兽医站档案保存制度范本

PAGE兽医站档案保存制度范本一、总则1.目的为加强兽医站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于兽医站各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案资料。3.档案定义本制度所称档案，是指兽医站在动物疫病防治、医疗服务、行政管理、科研教学等各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。集中统一管理兽医站的各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询利用。负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等工作，确保档案的安全与完整。定期对档案进行鉴定，按照规定程序进行档案的销毁工作。组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，开展档案业务培训和宣传工作。2.各部门兼职档案员职责负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作，确保档案的齐全、完整和准确。按照档案管理部门的要求，定期将本部门的档案移交至档案管理部门集中保管。协助档案管理部门开展档案的查询、利用等工作，提供必要的档案信息和资料。负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案的丢失、损坏和泄密。三、档案收集1.收集范围动物疫病防治档案：包括动物疫情监测报告、疫病诊断记录、疫苗接种记录、疫病防控方案、应急预案等。医疗服务档案：包括动物诊疗病历、处方笺、检验报告、手术记录、治疗方案等。行政管理档案：包括兽医站的各项规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、文件收发、人事档案、财务档案等。科研教学档案：包括科研项目申报书、研究报告、学术论文、教学课件、培训资料等。其他档案：如动物产品质量检测报告、动物卫生监督执法文书、对外合作交流资料等。2.收集要求各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案及时、准确、完整地收集齐全。档案形成部门应在工作结束后及时将相关档案整理归档，不得积压或拖延。收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、伪造、销毁或丢失档案。对重要的、具有长期保存价值的档案，应同时收集电子文档或复印件，确保档案信息的备份和利用。四、档案整理1.分类原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为以下几类：党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、群团工作等方面的档案。行政管理类：包括兽医站的行政管理、人事管理、财务管理、后勤管理等方面的档案。业务工作类：包括动物疫病防治、医疗服务、动物卫生监督执法、科研教学等方面的档案。特殊载体类：包括照片、录音、录像、光盘、实物等特殊载体形式的档案。2.分类方法按照年度机构问题分类法进行分类。即先按年度将档案分开，再在每个年度内按机构或部门进行分类，最后在每个机构或部门下按问题进行分类。对于业务工作类档案，可根据动物疫病种类、医疗服务项目、监督执法类别等进行进一步细分。3.整理步骤对收集到的档案进行清理，剔除重复、无效或不具有保存价值的文件材料。按照分类原则和方法，对档案进行分类排列，确定档案的保管期限。对每份档案进行编号、编目，填写档案目录卡片或电子目录，注明档案的编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。将档案材料按照编号顺序进行装订，采用线装或胶装方式，确保档案整齐、牢固。编制档案盒封面和脊背标签，注明档案类别、年度、保管期限等信息，将装订好的档案装入档案盒，并上架存放。五、档案编目1.编目内容档案编目应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、密级等项目。档案编号：按照档案分类编号规则，为每份档案赋予唯一的编号，便于档案的管理和查询。题名：应准确概括档案的主要内容，简洁明了，能够反映档案的主题和特征。日期：填写档案形成的年、月、日。责任者：指对档案内容负有责任的单位或个人，包括发文机关、制发文件的部门或个人等。保管期限：根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期、短期三种。密级：根据档案内容的保密要求，确定档案的密级，分为绝密、机密、秘密三级。2.编目要求编目应准确、完整、规范，确保档案信息的一致性和准确性。档案编号应按照统一的编号规则进行编制，不得随意更改或重复编号。题名应简洁明了，避免使用过于冗长、复杂或模糊的表述。日期应填写准确，不得遗漏或错误填写。责任者应填写全称或规范简称，不得使用简称或别名。保管期限和密级应根据档案的实际情况进行准确划分，不得擅自提高或降低保管期限和密级。六、档案装订1.装订要求档案装订应牢固、整齐、美观，便于保管和查阅。装订时应去除档案材料上的金属物，如订书钉、回形针、大头针等，防止生锈损坏档案。对于纸张规格不一致的档案材料，应进行折叠或粘贴，使其大小一致，便于装订。装订应采用线装或胶装方式，不得使用金属装订物或胶水粘贴封面，以免影响档案的耐久性和美观度。2.装订顺序档案装订顺序应按照档案材料的形成顺序进行排列，一般为封面、目录、正文、封底。对于有附件的档案，附件应随正文一起装订，并在目录中注明附件的名称和数量。对于照片、图纸等特殊载体档案，应在装订时进行妥善处理，确保其与正文的关联性和完整性。七、档案保管1.保管场所档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等条件。档案库房应远离易燃、易爆物品存放地，不得与其他物品混存。档案库房应安装防火、防盗报警装置，配备必要的消防器材和安全防护设施，确保档案的安全。2.保管设备档案库房应配备档案密集架、档案柜、档案盒以及温湿度计、空调、除湿机、防虫药、灭火器等保管设备。