中学资助档案管理制度

PAGE中学资助档案管理制度一、总则（一）目的为加强我校学生资助工作档案管理，确保资助档案的完整、准确、系统和安全，有效服务于学生资助工作决策和管理，根据国家有关法律法规和教育主管部门相关规定，结合我校实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我校在学生资助工作中形成的各类档案资料管理，包括但不限于国家助学金、免学费、社会资助等项目的申请、评审、发放、监管等环节产生的文件、记录、报表等材料。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映学生资助工作的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：全面收集、整理资助工作各环节的相关资料，确保档案资料的齐全、完整。3.规范性原则：按照统一的标准和规范对档案进行分类、编号、装订、保管，保证档案管理工作的规范化、标准化。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及学生个人隐私和敏感信息的档案资料妥善保管，防止泄露。二、档案管理职责分工学校成立学生资助工作领导小组，负责全面领导和监督资助档案管理工作，协调解决档案管理工作中的重大问题。（一）资助管理部门职责1.负责制定和完善资助档案管理制度，明确档案管理流程和要求。2.组织实施资助档案的收集、整理、分类、编号、装订等日常工作。3.对资助档案进行审核、把关，确保档案资料的质量。4.定期对资助档案进行检查、清理，及时发现和解决档案管理中存在的问题。5.按照规定妥善保管资助档案，确保档案的安全和完整。6.负责向学校档案室移交到期的资助档案。（二）各年级组职责1.负责组织本年级学生资助申请材料的收集、初审工作，确保申请材料真实、准确、完整。2.协助资助管理部门做好本年级资助档案的整理、归档工作。3.配合资助管理部门对本年级受资助学生进行跟踪管理，及时反馈学生受资助后的学习、生活情况。（三）班主任职责1.负责指导本班学生填写资助申请表，审核申请材料的真实性和完整性。2.组织本班学生开展资助政策宣传和教育活动，确保学生了解资助政策和申请流程。3.协助资助管理部门做好本班受资助学生的相关工作，如信息核对与更新、资助金发放签收等。4.及时向资助管理部门反馈本班学生在资助过程中出现的问题和情况。（四）财务部门职责1.负责按照资助政策和相关规定，及时、足额发放资助资金。2.做好资助资金发放的财务记录和账务处理，确保资金发放的准确性和合规性。3.配合资助管理部门提供资助资金发放的相关财务报表和数据。（五）学校档案室职责1.负责接收资助管理部门移交的到期资助档案，按照学校档案管理规定进行统一保管。2.对接收的资助档案进行登记、编号、上架，建立档案检索目录。3.为资助档案查阅、借阅提供服务，做好档案查阅、借阅登记工作。4.按照档案保管期限和销毁程序，对到期的资助档案进行鉴定和销毁。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.国家助学金、免学费等资助项目的政策文件、实施方案、申请指南等。2.学生资助申请表、证明材料、家庭经济情况调查表、承诺书等。3.资助评审过程中的会议记录、评审报告、公示材料等。4.资助资金发放凭证、签收表、银行对账单等。5.受资助学生的跟踪管理记录、学习成绩变化情况、获奖情况等。6.社会资助项目的相关协议、捐赠资金使用情况报告等。（二）收集要求1.各部门和相关人员应按照职责分工，及时收集本部门在资助工作中产生的各类档案资料，并于每学期末统一移交资助管理部门。2.收集的档案资料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对于电子文档，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照资助项目、档案类型、时间顺序等进行分类。例如，可分为国家助学金档案、免学费档案、社会资助档案等；每类档案再细分为申请材料、评审材料、发放材料、监管材料等。2.编号：为每份档案或每组档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、顺序号等信息，便于查询和管理。3.装订：对纸质档案进行整理装订，确保整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用A4纸规格，左侧装订。4.编目：编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期（形成时间）、保管期限、密级等信息，便于快速查找和了解档案内容。四、档案的分类与编号（一）分类标准1.资助项目分类：按照国家助学金、免学费、社会资助等不同资助项目进行分类。每类资助项目下再根据档案形成阶段和性质进一步细分二级类目，如国家助学金可分为申请受理、评审公示、资金发放、跟踪管理等类别。2.时间分类：按照档案形成的年度进行分类，不同年度的档案分别存放和管理。3.载体分类：分为纸质档案和电子档案。纸质档案按照上述分类标准进行整理装订；电子档案按照存储路径和文件名规范进行分类存储，并建立相应的索引目录。（二）编号规则1.编号采用“年度+项目代码+类别代码+顺序号”的结构。例如，2023年国家助学金申请受理类档案的编号为：2023ZJSQSL001，其中“2023”表示年度，“ZJ”表示国家助学金项目代码，“SQSL”表示申请受理类别代码，“001”表示该类别下的顺序号。2.项目代码和类别代码根据以下标准设定：国家助学金：ZJ免学费：MXF社会资助：SHZ申请受理：SQSL评审公示：PSGS资金发放：ZJFF跟踪管理：GZGL3.顺序号从001开始依次编排，每个类别下的档案顺序号独立编号，不得重复。五、档案的保管与存储（一）保管期限1.学生资助档案的保管期限根据国家有关规定和档案的重要程度确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管档案：主要包括学生资助申请表、家庭经济情况调查表等，保管期限为3年。中期保管档案：如资助评审报告、公示材料、资金发放凭证等，保管期限为5年。