档案管理制度追究

PAGE档案管理制度追究一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本档案管理制度追究办法。通过明确档案管理各环节的责任，规范档案管理行为，保障公司/组织档案管理工作的规范化、科学化和法治化，维护公司/组织的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等过程中的管理活动及责任追究。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.责任明确原则明确档案管理各环节的责任主体，做到责任清晰、分工明确，便于追究责任。3.预防为主原则强调档案管理过程中的风险预防，通过完善制度、加强培训、规范流程等措施，减少档案管理失误和违规行为的发生。4.实事求是原则在追究档案管理责任时，以事实为依据，客观公正地认定责任，确保责任追究结果公平合理。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织档案管理制度，指导各部门档案管理工作。2.集中统一管理公司/组织各类档案，对档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节进行全程监督和管理。3.定期对档案进行检查、清点、统计，确保档案的安全和完整。4.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。5.组织档案管理人员的培训，提高其业务素质和管理能力。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、收集、整理和初步保管工作，确保档案的真实、完整、准确。2.按照公司/组织档案管理部门的要求，定期向档案管理部门移交应归档的档案。3.配合档案管理部门开展档案利用、鉴定、销毁等工作，提供必要的协助和支持。4.明确本部门档案管理责任人，负责本部门档案管理工作的具体实施，并接受档案管理部门的指导和监督。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常收集、整理、编目、上架、保管等工作，确保档案的有序存放和安全保管。3.积极为档案利用者提供服务，按照规定办理档案查阅、借阅等手续，及时做好档案利用登记工作。4.参与档案的鉴定和销毁工作，对拟销毁档案进行审核，并做好相关记录。5.定期对档案管理工作进行总结和分析，提出改进意见和建议，不断提高档案管理工作质量。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集范围，确保本部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料及时收集齐全。2.档案收集应遵循全面、系统、真实、准确的原则，涵盖工作活动的各个方面，包括但不限于文件、合同、报表、会议记录、信函、照片、音像资料等。3.对于重要文件和资料，应实行双套制或多套制保存，以防止因单一载体损坏而导致档案信息丢失。（二）整理规范1.档案管理人员应按照档案分类方案和编号规则，对收集到的档案进行科学分类、系统整理。2.分类应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持同一全宗内档案的系统性和完整性。常见的分类方法包括年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，可根据公司/组织实际情况选择合适的分类方式。3.编号应确保唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。编号应包括全宗号、年度、保管期限、目录号、案卷号等要素。4.档案整理过程中，应剔除重复、无效的文件材料，对破损、褪色的文件进行修复或复制，确保档案的质量。同时，应编写清晰、准确的档案目录和备考表，注明档案的基本情况、整理情况及相关说明。（三）责任追究1.若发现部门未按要求及时收集档案或收集的档案不完整、不准确，导致重要信息缺失，对该部门档案管理责任人进行批评教育，并责令限期整改。整改后仍不符合要求的，视情节轻重给予警告至记过处分。2.档案管理人员在整理档案过程中，如因工作疏忽导致档案分类错误、编号混乱、整理不规范等问题，影响档案的查找和利用，应及时纠正错误，并对责任人进行批评教育。情节严重的，给予警告至降级处分。3.对于故意隐瞒、销毁重要文件材料或在档案收集整理过程中弄虚作假的行为，一经查实，对责任人给予记大过至开除处分，并依法追究其法律责任。四、档案保管（一）保管条件1.公司/组织应设立专门的档案库房，确保档案库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等，以满足档案保管的要求。3.档案装具应符合标准规范，能够有效保护档案，便于档案的存放和管理。档案应分类存放，排列有序，标识清晰，便于查找利用。（二）定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，一般每季度进行一次全面检查，每月进行一次局部抽查。检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。2.在检查过程中，如发现档案有破损、褪色、霉变、虫蛀等情况，应及时采取相应的修复、复制或防治措施，确保档案的安全和完整。3.对检查情况应做好详细记录，包括检查时间、检查人员、检查范围、发现的问题及处理情况等。如发现重大问题，应及时向上级领导报告，并采取措施加以解决。（三）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全管理。档案库房应安装门禁系统、监控设备等，严格限制无关人员进入。2.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，严禁在档案库房内吸烟、使用明火、存放易燃、易爆物品等。下班前应检查电器设备是否关闭，门窗是否关好，确保档案库房安全。3.