档案密集架应排列整齐，便于档案的存放和查找，档案柜应坚固耐用，能够有效保护档案。温湿度计应定期校准，确保测量准确，空调、除湿机等设备应定期维护，保证正常运行，使档案库房内的温度保持在14℃⒛℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。3.保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期、短期三种。永久保管的档案：凡是反映兽医站主要职能活动和基本历史面貌的，对兽医站工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映兽医站一般工作活动，在较长时间内对兽医站工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管，保管期限为16年至50年。短期保管的档案：凡是反映兽医站一般工作活动，在较短时间内对兽医站工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管，保管期限为15年以下。4.档案清查档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况与档案账目相符。在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行修复、补充或处理，并做好记录。清查结束后，应撰写清查报告，总结档案管理工作中的经验教训，提出改进措施和建议。八、档案鉴定1.鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史观点、实事求是、宽严结合的原则，准确判定档案的保存价值。2.鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、各部门兼职档案员以及相关业务专家组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。3.鉴定内容档案的内容是否反映兽医站的主要职能活动和基本历史面貌，是否对兽医站工作、国家建设和历史研究有利用价值。档案的形成时间、来源、形式、载体等是否具有代表性和典型性。档案的完整性、准确性和系统性，是否存在涂改、伪造、损坏等情况。4.鉴定方法直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的内容、价值和保管期限等因素，确定档案的存毁。分析比较法：将档案与同类档案进行比较分析，判断其保存价值的高低。专家评估法：邀请相关业务专家对档案进行评估，听取专家意见，确定档案的存毁。5.鉴定程序档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出档案存毁意见，填写《档案鉴定销毁清册》。将《档案鉴定销毁清册》提交档案鉴定工作小组进行审核。档案鉴定工作小组对档案进行逐件鉴定，形成鉴定意见，报兽医站领导审批。经领导批准后，对确无保存价值的档案进行销毁处理。九、档案销毁1.销毁范围经鉴定确无保存价值的档案以及超过保管期限且已履行审批手续的档案，应予以销毁。2.销毁程序档案管理部门根据档案鉴定工作小组的鉴定意见和领导审批结果，编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。将《档案销毁清册》报兽医站领导审核批准。批准后，由档案管理部门指定专人负责档案的销毁工作。销毁档案时，应在指定地点进行，并由两人以上监销，确保档案销毁彻底、安全。销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档备查。3.特殊情况处理对于涉及国家机密、商业秘密或个人隐私的档案，应按照国家有关保密规定进行处理，不得擅自销毁。如需销毁，应报经上级主管部门或相关保密部门批准后，按照规定程序进行销毁。十、档案利用1.利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理、及时的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为兽医站各项工作提供有效服务。2.利用范围兽医站内部各部门因工作需要查阅、借阅档案的，可按照规定程序进行申请。上级主管部门、相关单位因工作需要查阅、借阅档案的，应出具正式介绍信，并按照规定程序办理查阅、借阅手续。司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅、借阅档案的，应按照国家有关法律法规和规定程序办理查阅、借阅手续。3.利用程序查阅、借阅档案应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅、借阅的目的、内容、期限等信息，并经所在部门负责人签字同意。将申请表提交档案管理部门审核，档案管理部门根据档案的密级和保管期限等情况，确定是否同意查阅、借阅，并告知申请人查阅、借阅的地点、时间和注意事项。查阅、借阅档案时，申请人应在档案管理部门指定人员的陪同下进行，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。查阅档案时，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。借阅档案应严格按照规定期限归还，如需延期归还，应提前办理续借手续。归还档案时，档案管理部门应认真核对档案的数量、质量和完整性，如有损坏或丢失，借阅人应承担相应责任。4.利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅、借阅日期、申请人姓名、部门、查阅内容、借阅期限等信息。登记记录应妥善保存，以备查询。十一、档案保密1.保密制度建立健全档案保密制度，明确档案保密责任，加强对档案工作人员的保密教育和培训，提高保密意识。对涉及国家机密、商业秘密或个人隐私的档案，应严格按照国家有关保密规定进行管理，采取加密存储、专人保管、限制访问等措施，确保档案信息的安全。档案工作人员应严格遵守保密纪律，不得擅自泄露档案内容，不得在非保密场所谈论档案机密事项。对档案的查阅、借阅、利用等情况，应严格按照规定进行登记和审批，防止档案信息的非法传播和滥用。2.保密措施档案库房应安装门禁系统、监控设备等安全防护设施，