长期保管档案：涉及学生个人隐私、重要政策文件、长期跟踪管理记录等，保管期限为10年及以上。2.对于保管期限已满但仍有查考利用价值的档案，应继续延长保管期限。（二）保管场所1.学校设立专门的资助档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮防虫设施等，确保档案存放安全。2.档案保管室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。（三）存储方式1.纸质档案应按照分类编号顺序排列，存放在档案柜中，并在档案柜上标明档案类别和编号范围。每个档案柜应建立相应目录索引，便于查找。2.电子档案应按照存储路径和文件名规范进行分类存储，建立电子档案数据库，并定期进行备份。备份存储介质应采用光盘、移动硬盘等多种形式，分别存放在不同地点，防止数据丢失。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.学校内部人员因工作需要查阅资助档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅范围等，经所在部门负责人签字同意后，报资助管理部门审批。2.资助管理部门应根据申请内容进行审核，对于符合查阅规定的申请，予以批准，并指定专人陪同查阅。查阅人员只能在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出保管室。3.涉及学生个人隐私的档案，未经学生本人书面同意，不得查阅。确因工作需要查阅的，应严格履行审批手续，并对查阅情况进行详细记录。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅资助档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人、资助管理部门负责人和学校分管领导签字批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、拍照、摘录档案内容。3.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案。归还时，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，如有损坏或丢失，应查明原因，追究借阅人员责任。（三）查阅、借阅记录1.建立档案查阅、借阅登记台账，详细记录查阅、借阅时间、查阅人或借阅人姓名、所在部门、查阅或借阅内容、审批情况、归还时间等信息。2.查阅、借阅登记台账应妥善保管，保存期限与档案保管期限一致，以备查询和审计。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立档案鉴定工作小组，由资助管理部门负责人、学校档案室负责人、财务人员及相关业务人员组成。鉴定工作小组负责对到期的资助档案进行鉴定审查，提出销毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限和实际查考利用价值，对到期档案进行鉴定。对于已失去保存价值的档案，可提出销毁意见；对于仍有查考利用价值的档案，应继续保管。2.鉴定时应重点审查档案内容的完整性、准确性、真实性，以及与现行政策法规和学校资助工作的关联性。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，形成鉴定报告，明确销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。2.将鉴定报告提交学校学生资助工作领导小组审批，经批准后，编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的相关信息。3.按照《档案销毁清册》所列内容，组织专人对档案进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程中，应安排专人监销，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。销毁工作完成后，将《档案销毁清册》归档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的学生资助档案信息化管理系统，实现档案资料的电子化存储、检索、查询、统计分析等功能，提高档案管理工作的效率和质量，为学校资助工作决策提供有力支持。（二）数据录入与维护1.安排专人负责将纸质档案中的重要信息录入信息化管理系统，确保录入数据的准确、完整。录入过程中应进行严格的校对和审核，防止数据错误。2.定期对信息化管理系统中的数据进行维护和更新，及时录入新产生的档案信息，删除已销毁或不再需要的档案记录，确保系统数据与实际档案情况一致。（三）系统功能应用1.利用信息化管理系统的检索查询功能，方便快捷地查找所需档案资料。可根据档案编号、题名、日期、关键词等多种条件进行检索，提高工作效率。2.通过系统的统计分析功能，对资助档案数据进行分类汇总、统计分析，生成各类报表和图表，为学校资助工作提供数据支持和决策依据。例如，统计不同年级、不同专业受资助学生人数及比例，分析资助资金使用情况等。（四）安全管理1.加强对学生资助档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限管理，确保只有授权人员能够访问和操作系统。2.定期对系统进行数据备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并分别存放在不同地点。同时，制定数据恢复应急预案，防止因系统故障或数据丢失导致的工作延误。3.严格遵守国家网络安全法律法规，防范网络攻击和数据泄露风险，保障学生资助档案信息安全。九、监督与检查（一）内部监督1.学校学生资助工作领导小组定期对资助档案管理工作进行监督检查，重点检查档案管理制度的执行情况、档案资料的收集整理质量、档案保管与存储情况、查阅借阅登记情况等。2.资助管理部门应定期开展自查自纠工作，及时发现和整改档案管理中存在的问题，确保档案管理工作规范有序。（二）外部监督积极配合教育主管部门、审计部门等对学校学生资