企业档案管理工作制度

PAGE企业档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、分支机构的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司档案管理工作制度并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，接收、整理、保管、鉴定、统计和提供利用公司档案。3.指导、监督和检查公司各部门的档案管理工作，开展档案业务培训和宣传工作。4.负责公司档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化进程。5.参与公司重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的完整和准确。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，并按照档案管理要求定期移交综合管理部。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理的日常工作，配合综合管理部做好档案的收集、整理、归档等工作。3.严格遵守公司档案管理规定，确保本部门档案的安全和完整，不得擅自销毁、涂改或转让档案。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等几大类。文书档案：包括公司在行政管理、党群工作等活动中形成的各种文件材料。科技档案：指公司在科研、生产、工程建设等活动中形成的具有保存价值的技术文件、图纸、图表等。人事档案：记录员工个人基本情况、工作经历、考核奖惩、工资福利等信息的文件材料。财务档案：公司在财务管理活动中形成的会计凭证、账簿、报表等各类财务资料。业务档案：根据公司不同业务类型形成的具有业务特色的档案，如市场营销档案、客户服务档案、合同档案等。（二）编号规则为便于档案的管理和查找，对各类档案进行统一编号。编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式。年度：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。类别代码：根据档案分类，分别用不同的字母表示各类档案，如“WS”表示文书档案，“KJ”表示科技档案，“RS”表示人事档案，“CW”表示财务档案，“YW”表示业务档案等。流水号：按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。例如，2023年形成的第5份文书档案编号为“2023WS005”。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司内部各部门在工作活动中形成的文件、报告、请示、批复、会议记录、合同协议、统计报表等。2.公司对外签订的各类合同、协议、意向书、备忘录等。3.公司在科研、生产、工程建设等项目中形成的技术文件、图纸、图表、实验报告、总结验收材料等。4.公司员工的人事档案材料，包括履历表、学历学位证书、职称证书、考核鉴定表、奖惩材料等。5.公司财务活动中产生的会计凭证、账簿、报表、审计报告等。6.公司市场营销、客户服务等业务活动中形成的市场调研报告、客户资料、销售合同、售后服务记录等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.对收集到的文件材料，应进行初步审核，剔除重复、无效或无保存价值的材料。3.收集的文件材料应保持原件的完整性，如有破损、缺页等情况，应进行修复或补充。（三）整理方法1.文书档案：按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类整理，采用“年度保管期限机构（问题）”的分类方法。2.科技档案：按照项目进行分类整理，同一项目的文件材料按照其形成的先后顺序排列，包括项目立项文件、可行性研究报告、设计文件、施工文件、竣工验收文件等。3.人事档案：按照员工个人信息进行分类整理，建立员工人事档案目录，将各类档案材料依次装入档案袋或档案盒。4.财务档案：按照会计年度和会计凭证类别进行整理，将会计凭证、账簿、报表等分别装订成册，并编制相应的目录。5.业务档案：根据不同业务类型的特点，制定相应的整理方法，确保业务档案的系统性和完整性。五、档案的保管（一）保管场所1.综合管理部应设立专门的档案库房，用于存放公司各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等，确保档案保管环境的适宜和安全。（二）保管方式1.档案应按照分类编号顺序存放于档案密集架或档案柜中，便于查找和管理。2.对电子档案，应采用光盘、硬盘等存储介质进行备份，并按照规定的存储格式和命名规则进行存储。电子档案应定期进行检查和维护，确保数据的安全和完整。3.对重要的、珍贵的档案，可采用复印件或数字化副本进行保存，原件应妥善保管，严格限制查阅和使用。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应永久保存。长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案，主要是公司在一定时期内具有重要查考利用价值的档案。短期保管的档案：保管期限为5年以下的档案，主要是公司在日常工作中形成的一般性文件材料。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.综合管理部应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由综合管理部负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组应根据档案的保管期限、内容重要性、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、编号、日期、保管期限、销毁理由等信息。（二）销毁程序1.《档案销毁清册》经公司分管领导批准后，方可进行档案销毁工作。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁。销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应有两人以上在场监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。监销人员应对销毁情况进行详细记录，以备查考。七、档案的利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅公司档案；外部单位因法定事由需要查阅公司档案的，须经公司分管领导批准，并办理相关手续。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员查阅档案，可直接到综合管理部档案库房进行查阅。查阅人员应填写《档案查阅登记表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.借阅：公司内部人员借阅档案，须填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报综合管理部负责人审批。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：因工作需要，查阅人员可对档案进行复制。复制档案应经综合管理部负责人批准，并在《档案查阅登记表》上注明复制内容。复制的档案应加盖综合管理部档案专用章。（三）利用要求1.查阅、借阅档案人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换或擅自销毁档案。2.查阅、借阅档案人员应严格遵守保密制度，不得将档案内容泄露给无关人员。如需摘录、引用档案内容，应经综合管理部负责人批准。3.查阅、借阅档案人员在利用完毕后，应及时将档案归还综合管理部，并办理归还手续。八、档案的统计与移交（一）统计工作1.综合管理部应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应真实、准确、完整，及时报送公司领导和上级主管部门。（二）移交工作1.公司内部机构调整、人员调动时，涉及档案移交的