定期对档案管理人员进行安全教育培训，提高其安全意识和应急处理能力。制定档案安全应急预案，定期组织演练，确保在发生突发事件时能够迅速、有效地进行处置，减少损失。（四）责任追究1.因保管条件不符合要求，导致档案受损，对档案管理部门负责人及相关责任人进行批评教育，并责令限期整改。整改不力的，给予警告至记过处分。2.若未按规定进行定期检查或检查记录不完整、不准确，对档案管理人员进行批评教育。因未及时发现问题或发现问题未及时处理，导致档案损坏或丢失的，视情节轻重给予警告至降级处分。如果是故意漏检或隐瞒问题，给予记大过至开除处分。3.对于因安全管理不善，导致档案库房发生火灾、水灾、失窃等事故，给公司/组织造成重大损失的，对档案管理部门负责人及相关责任人给予撤职至开除处分，并依法追究其法律责任。同时，应追究相关领导的管理责任。五、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要，可查阅、借阅本部门及相关部门的档案。查阅、借阅档案应遵循规定的审批程序，填写档案利用申请表，注明利用目的、内容、期限等。2.外部单位因工作需要查阅公司/组织档案的，须持有单位介绍信，并经公司/组织相关领导批准。查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，且不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理和利用，未经批准，不得对外提供。（二）利用程序1.员工查阅、借阅档案时，应先向所在部门提出申请，经部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。档案管理部门根据申请内容和档案管理规定进行审核，批准后方可查阅、借阅。2.外部单位查阅档案时，应提前与公司/组织档案管理部门联系，提交查阅申请和单位介绍信。档案管理部门审核后，报公司/组织相关领导批准。查阅时，档案管理人员应在场监督，确保查阅过程符合规定。3.档案利用者应严格遵守档案利用规定，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、拆卷等。如需复制档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复制手续。（三）归还与注销1.档案利用者应在规定期限内归还所借档案，如需延期，应提前办理续借手续。归还档案时，档案管理人员应认真核对档案数量、内容和完整性，确认无误后办理归还手续。2.档案利用完毕后，档案管理部门应及时注销档案利用记录，对利用过程中发现的问题进行跟踪处理。（四）责任追究1.员工未经批准擅自查阅、借阅档案或违反档案利用规定，对档案造成损坏或丢失的，给予警告至记过处分，并责令其赔偿相应损失。情节严重的，给予记大过至开除处分。2.外部单位违反档案利用规定，擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容，给公司/组织造成损失的，公司/组织有权依法追究其法律责任，并要求其赔偿经济损失。同时，对公司/组织内部相关责任人给予警告至撤职处分。3.档案管理人员在档案利用过程中，如因工作失误导致档案利用手续不全、监督不力等问题，给予批评教育。因失职造成档案丢失、损坏或信息泄露的，视情节轻重给予警告至开除处分，并依法追究其法律责任。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、历史地、发展地看问题的原则，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，准确判定档案的保存价值。2.鉴定工作应组织有关部门和人员共同参与，充分听取各方面的意见，确保鉴定结果客观、公正。（二）鉴定标准1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合公司/组织实际情况，制定档案保管期限表。档案保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.对于反映公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对公司/组织发展有长远利用价值的档案，应列为永久保管；对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为长期保管；对于在较短时间内仅供查考的档案，列为短期保管。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对已满保管期限的档案进行清理，组织相关人员组成鉴定小组，对拟销毁档案进行逐卷、逐件鉴定。2.鉴定小组应根据档案鉴定标准，对档案的保存价值进行评估，提出鉴定意见。对于仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对于确无保存价值的档案，填写档案销毁清册。3.档案销毁清册应包括档案的题名、年度、保管期限、文号、责任者、密级等内容，并经档案管理部门负责人、分管领导审核签字。（四）销毁实施1.经批准销毁的档案，应在指定地点进行集中销毁。销毁时，应确保档案信息无法恢复，一般采用焚烧、粉碎等方式进行销毁。2.销毁过程应进行现场监督，由档案管理部门、审计部门等相关人员共同参与，并在档案销毁清册上签字确认。销毁记录应长期保存，以备查考。（五）责任追究1.在档案鉴定过程中，如因鉴定人员主观故意或重大过失，导致档案鉴定不准确，造成档案误毁或留存不必要档案的，对鉴定人员给予警告至记过处分。情节严重的，给予记大过至撤职处分。2.未经批准擅自销毁档案或未按规定程序进行销毁的，对相关责任人给予警告至开除处分，并责令其采取措施追回已销毁档案或采取补救措施。如因违规销毁档案给公司/组织造成损失的，应依法追究其赔偿责任。3.对于故意隐瞒、截留应销毁档案的行为，一经查实，对责任人给予记大过至开除处分，并依法追究其法律责任。同时，应追究相关领导的管理责任。七、附则（一）解释权本制度由公司/组织档案管理部门负责解释。在执行过程中，如遇本