交易档案管理制度

PAGE交易档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司交易档案管理，规范交易行为，维护公司合法权益，确保交易档案的完整性、准确性和安全性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及交易活动产生的档案管理，包括但不限于合同签订、业务洽谈、招投标、采购销售等各类交易行为所形成的文件、资料、记录等。（三）基本原则1.真实性原则：交易档案应如实反映交易活动的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖交易活动从开始到结束的所有相关资料，不得遗漏重要信息。3.准确性原则：档案记录应准确无误，数据、文字等表达清晰明确。4.安全性原则：采取有效措施保障交易档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。5.保密性原则：对于涉及公司商业秘密、客户隐私等敏感信息的交易档案，严格保密。二、交易档案的分类与编号（一）分类1.合同类：包括各类交易合同、协议等。2.文件类：如交易意向书、报价单、询盘函、发盘函等。3.记录类：交易过程中的会议记录、谈判记录、电话记录等。4.凭证类：发票、收据、付款凭证、提货单等。5.其他类：与交易活动相关的其他资料，如市场调研报告、行业分析报告等。（二）编号1.采用统一的编号规则，确保档案编号的唯一性和系统性。编号格式为：[年份][类别代码][流水号]。2.年份：以四位数字表示交易发生的年份。3.类别代码：根据档案分类设置相应的代码，如合同类用“HT”表示，文件类用“SJ”表示等。4.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编排，从0001开始。例如，2023年签订的第一份合同，编号为：2023HT0001。三、交易档案的收集与整理（一）收集1.各部门在交易活动过程中，应及时将产生的各类文件、资料、记录等移交至档案管理部门。移交时需填写《交易档案移交清单》，注明档案名称、数量、形成时间等信息。2.档案管理部门应定期对各部门的档案收集情况进行检查和督促，确保档案及时、完整地收集。（二）整理1.档案管理人员收到移交的交易档案后，应按照分类和编号规则进行整理。对档案进行分类装订，去除无关的纸张、附件等，确保档案整齐、规范。2.检查档案的完整性，对缺失的文件、资料等及时与相关部门沟通补充。3.对档案中的文件进行编号登记，建立《交易档案目录清单》，详细记录档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，以便查询和管理。四、交易档案的归档与保管（一）归档1.整理好的交易档案应及时归档，按照档案类别和编号顺序依次存放于档案柜或档案存储系统中。2.对于电子档案，应按照规定的存储格式和命名规则进行存储，并建立相应的索引目录，便于快速查找和调用。（二）保管1.档案管理部门应设置专门的档案保管场所，确保档案存放环境安全、整洁，并具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.对不同保管期限的交易档案进行分类存放，便于管理和查阅。保管期限分为短期（15年）、中期（510年）、长期（10年以上）。3.定期对档案进行清查盘点，核对档案的数量、完整性等情况，发现问题及时处理，并做好记录。4.对于超过保管期限的交易档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁，确保档案管理的有效性和合规性。五、交易档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅交易档案时，应填写《交易档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理人员应在指定地点提供查阅服务，并对查阅过程进行监督，确保档案的安全和完整。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.查阅结束后，查阅人员应在《交易档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅交易档案的，应填写《交易档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人、档案管理部门负责人和公司分管领导审批后，方可办理借阅手续。2.借阅人员需向档案管理部门出具借条，注明借阅档案的名称、编号、数量等信息，并承诺按时归还。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上进行任何标记、涂改或损坏。归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时查明原因并追究借阅人员的责任。六、交易档案的保密与安全（一）保密1.档案管理人员应对交易档案中涉及的公司商业秘密、客户信息等严格保密，不得向无关人员泄露。2.查阅和借阅档案的人员应遵守保密规定，不得擅自传播档案内容。对于涉及保密信息的档案，应在专门的场所查阅，并采取必要的保密措施。3.如因工作需要对外提供涉及交易档案保密信息的，应按照公司的保密制度和相关法律法规办理审批手续。（二）安全1.加强档案保管场所的安全防范措施，安装监控设备、门禁系统等，确保档案存放环境安全。2.定期对档案存储设备进行维护和检查，防止因设备故障导致档案损坏或丢失。3.对电子档案应采取加密存储、备份等措施，防止数据丢失或被篡改。同时，定期对电子档案进行病毒查杀和数据清理，确保电子档案的安全性和可用性。七、交易档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对交易档案进行鉴定，根据档案的保管期限和实际价值，确定档案是否仍需保存。鉴定工作应由档案管理人员、相关业务部门人员和公司内部审计人员等组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的内容、性质、历史价值等因素，综合评估档案的保存必要性。对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。（二）销毁1.经鉴定需要销毁的交易档案，应填写《交易档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，经公司分管领导审批后，方可进行销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人员等信息，并由监销人员签字确认。3.销毁后的档案记录应妥善保存一定期限，以备查询和审计。八、交易档案管理的监督与考核（一）监督1.公司内部审计部门应定期对交易档案管理情况进行审计监督，检查档案管理制度的执行情况、档案的完整性和准确性、查阅借阅手续的合规性等。2.对于审计过程中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核1.将交易档案管理工作纳入公司各部门的绩效考核体系，对档案管理工作表现优秀的