组织部文书档案存档制度

PAGE组织部文书档案存档制度一、总则（一）目的为加强组织部文书档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为组织部各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于组织部在工作中形成的各类文书档案，包括但不限于文件、报告、通知、会议记录、工作计划与总结、统计报表、合同协议、信函等。（三）基本原则1.集中统一管理原则组织部文书档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则档案内容必须真实反映组织部的工作实际情况，确保档案的完整性，不得遗漏重要文件和信息。3.分类科学原则按照文书档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于档案的整理、保管和查阅。4.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善组织部文书档案存档制度，并组织实施。2.集中统一管理组织部的文书档案，对档案进行收集、整理、分类、编目、装订、保管等工作。3.建立档案检索系统，方便档案的查阅和利用，定期对档案进行清查和盘点，确保档案的完整和安全。4.对档案管理人员进行业务培训，提高档案管理水平，指导各部门做好档案的收集和整理工作。5.按照有关规定，定期向档案行政管理部门报送档案统计报表，办理档案的移交、鉴定、销毁等手续。（二）各部门职责1.负责本部门文书档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案的齐全、完整，并及时移交档案管理部门。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，配合档案管理部门做好档案的整理、编目、装订等工作。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案，不得擅自将档案带出组织部或转借他人。4.根据工作需要，及时向档案管理部门查阅档案，查阅后应及时归还，并做好查阅记录。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规定，认真履行岗位职责，保守档案机密。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管、查阅登记等，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.定期对档案进行清查和盘点，发现问题及时报告，并采取相应措施进行处理。4.积极参加档案业务培训，不断提高业务水平，熟练掌握档案管理软件的操作技能，提高档案管理工作效率。5.做好档案管理的各项基础工作，如档案库房的清洁卫生、温湿度控制、防火防盗防虫等工作，确保档案的安全保管。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与组织部工作相关的文件、指示、通知等。2.组织部形成的各类文件、报告、通知、会议记录、工作计划与总结、统计报表、合同协议、信函等。3.下级单位上报的请示、报告、统计报表等。4.组织部与其他单位签订的合同、协议、合作意向书等。5.组织部组织的各类会议、活动形成的文件、资料、照片、录像等。6.其他与组织部工作相关的具有保存价值的文件和资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时收集和完整。2.收集的档案应字迹清晰、内容完整、格式规范，如有破损、褪色等情况，应及时进行修复或复制。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储方式进行收集，并确保文件的可读性和完整性。4.收集的档案应注明形成日期、来源、保管期限等信息，以便于整理和分类。（三）整理原则1.遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，确定合理的保管期限。3.便于档案的保管、查阅和利用。（四）整理方法1.分类按照档案的内容和性质，将档案分为党群工作类、行政工作类、业务工作类等类别，再在每个类别下根据具体情况进行细分。例如，党群工作类可分为组织建设、宣传工作、纪检监察等；行政工作类可分为人事管理、财务管理、行政管理等；业务工作类可根据组织部的具体业务进行分类。2.编号对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。编号一般采用年度类别顺序号的形式，例如：2023党群001，表示2023年形成的党群工作类第1份档案。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，以便于查阅和检索。档案目录应一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册保存。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等，采用线装或胶装的方式进行装订。5.装盒将装订好的档案装入档案盒，档案盒应标明档案类别、年度、起止编号等信息。每个档案盒内的档案数量应适中，便于查找和管理。四、档案的分类与编号（一）分类标准1.党群工作类包括组织部在党的组织建设、宣传工作、纪检监察、群团工作等方面形成的文件和资料。2.行政工作类包括组织部在行政管理、人事管理、财务管理、后勤保障等方面形成的文件和资料。3.业务工作类根据组织部的具体业务范围，将业务工作类档案进一步细分为不同的类别，如组织工作业务、干部工作业务、人才工作业务等，每个类别下再根据具体工作内容进行细分。4.其他类包括组织部在重大活动、突发事件处理等方面形成的具有特殊保存价值的文件和资料，以及不属于以上类别的其他文件和资料。（二）编号方法1.年度编号以公元纪年为标准，用四位数字表示年份，如“2023”。2.类别编号根据档案分类标准，为每个类别赋予一个固定的编号，如党群工作类编号为“1”，行政工作类编号为“2”，业务工作类编号为“3”，其他类编号为“4”。3.顺序号编号在每个类别下，按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号，如“3组织工作业务001”表示业务工作类中组织工作业务的第1份档案。（三）编号示例1.2023年党群工作类第5份档案，编号为：202310052.2023年行政工作类第10份档案，编号为：202320103.2023年业务工作类中干部工作业务的第3份档案，编号为：20233干部工作业务0034.2023年其他类第2份档案，编号为：20234002五、档案的保管（一）保管期限划分1.永久保管凡是反映组织部主要职能活动和基本历史面貌的，对组织部工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括组织部制定的重要规章制度、年度工作计划与总结、重要会议记录、重大活动资料、干部任免文件、统计报表等。2.定期保管定期保管的档案分为30年和10年两种期限。凡是在一定时期内对组织部工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。具体划分如下：保管期限为30年的档案：主要包括组织部一般性的文件、会议记录、工作计划与总结、统计报表等，以及在一定时期内具有重要参考价值的文件材料。保管期限为10年的档案：主要包括组织部临时性的文件、一般性的通知、简报等，以及在较短时间内具有查考利用价值的文件材料。（二）保管要求1.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，温湿度应控制在适宜的范围内，温度一般为14℃24℃，相对湿度一般为45%60%。3.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和管理。档案盒应按照编号顺序依次排列，存放在档案架或档案柜中。4.对电子档案应进行备份，备份存储介质应与原存储介质分开存放，并定期进行检查和维护，确保电子档案的安全和完整。5.档案管理人员应定期对档案进行清查和盘点，核对档案的数量、编号、保管期限等信息，发现问题及时报告并处理。（三）档案的借阅与利用1.借阅范围组织部内部人员因工作需要，可借阅本部门或其他部门的档案。外部单位因工作需要查阅组织部档案的，须经组织部领导批准，并办理相关手续。2.借阅手续借阅档案时，借阅人应填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅日期、归还日期、借阅用途等信息，经档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过15个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.利用规定借阅人应爱护档案，不得擅自涂改摘抄、转借、复印、拍照、扫描档案，不得在档案上圈划、批注、污损。如需复印或摘抄档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并在指定地点进行。借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量、内容和完整性，如发现问题，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。4.查阅登记档案管理部门应建立档案查阅登记制度，对每一次档案查阅情况进行详细记录，包括查阅日期、查阅人姓名、查阅档案名称、查阅用途、归还日期等信息。查阅登记记录应妥善保存，以备查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点、发展眼光、效益原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案的存毁意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，分析其历史价值、现实利用价值和保存价值。2.参考档案的保管期限表，结合组织部的工作实际和档案的具体情况，确定档案的存毁。3.征求档案形成部门和相关业务部门的意见，确保鉴定结果的科学性和合理性。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清册》，清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息