管理区域消防档案制度

PAGE管理区域消防档案制度一、总则（一）目的为加强区域消防安全管理，规范消防档案的建立、保管和使用，提高消防安全管理水平，有效预防和减少火灾事故的发生，依据《中华人民共和国消防法》等相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所管理的区域内涉及消防安全的各类场所、设施、活动等相关消防档案的管理。（三）基本原则1.依法依规原则严格按照国家法律法规和行业标准要求，建立健全消防档案管理制度，确保档案内容真实、完整、有效。2.全面覆盖原则涵盖区域内所有与消防安全相关的信息，包括建筑消防设施、消防组织、消防安全管理活动等各个方面。3.动态管理原则消防档案应根据实际情况及时更新，反映消防安全管理的动态变化，确保档案信息的时效性。4.安全保密原则妥善保管消防档案，防止信息泄露，确保档案信息安全。同时，对涉及国家机密、商业秘密等敏感信息，严格按照保密规定进行管理。二、消防档案的分类与内容（一）消防安全基本情况档案1.单位基本概况单位名称、地址、法定代表人、主要负责人、消防安全管理人及联系方式。单位性质、行业类型、生产经营范围、建筑面积、员工人数等基本信息。2.消防设施设备档案消防设施设备清单，包括消防水源、消防水泵、消防水池、消防水箱、消火栓系统、自动喷水灭火系统、火灾自动报警系统、防排烟系统、灭火器、消防应急照明和疏散指示标志等设施设备的型号、规格、数量、设置位置等详细信息。消防设施设备的维护保养记录，包括定期检查、维修、保养的时间、内容、结果等。消防设施设备的检测报告，每年由具备相应资质的检测机构进行检测后出具的检测报告。3.消防组织档案消防安全管理组织机构图，明确各部门、各岗位在消防安全管理中的职责和相互关系。消防安全责任人、管理人及专（兼）职消防人员的任命文件、岗位职责说明书。消防工作归口管理部门及消防安全管理人的联系方式。4.灭火和应急疏散预案档案灭火和应急疏散预案文本，包括组织机构及职责分工、报警和接警处置程序、应急疏散的组织程序和措施、扑救初起火灾的程序和措施、通讯联络工作程序、后期处置等内容。灭火和应急疏散预案的演练记录，包括演练时间、地点、内容、参加人员、演练效果评估等。5.其他消防安全基本情况档案与消防安全相关的电气设备、燃气设备等设施设备的资料，包括设备型号、规格、安装位置、使用情况等。涉及消防安全的危险化学品、易燃易爆物品等的储存、使用情况记录。消防安全管理制度、操作规程等文件。（二）消防安全管理情况档案1.消防设施设备运行记录档案消防设施设备每日运行状况记录，包括消防水泵、消防电梯、防排烟风机等设备的启动时间、运行时长、故障情况等。消防控制室值班记录，详细记录值班人员姓名、值班时间、接警情况、设备运行状况、处置情况等。2.消防安全检查档案日常消防安全检查记录，包括检查时间、检查人员、检查部位、发现的问题及整改情况等。专项消防安全检查记录，如季节性检查、重大节日前检查、火灾隐患排查整治等专项检查的记录。消防安全检查的整改记录，明确整改责任人、整改期限、整改措施及整改结果。3.火灾隐患及整改档案火灾隐患排查记录，详细记录排查出的火灾隐患情况，包括隐患部位、隐患内容、隐患等级等。火灾隐患整改通知书，对发现的火灾隐患下达的整改通知书，明确整改要求、整改期限等。火灾隐患整改情况跟踪记录，对整改过程进行跟踪，记录整改工作进展、整改过程中遇到的问题及解决措施等。火灾隐患整改复查记录，对整改完成的火灾隐患进行复查，记录复查结果。4.消防宣传教育档案消防宣传教育计划、方案及总结。消防宣传教育活动记录，包括开展的消防安全培训、演练、讲座、宣传资料发放等活动的时间、地点、内容、参加人员等。员工消防安全培训记录，记录员工参加消防安全培训的时间、培训内容、考核情况等。5.消防工作会议档案消防工作会议纪要，记录会议时间、地点、参会人员、会议内容、决议事项等。消防工作年度总结、季度总结、月度总结等报告。6.其他消防安全管理情况档案消防设施设备的更新、改造、报废记录。消防工作中涉及的各类文件、通知、函件等资料。因消防安全问题引发的事故及处理情况记录。