资料的完整、准确、安全和有效利用，为煤矿安全生产培训工作提供有力支持，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本煤矿实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本煤矿培训档案室的档案管理工作，包括培训档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、销毁等环节。（三）管理原则1.集中统一管理原则：培训档案室对全矿培训档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：培训档案应如实反映培训活动的全过程，保证档案内容的真实性和准确性。3.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案信息不泄露，维护档案的保密性。4.高效利用原则：充分发挥培训档案的作用，提高档案的利用效率，为培训工作和煤矿发展服务。二、培训档案的收集（一）收集范围1.煤矿各级各类培训计划、方案、大纲等文件。2.培训教材、讲义、教案、课件等教学资料。3.培训学员的报名登记表、考勤记录、考核成绩、结业证书等。4.培训教师的资质证明、授课记录、教学评估等材料。5.培训活动的照片、视频、音频等资料。6.培训总结、评估报告、反馈意见等文件。7.与培训相关的其他文件、资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责培训档案的收集工作，确保档案资料及时、准确、完整地收集。2.培训档案应在培训活动结束后[X]个工作日内收集齐全，并移交培训档案室。3.收集的档案资料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。三、培训档案的整理（一）分类标准培训档案按照培训类别、培训时间、培训对象等进行分类，具体分类如下：1.安全培训档案：包括煤矿主要负责人、安全生产管理人员、特种作业人员等安全资格培训档案。2.岗位技能培训档案：包括各岗位操作人员技能培训档案。3.新员工入职培训档案：包括新员工入职培训的相关资料。4.其他培训档案：包括应急救援培训、职业健康培训等其他培训活动的档案。（二）整理方法1.对收集到的档案资料进行分类、编号，确保每份档案资料有唯一的标识。2.按照档案资料的形成时间顺序进行排列，同一类别的档案资料应集中整理。3.对档案资料进行装订、编目，编制档案目录，注明档案资料的名称、编号、日期、保管期限等信息。四、培训档案的归档（一）归档要求1.整理好的培训档案应及时归档，确保档案资料的有序存放。2.归档的档案资料应填写档案盒封面和脊背的相关信息，包括档案类别、年度、保管期限等。3.档案盒内应放置档案目录，便于查找和利用。（二）归档流程1.档案管理人员对整理好的培训档案进行审核，检查档案资料的完整性、准确性和规范性。2.审核通过后，档案管理人员将档案资料装入档案盒，按照归档顺序排列上架。3.建立档案归档台账，记录档案的归档时间、档案名称、档案编号等信息。五、培训档案的保管（一）保管环境1.培训档案室应具备良好的保管条件，保持室内清洁、干燥、通风，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。2.档案架应坚固耐用，档案盒应符合档案保管要求，确保档案资料的安全存放。（二）保管期限1.培训档案的保管期限根据档案的重要程度和性质确定，一般分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案包括煤矿主要负责人、安全生产管理人员安全资格培训档案等重要档案资料。3.长期保管的档案包括特种作业人员安全资格培训档案、岗位技能培训档案等，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案包括新员工入职培训档案、其他培训档案等，保管期限为[X]年。（三）保管措施1.建立档案保管制度，明确档案管理人员的职责，定期对档案进行检查和清点，确保档案资料的安全。2.对重要的培训档案资料应采取备份措施，防止档案资料丢失或损坏。3.加强档案的防火、防潮、防虫、防盗等安全保护措施，配备必要的消防器材、防潮设备、防虫药品等。六、培训档案的查阅（一）查阅范围1.因工作需要查阅培训档案的部门和个人，包括煤矿各级管理人员、培训教师、学员等。2.外部单位因工作需要查阅培训档案的，应按照相关规定办理查阅手续。（二）查阅要求1.查阅培训档案应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.查阅申请表经所在部门负责人签字同意后，报培训档案室审批。3.培训档案室应在接到查阅申请表后[X]个工作日内给予答复，同意查阅的，应安排专人负责查阅，并做好查阅记录。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出培训档案室，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换或损坏档案资料。5.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还培训档案室，并在查阅记录上签字确认。七、培训档案的借阅（一）借阅范围因工作需要借阅培训档案的部门和个人，原则上只允许借阅与本人工作相关的档案资料。（二）借阅要求1.借阅培训档案应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息。2.借阅申请表经所在部门负责人签字同意后，报培训档案室审批。3.培训档案室应在接到借阅申请表后[X]个工作日内给予答复，同意借阅的，应办理借阅手续，填写借阅登记表，注明借阅档案的名称、编号、借阅时间、归还时间等信息。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自复印、摘录、传播档案内容。5.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。6.借阅人员应在借阅期限届满后及时归还档案资料，如因特殊原因不能按时归还的，应提前向培训档案室说明情况，并办理续借手续。7.培训档案室应定期对借阅的档案资料进行催还，确保档案资料按时归还。八、培训档案的销毁（一）销毁范围1.已过保管期限且无保存价值的培训档案。2.因保管不善或其他原因造成损坏、丢失的培训档案。（二）销毁程序1.档案管理人员定期对培训档案进行清理，提出销毁意见，填写档案销毁申请表，注明拟销毁档案的名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁申请表经培训档案室负责人审核签字后，报煤矿分管领导审批。3.经批准销毁的培训档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁时，应指定专人负责监销，确保档案资料彻底销毁，不得流失。4.销毁结束后，监销人员应在档案销毁登记表上签字确认，并将档案销毁情况报告培训档案室。5.培训档案室应建立档案销毁台账，记录档案的销毁时间、档案名称、档案编号、销毁原因等信息。九、培训档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立培训档案信息化管理系统，实现培训档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.将培训档案资料进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案资料的电子化存储。2.开发培训档案信息化管理系统，实现档案资料的分类检索、查询统计、借阅管理、权限设置等功能。3.加强电子档案的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，确保电子档案的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握培训档案信息化管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.定期对电子档案进行维护和更新，保证电子档案与纸质档案的一致性。3.严格遵守电子档案的安全保密制度，防止电子档案信息泄露。十、培训档案管理人员职责（一）档案管理人员基本职责1.负责培训档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、销毁等日常管理工作。2.严格遵守档案管理的各项规章制度，确保档案管理工作的规范化、标准化。3.定期对培训档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并向上级报告。4.积极开展档案信息化建设，提高档案管理工作的效率和水平。5.完成领导交办的其他档案管理工作任务。（二）档案管理人员岗位要求1.具备大专以上学历，档案管理、文秘等相关专业优先。2.熟悉档案管理业务