三、消防档案的建立与归档（一）档案建立责任部门1.消防安全管理部门负责消防档案的统一管理工作，制定档案管理制度，指导并监督各部门建立和完善消防档案。2.各部门负责本部门涉及消防安全相关资料的收集、整理和归档工作，并及时移交消防安全管理部门。（二）档案建立要求1.档案内容应真实、准确、完整，能够反映区域内消防安全管理的实际情况。2.档案资料应分类整理，按照档案类别建立相应的文件夹或档案盒，并进行编号标识。3.档案资料应采用纸质和电子两种形式保存，确保档案信息的备份和可查阅性。电子档案应按照规范的文件命名规则进行命名，并建立相应的索引目录。（三）档案归档流程1.各部门收集整理本部门的消防安全资料后，填写档案移交清单，将纸质档案和电子档案一并移交消防安全管理部门。2.消防安全管理部门对接收的档案资料进行审核，检查档案内容是否完整、准确，资料格式是否符合要求。对不符合要求的档案，退回原部门进行补充或修正。3.审核通过的档案资料，由消防安全管理部门按照档案分类进行归档，并在档案移交清单上签字确认。4.建立消防档案总目录，记录档案的类别、名称、编号、存放位置等信息，便于档案的查询和管理。四、消防档案的保管与查阅（一）档案保管1.设立专门的消防档案保管场所，确保档案存放环境安全、干燥、通风，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.对纸质档案应分类存放于档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查找。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。备份数据应异地存放，确保数据的安全性。4.建立消防档案保管期限制度，根据档案的性质和重要程度，确定不同档案的保管期限。一般档案保管期限为长期（10年以上），重要档案保管期限为永久。5.定期对消防档案进行清查盘点，确保档案数量准确、内容完整，发现问题及时处理。（二）档案查阅1.内部查阅本公司/组织内部人员因工作需要查阅消防档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字同意后，到消防安全管理部门办理查阅手续。消防安全管理部门对查阅申请进行审核，批准后提供相应的档案资料，并在档案查阅登记表上记录查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。查阅人员应在指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出保管场所。查阅过程中应爱护档案资料，不得涂改、损坏、丢失档案。查阅完毕后，应及时将档案归还消防安全管理部门，并在档案查阅登记表上签字确认。2.外部查阅因公安消防机构等外部单位工作需要查阅消防档案的，应出具单位介绍信或相关证明文件，经公司/组织负责人批准后，由消防安全管理部门安排专人陪同查阅，并按照外部单位的要求提供相应的档案资料。外部查阅档案的人员应遵守公司/组织的档案管理制度，不得擅自复制、传播档案内容。查阅完毕后，应及时归还档案，并由陪同人员在档案查阅登记表上签字确认。五、消防档案的更新与销毁（一）档案更新1.随着区域内消防安全管理情况的变化，如消防设施设备的改造、消防组织的调整、消防安全管理制度的修订等情况，相关部门应及时将更新后的资料整理归档，并移交消防安全管理部门。2.消防安全管理部门应定期对消防档案进行更新，确保档案内容与实际情况保持一致。一般每半年对消防档案进行一次全面梳理，对有变化的内容进行及时更新。（二）档案销毁1.对于超过保管期限且无保存价值的消防档案，由消防安全管理部门提出销毁申请，填写档案销毁申请表，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁申请经公司/组织负责人批准后，由消防安全管理部门会同相关部门组成档案销毁小组，对拟销毁的档案进行清点、核对。3.档案销毁小组采用焚烧、粉碎等方式对档案进行销毁，并在档